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5 errores que afectarán tus eventos B2B matchmaking

26-mar-2018 15:30:43 / by Victoria

Los elementos esenciales de desarrollo y crecimiento giran en torno a relaciones significativas y conexiones profesionales. La gente no puede lanzar nuevos negocios o esfuerzos de emprendimiento sin construir primero un networking fundacional. Aunque estamos cómodos viviendo en la era digital, las reuniones cara a cara, los eventos de corretaje o intermediación, y las dinámicas de networking son todavía una pieza central de la industria de eventos.

De acuerdo a Meetings Mean Business: Encuesta de líderes de negocios, 99% de los ejecutivos creen que los encuentros cara a cara los han ayudado en tener éxito.

Al tiempo, los autores de las previsiones 2018 Global Events and Meetings Forecast afirman que líderes de encuentros regionales a través de las regiones están de acuerdo en que conectar a la gente virtualmente es de ayuda para algunos encuentros pequeños o como complemento a una reunión en vivo, pero los encuentros virtuales no remplazarán los encuentros en vivo.

La gente querrá encontrarse e interactuar con otros para incrementar sus opciones de crear conexiones y relaciones de negocios realmente significativas.

En este contexto, gracias a su formato inteligente, los eventos de intermediación (o eventos de matchmaking B2B) pueden definitivamente incrementar la eficiencia del networking.

Razones por las que la intermediación de eventos REALMENTE funciona

Intermediación en la interacción de asistentes a eventos

Razón #1. Alcanzan un nivel más alto de compatibilidad entre la oferta y la demanda.

Cuando planeas eventos de intermediación, puedes pedir a tus asistentes que especifiquen sus preferencias e intereses de networking en el formulario de registro.

Algunas plataformas de matchmaking B2B te permiten usar los modos “estoy ofreciendo” y “estoy buscando”, lo que permite a los asistentes articular sus metas de networking. Consecuentemente, puedes fácilmente crear diferentes perfiles, dejando que personas de un grupo hagan solicitudes de reuniones con personas de otros grupos.

Razón #2. Atraen asistentes de valor

Las reuniones presenciales eficientes giran en torno a una buena planeación y asistentes de altas cualidades. No puedes organizar eventos significativos de networking si las personas que asisten no tienen nada de valor para ofrecer.

Lo interesante acerca de los eventos de intermediación es que te dan control absoluto sobre el control de calidad del asistente. Únicamente los participantes que cumplan con una serie de requisitos podrán calificar para asistir al evento.

Razón #3. Ofrecen control sobre los tiempo de networking y la duración de las reuniones

Al momento de planear eventos de intermediación, puedes determinar cuándo y cuánto tiempo pueden los asistentes reservar el encuentro. También puedes determinar la duración de las reuniones uno a uno al configurar el tiempo que consideres necesario para que los asistentes interactúen.

Razón #4. Permiten a tus asistentes crear su propia agenda de networking

Si estás planeando eventos de corretaje usando una plataforma de matchmaking B2B estás dando a tus asistentes la oportunidad de agendar reuniones cortas durante el evento con personas que sienten son importantes para sus negocios.

Ellos tienen completo control sobre la dinámica de networking. También podrán consultar la lista de asistentes y decidir con quiénes desean establecer contacto.

Razón #5. Eliminan el factor incertidumbre

Cuando estás en una sesión de networking tradicional, tus asistentes tienen casi cero información sobre los otros asistentes previo al evento, y por eso no pueden prepararse adecuadamente.

Con los eventos de intermediación, tus invitados no están divagando sin ninguna dirección, tratando de “cazar” alguien con quien hablar. Por el contrario, tendrán un horario de reuniones personalizado. Sabrán exactamente qué hay en su itinerario y podrán aprovechar plenamente su tiempo.

