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5 tácticas para ofrecer la mejor experiencia de networking en eventos

27-jul-2018 9:14:14 / by Victoria

Ya sea para atraer inversionistas a una nueva comunidad o proveer una plataforma de interacción entre compradores o proveedores, el networking en los eventos es la mejor forma de conectar personas y negocios.

De acuerdo a la encuesta State of the Event Industry 2018, proveída por EventMB, el networking es la máxima prioridad para los asistentes en eventos corporativos, consintió el 82% de los encuestados.

En el reporte Meetings Mean Businees + Skift Present, por otro lado, muestra que los asistentes milennials valoran el networking cara a cara en reuniones y eventos tanto como las generaciones previas.

El networking está aquí para quedarse, y las interacciones B2B se están tornando gradualmente en el principal motor de oportunidades de negocio significativas. Comparado a simples eventos de networking o actividades, las reuniones B2B provee un entorno de interacción controlado.

Al realizar dinámicas de matchmaking B2B, tienes acceso a un amplio rango de parámetros personalizables, que te pueden ayudar a diseñar la mejor experiencia de networking. El matchmaking B2B es el único sistema que empodera a tus asistentes con el total control sobre las experiencias de networking.

Tus invitados no solo sabrán con quien se reunirán durante el evento, pero de hecho determinarán su propia agenda de networking. Se sentirán más cómodos interactuando con los otros, confiados en que generarán conexiones verdaderamente significativas.

Esto sucede gracias a una serie de funcionalidades que pueden transformar un evento de matchmaking B2B en la mejor experiencia que tus asistentes nunca tendrán.

La anatomía de la mejor experiencia de networking

Eventos en San Francisco

¿Qué hace a los eventos de corretaje (o matchmaking B2B) tan especiales?

Aquí hay una lista de los elementos que profundizarán tu entendimiento del verdadero valor y potencial que una dinámica de networking tiene:

Elemento #1. Categorías de negocios

Al planear un evento de corretaje, tendrás dos opciones cuando diseñes el evento de matchmaking B2B. El primero es “Busco”, refiriéndose a aquellos asistentes que asistente para encontrar algo (un empleo, un producto, servicios, etc.)

El segundo es el “Ofrezco“, resaltando la categoría de negocios el cual está ahí para proveer algo.

Al tener un matchmaking basado en una oferta y demanda clara entre asistentes, te será posible diseñar la mejor experiencia de networking y ayudar a tus asistentes a tener interacciones de negocio significativas.

Element #2. Formas de networking

La cosa que hace de un evento de corretaje la mejor experiencia es el acertado emparejamiento de la oferta y la demanda. Una forma de networking te ayudará a entender lo que tus asistentes buscan en términos de interacción cara a cara.

 

Comparado a un simple formulario de registro, el formulario de networking se concentra exclusivamente en lo que tus asistentes están buscando o tienen para ofrecer durante sus interacciones con otros invitados.

 

Elemento #3. Agenda y restricciones

El tiempo de tus asistentes es valioso, por lo que debes asegurarte que sacarán provecho de su presencia en el evento de corretaje.

Cada encuentro B2B entre asistentes tiene una hora de inicio y fin. Cuando organizas una dinámica de matchmaking, siempre puedes escoger las exactas ventanas temporales en que los invitados agenden sus encuentros.

Más aún, cuando planeas una dinámica de matchmaking B2B puedes decidir las horas en que los asistentes no pueden arreglar sus encuentros (durante el almuerzo o sesiones de conocimiento, por ejemplo.

Con estos elementos en consideración, aparte de proveer un entorno de networking, podrás subir el nivel de la experiencia de tus asistentes ofreciéndoles los siguientes beneficios:

  • La garantía de encontrar conocer valiosos prospectos de negocio;
  • La posibilidad de gestionar su tiempo de encuentros;
  • Las herramientas necesarias para construir alianzas significativas;

Sin embargo, para obtener la mejor experiencia de negocios, aparte de la combinación de los elementos arriba, debes conocer y usar unos pocos trucos de planeación.

Aquí hay algunos de los tips que puedes aplicar para robustecer la eficiencia de tu próximo evento de matchmaking B2B:

5 simples retoques que garantizarán la mejor experiencia de networking

Herramienta para organizar evento de networking

Tip #1. Define los perfiles de networking

Los eventos tienen diferentes tipos de asistentes, tales como VIPs, expositores, staff, participantes, oradores, visitantes, estudiantes, empleados, patrocinadores, etc. No obstante, si los tipos de asistente se refieren a una clasificación general que puedas usar fácilmente para el manejo de tus huéspedes, los perfiles de networking te ayudarán a emparejar oferta y demanda.

Cuando los huéspedes se registren para el evento, deberán especificar sus intereses y preferencias de networking (emprendedores & inversionistas o Vcs, corporaciones & profesionales; compradores profesionales  & expositores, etc.).

Consecuentemente, puedes usar esta información para crear diferentes perfiles de networking y segmentar tu audiencia en grupos, facilitando la interacción oferta-demanda.

Tip #2. Implementa el proceso de filtrado

Uno de los atributos más poderosos del sistema de matchmaking es la posibilidad de “escoger a dedo” tus asistentes. Tener la posibilidad de interactuar con los mejores actores de la industria transforma el evento de corretaje.

