Así es cómo Eventtia ha funcionado remotamente.

Por primera vez, millones de nosotros estaremos trabajando remotamente, lo que tendrá un gran impacto en cómo laboramos. Desde manejar el tiempo efectivamente y encontrar el mejor sitio para trabajar, hasta tratar de no hacer viajes al refrigerados cada cinco minutos, cambiar de la oficina a la casa presenta una serie única de desafíos.

En lo que va a ser para muchos el primero periodo extendido trabajando en casa, es importante que nos adaptemos a este cambio de ambiente. Así que para ayudarte con esto hemos compartido contigo cómo lo hemos estado haciendo en Eventtia.

Desde la concepción de la compañía, siempre hemos trabajado online y eso aplica para el CEO en París y el CTO localizado en Medellín. Actualmente, Eventtia tiene empleados y contratistas en 6 países.

Ser internacional hace parte del ADN de Eventtia. Para darte una idea de esto, el desarrollo web es hecho en Madagascar, el contenido producido en Grecia, y el desarrollo de nuestra plataforma es hecho desde nuestra oficina en Colombia.

Todo esto para mostrar que el trabajo puede realizarse remotamente, pero como todo, hay algunos desafíos. De hecho, puede que ya los estés enfrentando mientras lees esto en casa. Aquí van 3 de los principales que hemos identificado:

Diferentes zonas horarias: Tener el atlántico en medio de ambas oficinas restringe el número total de horas de oficina compartidas, transponiéndose apenas 5 horas. Esto suele significar que tal vez te toque esperar un poco más lo que quieres. Por ejemplo, en caso de que algo suceda a la plataforma (lo que a veces pasa) tener a nuestro equipo de desarrollo 5 o 6 horas por detrás de Europa significa que tenemos que esperar hasta que amanezca.

Construir una cultura fuerte: Eventtia tiene dos oficinas (París y Medellín) donde los empleados pueden escoger si trabajar remotamente o en la oficina. Ofrecer esta flexibilidad a los empleados hace mucho más difícil construir una cultura de trabajo robusta pues se requiere mucho más tiempo para comunicar y desplegar los valores de la empresa.

Falta de alineación: Sin un buen sistema o dinámica de comunicaciones, es posible que haya poco alineamiento al interior y entre equipos. Incluso con herramientas colaborativas como Slack, los mensajes pueden ser malinterpretados, afectando el resultado del trabajo.

Entonces, como puede ver, siempre habrá algunos desafíos cuando se trata de trabajar remotamente. Sí, vale la pena anotar que todo lo anterior puede pasar en un entorno de oficina. Para sacar el mayor provecho de esto, debes identificar los problemas y encontrar soluciones factibles. En cuanto compañía que ha adoptado el teletrabajo, aquí va cómo hemos superado estos desafíos:

Tip 1. Agendamos reuniones semanales con todos los equipos o contratistas

Para asegurar que los equipos permanezcan alineados y todos estén en la misma nota, como mínimo cada equipo debe tener una reunión semanal mientras los desarrolladores tienen encuentros diarios. Esto asegura que todos marchan juntos y que conocen sus responsabilidades.

Tip 2. Usamos Slack para posibilitar una mejor comunicación

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Con el teletrabajo, una buena herramienta de colaboración como Slack o Microsoft Teams es lo que mantiene todo unido. Cada equipo tiene su propio canal al igual que otros canales para las últimas noticias, y conversaciones generales para romper el hielo.

Tip 3. Todos nuestros triunfos los estamos celebrando online vía Slack, WhatsApp o por email

Con tantas cosas sucediendo, puede ser difícil seguir el paso a todo lo que pasa en cada equipo. Por eso es importante celebrar todos nuestros triunfos vía Slack, WhatsApp, o email. Esto mantiene a todos en la misma tónica y también es una gran forma de motivar a todos puesto que vemos lo que estamos logrando como equipo.

Tip 4. Presentamos a todos nuestros nuevos miembros de equipo mediante un email

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Sin interacción cara a cara, puede ser mucho más difícil presentar un miembro de equipo y romper el hielo. Por eso nos aseguramos siempre presentar cualquier nuevo integrante con un rápido email. Esto es una forma fácil de que el nuevo miembro se asiente y también juega un gran papel en construir confianza y cercanía.

Tip 5. Estamos comunicando mensualmente las nuevas actualizaciones de producto

Sin importar de cuál rol hablamos en Eventtia, todos están relacionados con el producto. Por eso enviamos memorandos mensuales comunicando nuevas funcionalidades y actualizaciones del producto, así como planes para el futuro. Esto es particularmente importante para mantener a todos bien informados sobre el producto y cómo podemos posicionarlo en el mercado.

Tip 6. Tenemos OKR (Objectives and Key Results, Objetivos y resultados clave) y les hacemos seguimiento semanalmente

OKRs

Los OKR son una gran forma de monitorear lo que todos hacen en la compañía. Realizamos una reunión semanal con la cabeza de cada departamento y discutimos cada OKR y cómo vamos a alcanzarlo. Esto es importante porque da a todos un mayor entendimiento de lo que sucede a lo ancho y largo de la compañía.

Tip 7. Somos muy respetuosos respecto a las horas de trabajo y los fines de semana

El hecho de que alguien trabaje desde casa o remotamente no significa que siempre deben estar conectados al Slack o a su correo. Creemos firmemente en que el trabajo debe ser flexible y que puedes trabajar por horas cómo mejor te parezca. Todos tienen horarios diferentes y lo importante es apreciar esto cuando trabajas remotamente.

Aprendizajes clave

  • Para superar los desafíos de trabajar remotamente es vital encontrar la tecnología correcta que pueda automatizar procesos y hacer la información más accesible para los equipos y sus miembros.
  • El trabajo remoto hace todo más difícil de comunicar (al menos de lo que estamos acostumbrados). Para llenar este vacío, es importante tener abundantes reuniones y brindar actualizaciones con regularidad.
  • Finalmente y más importante, ten paciencia con tus colegas. Los mensajes pueden ser malinterpretados. Intenta ser tan claro con todos como sea posible y cerciórate de que todos están en la misma tónica. En el largo plazo, esto te ahorrará mucho tiempo.

Topics: Planeación de eventos

Thomas Davey

Written by Thomas Davey

Copywriter and marketing specialist who enjoys showing the world what can be done with the power of events and some good technology.

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