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11 errores a evitar cuando planeas tu próximo evento

16-abr-2019 2:20:55 / by Victoria

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¿Tienes “organizar un evento” como una tarea en tu lista de cosas pendientes? No te envidiamos. Organizar un evento es retador tanto para planeadores profesionales como principiantes.

A pesar de tu nivel de pericia, planear un evento involucra un alto grado de incertidumbre. Aparte de eso, siempre debes considerar un amplio rango (¡infinito!) de elementos logísticos, que la mayor parte del tiempo no están bajo tu control.

Estos dos factores (incertidumbre y complejidad) te harán siempre cometer errores en la planeación de un evento.

Consecuentemente, estos errores pueden llevar a resultados no deseados, como una baja tasa de asistencia, un ROI negativo, baja tasa de satisfacción, etc.

Para ayudarte a reducir el nivel de incertidumbre que suele acompañar la planeación logística, hemos reunido una lista de errores para ser conscientes la próxima vez que organices un evento.

Error #1. No tener una estrategia para tu evento

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Aunque puedes planear un evento solo por el evento mismo, deberías tener realmente una visión estratégica. Cuando no estás seguro de cuáles son tus metas o resultados deseados, estás lejos de alinear tus acciones con los objetivos de la marca o compañía. This leads to an unjustified waste of effort, time, and resources.

Planear eventos es costoso. Aparte de los recursos financieros, también tendrás que invertir mucho tiempo y trabajo en equipo.

Puedes evitar este error identificando tus metas de negocio y cómo el evento puede ayudarte a alcanzarlas. Con este marco de trabajo en mente, te será posible desplegar acciones que te acercarán a tus objetivos.

Error #2. Ejecutar todo manualmente

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Aunque estemos en 2019 y parezca que la digitalización de la logística de eventos es obligatoria, todavía hay muchas compañías, marcas y equipos gestionando el evento manualmente, en vez de adquirir un software de management de eventos.

Desde la construcción del sitio web y el registro de los participantes hasta asegurar la transferencia de los pagos y diseñar los badges, no hay escasez de tareas para automatizar, ahorrándote tiempo y dinero. 

Error #3. Ignorar la data

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  • ¿Cuántos participantes registrados?
  • ¿Cuál es la participación actual?
  • ¿Cuántas sesiones de networking agendaron tus invitados?
  • ¿Cuál es la respuesta a tus esfuerzos de promoción del evento?

Uno de los errores que la gente comete cuando planea un evento es ignorar la data, haciéndoles perder la oportunidad de tomar decisiones rápidas que estén mejor alineadas con sus metas.

Para evitarlo, tal vez necesites una buena plataforma de planeación de eventos que te provea un dashboard integral que incluye información en tiempo real en cuanto a la logística del evento y las reacciones de los asistentes.

Error #4. Construir una agenda intensa14819

Una de las cosas que definitivamente cansará a tus asistentes es un horario de evento exhaustivo. Mientras más actividades incluyan, mayores serán las posibilidades de que no disfruten la experiencia.

Por eso tal vez desees recorrer el camino más sencillo e involucrar tu audiencia en pocas actividades, enfocándose en la calidad y valor de cada dinámica.

De esta forma, tus participantes no se sentirán abrumados por la intensidad del programa y disfrutarán más de su experiencia.

Error #5. Escoger proveedores poco profesionales

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Tu evento depende en gran medida del desempeño y eficiencia de tus proveedores. Construir relaciones de largo plazo con tus proveedores en quienes confíes es crucial para el éxito de tu evento.

El desafío, no obstante, es entender cuáles proveedores siempre rendirán buenos resultados y cuáles no son dignos de confianza.

Para evitar trabajar con proveedores poco profesionales o faltos de credibilidad, cerciórate de evaluar su trabajo y ver si pueden generar los resultados esperados y mantener un alto nivel de profesionalismo.