Dependiendo de las preguntas incluidas en el formulario de networking, podrás validar o vetar los aplicantes. Esto dependerá de su nivel de calificación para asistir al evento o la dinámica de networking.

Para garantizar que obtengas los asistentes correctos, puedes formular preguntas tales como: “¿Cuál es tu nivel en la toma de decisiones en la compañía?” “¿Cuál es tu área de experticia?” “¿Cuál es el tamaño de tu compañía?” etc. Obvio, estas preguntas dependen del carácter y objetivos de tu evento o dinámica de corretaje.

Tip #3. Comunica la dinámica de matchmaking B2B

Uno de los elementos más importantes de una dinámica de matchmaking exitosa es cómo la comunicas.

No puedes planear la mejor experiencia si no lo explicas a tus clientes y no los preparas; de hecho, corres el riesgo de realizar un evento condenado al fracaso si no logras mostrar los reales beneficios de esta dinámica increíblemente eficiente.

Aquí hay algunas formas de asegurarte que explicaste detalladamente la dinámica a tus participantes:

  • Una de las mejores formas de comunicar el formato de networking B2B es diseñando boletines de email explicativos. En este caso, cuentas con dos opciones: puedes enviar estos emails antes de que el registro sea activado o después de este procedimiento (en caso de que la interacción B2B sea incorporada como una dinámica de evento). Asegúrate de no dejar espacio para dudas en torno a la dinámica, y si tus asistentes todavía tienen preguntas, contéstales tan rápida y proactivamente como sea posible.
  • Tus invitados tal vez no sepan como interactuar con esta disposición, así que si tu evento tiene una página web, asegúrate de dedicar un módulo a la sesión de networking, explicando cómo trabaja el matchmaking B2B y por qué habrá de marcar una diferencia un sus vidas profesionales.
  • Prepárate para asistir a tus invitados en todo momento. No olvides preguntar a algunos voluntarios o miembros del equipo siempre estar presentes en el cuarto de networking, para responder las preguntas que puedan surgir.

Tip #4. Prepara el espacio de networking

Define el espacio para las reuniones cara a cara. Aparte de los salones del sitio del evento dedicados a otras actividades (de ser necesario), dispón de un ambiente confortable con múltiples mesas y sets para las sesiones de networking.  Esto es lo que deberías tener en cuenta:

  • Tipo instalaciones. Dependiendo del formato de tu evento, puedes instalar mesas, sillas o stands (cabinas). Si te decides por las mesas, puedes ir por escritorio o formatos tradicionales de mesa. Si realizas una rueda de negocios, asegúrate de instalar cabinas para las interacciones de matchmaking B2B, en caso de ser esta dinámica parte de una exposición.
  • Espacios y reuniones. Un detalle importante que debes tener en cuenta es el número de reuniones agendadas y el número de mesas disponibles. Si tienes 20 reuniones agendadas, deberás asegúrate de contar con 20 mesas. Presta especial atención a este aspecto para ahorrarte sorpresas desagradables. Ten en cuenta que el algoritmo te asignará una mesa para cada reunión.
  • Asegúrate de que tus asistentes se sientan cómodos. Tendrás que adaptar las instalaciones a las necesidades de tus clientes. Fíjate en que el espacio esté bien iluminado y que cada mesa cuenta con tomas de energía. Y definitivamente debes cerciorarte de tener una buena conexión Wi-Fi.

Tip #5. Escoge el software de matchmaking B2B correcto

Para garantizar la mejor experiencia de networking y hacer las cosas más sencillas para los asistentes, debes usar herramientas eficaces. No hay ninguna escasez de plataformas de matchmaking B2B. Sin embargo, puede que termines usando una no amigable, eventualmente confundiendo a los invitados.

Por eso, escoge sabiamente el software con el que habrás de trabajar. Asegúrate de que sea de fácil comprensión y navegación. Así mismo, recuerda ir por una herramienta que ofrezca un amplio abanico de funcionalidades.

Monetizar interacciones en ruedas de negocios

Monetizar interacciones en ruedas de negocios

Monetiza la interacción de matchmaking B2B. Si estás planeando un evento que incorpora una dinámica de networking, preséntalo como un extra que requiere de un pago adicional. No solo te será posible monetizar la actividad, también reducirás tu riesgo de ausentismo (habrá una mayor probabilidad de que los participantes cumplan su compromiso y asistan al encuentro.

Resumiendo

Al interactuar en una sesión de matchmaking tradicional, tus asistentes cuentan con poca o ninguna información sobre las personas que encontrarán. Por eso es que no pueden prepararse adecuadamente, lo que les genera ansiedad.

Con una dinámica de matchmaking B2B, tus huéspedes no deambularán sin dirección alguna, tratando de encontrar con quién puedan intercambiar algunas palabras. Contarán con una agenda de reuniones personalizada. Como resultado, sabrán exactamente qué hay en su itinerario, y podrán sacar pleno provecho de su tiempo.

El matchmaking B2B es el único sistema que empodera a tus asistentes con el absoluto control sobre sus experiencias de networking. Tus huéspedes se sentirán mucho más a gusto al interactuar con extraños, porque sabrán que generarán conexiones verdaderamente significativas.

 

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.