Error #6. Pasar por alto las necesidades de la gente

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Cada participante tiene su propia agenda. Estarán asistiendo a tu evento, esperando recibir algo a cambio, significando que alimentarán ciertas expectativas.

No obstante, cuando estás inmerso en la planeación, corres el riesgo de ignorar sus necesidades y olvidar completamente alinear el evento con su agenda. Para que esto no suceda, tendrás que evaluar cuidadosamente lo que tu evento tiene para ofrecer y trabajar en entregar aquello que se espera de ti.

Error #7. No darte suficiente tiempo para planear el evento

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Sin importar tu nivel de eficiencia, planear un evento es una gesta enorme. Así que agendar una conferencia o lanzamiento de producto para la próxima semana te llevará al caso total y la desesperación. No cuentas con suficiente tiempo para planearla. 

Recuerda siempre que necesitarás de suficiente tiempo para manejar la logística y garantizar una ponderosa campaña de marketing.

Error #8. Ser negligente con la dinámica de networking

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¿Cuáles son tus pensamientos sobre el networking? ¿Piensas que es un proceso natural que se desenvuelve durante las pausas de café? ¿O sabes cuánto trabajo y diseño necesita realmente una dinámica de networking exitosa?

En la mayoría de los casos, tus participantes aborrecerán la sesión de networking, sin importar cuántos juegos para romper el hielo hayas preparado para ellos.

Lo que en cambio podrías hacer es darles control total sobre la experiencia de networking, y agendar reuniones con aquellas que les resultan de mayor interés.

Puedes hacer eso mediante el despliegue de un sistema de matchmaking B2B para registrar los intereses de tus participantes y alcanzar una mayor compatibilidad entre la oferta y la demanda.

Error #9. Manejar el evento por ti mismo

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Desafortunadamente, todavía hay numerosas personas allí afuera que están solas a cargo de un evento de más de 500 personas.

La mayor parte del tiempo, estos eventos corren el riesgo de arrojar resultados más bajos. Solo lidiar con la logística involucre un número múltiple de variables y elementos, haciendo casi imposible de gestionar uno solo.

Si te encuentras solo organizando una conferencia o seminario a gran escala, no dudes en pedir ayuda.

Error #10. Promover el evento demasiado tarde

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Ya sea tu intención incrementar la visibilidad de marca o atraer nuevos leads, promover un nuevo evento debería ser parte de tu estrategia de marketing de largo plazo. No podrás atraer una gran multitud si tu compañía o negocio no tiene visibilidad o interactúa pobremente con los prospectos.

Piensa al respecto: cuando tienes un blog, pero ningún lector, no puedes esperar comentarios (excepto Spam) o mucho tráfico orgánico.

La misma cosa sucede cuando estás intentando promover un evento sin ser active en redes sociales o teniendo una audiencia que te sigue y está al tanto de tu marca o compañía.

Primero, debes cerciorarte de que tus esfuerzos de marketing están dando resultados en términos de generación de demanda congregación de una fuerte audiencia. Luego, preocúpate por planear el evento.

Error #11. Olvidarte de tu balance vida/trabajo

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Cuando planeas un evento, tienes dos opciones. La primera es odiarlo, pero trabajar como loco y alcanzar el burn out. La segunda es amarlo, pero trabajar como loco y alcanzar el burn out.

Ambos enfoques son erróneos. 

Estrés constante, incertidumbre, y una montaña de varias tareas que como profesionales tratamos constantemente, pueden generar una serie de experiencias poco placenteras.

Ansiedad, falta de Descanso, e incluso ataques de pánico son con frecuencia resultado de un balance vida/trabajo mediocre. Así que asegúrate de protegerte del burn out, toma mejor cuidado de tu salud, y recupera tus energías diariamente. 

Resumiendo

Considerando su complejidad, planear un evento siempre resulta en algunos errores. Pero la práctica lo hace mejor y te ayuda a conjugar más elementos en tu cabeza, al tiempo que con habilidad navegas cualquier incertidumbre.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.