Sin duda alguna, los eventos de intermediación, o las dinámicas de matchmaking B2B son el mejor entorno para conectar a las personas y construir relaciones verdaderamente significativas. No obstante, hay una serie de errores de diseño y planeación que podrían impedir el éxito de la dinámica de networking.

Para que ésto no suceda, echemos un vistazo a los errores de que debes evitar (y cómo evitarlos) cuando estés planeando eventos de intermediación.

5 errores que harán daño a tus eventos de intermediación

 

Error #1. Comunicación pobre o poco efectiva

Ya sea tus asistentes sean nuevos o no a los eventos de intermediación, su experiencia tal vez sufra por la falta de instrucciones y de comunicación. Uno de los elementos más importantes de un evento de intermediación exitoso es qué tan bien lo comunicas.

No puedes esperar obtener una sesión de networking de alta calidad si no lo explicas adecuadamente y preparas a tus invitados para ello.

Por eso es que es tu responsabilidad ofrecer una explicación detallada sobre cómo funcionan de verdad los eventos de intermediación. Si tu evento tiene una página web, por ejemplo, aségurate de dedicar un módulo de la sesión de trabajo que explique cómo la dinámica funciona y porqué hará una diferencia en la vida profesional de tus asistentes.

Error #2. Un sistema de networking poco amigable

El éxito de tus eventos de intermediación depende en gran medida de la plataforma de matchmaking B2B que elijas para organizar el evento. Así, uno de los más grandes errores que podrías cometer es escoger un sistema poco amigable que haga la experiencia difícil para los asistentes, en vez de libre de estrés.

Escoger el software de matchmaking B2B hará las cosas más fáciles para tus invitados. Dado que ellos introducen sus propios datos y agendan sus propias reuniones mediante la plataforma, esto les ayudará a tener una experiencia satisfactoria, semanas antes del evento.

Asegúrate que el software de matchmaking B2B que elijas es amigable con el usuario, de fácil navegación y eficiente.

Error #3. Criterios de emparejamiento desalineados

No entender las necesidades de tus asistentes y sus expectativas pueden costarte caramente. Debes estar atento a los criterios de emparejamiento, especialmente si tienes varios tipos de asistentes.

Por ejemplo, no quieres permitir reuniones entre los invitados huéspedes y los inversionistas. Desearás que ambos grupos vean a emprendedores. Así que sé muy cuidadoso cuando decidas y establezcas los criterios de matchmaking.

Error #4. Locaciones pobremente equipadas

El sitio donde las reuniones se llevan cabo es tan importante como el software que utilices. Asegúrate que el sitio tiene un ambiente cómodo, con múltiples mesas y juegos de sillas o muebles. Aparte de eso, asegúrate que cada espacio de encuentro sea acomodado para potenciales presentaciones digitales. El acceso al wifi también es una obligación.

Error #5. Falta de asistencia en el lugar del evento

aunque los participantes tienen un horario preagendado y conocen exactamente con quién y dónde se reunirán, todavía es posible que necesiten ayuda adicional. Es crucial estar siempre listo a asistirlos durante los eventos de intermediación. Pide a algunos voluntarios o miembros siempre estar presentes en el cuarto de networking por si alguien necesita asistencia.

Resumiendo

Planear y ejecutar un evento de intermediación te ahorrará muchísimo dolor y frustración. Primero, empoderarás a todos tus asistentes con el control sobre su experiencia de networking. Segundo, establecerás una serie de parámetros que ayudarán a tus invitados a construir relaciones de negocio significativas y cruciales. Tercero, diseñarás un sistema de control de calidad que asegura que solo asistentes de valor estarán en el evento.

No obstante, es importante considerar todos los otros detalles que pueden impactar en gran medida la experiencia de invitados.

Asegúrate de comunicar claramente las reglas de juego. Escoge una plataforma de matchmaking B2B a prueba de balas que provea un uso satisfactorio. Selecciona cuidadosamente los criterios de matchmaking, buscando saber cuáles son las necesidades y expectativas de los participantes.

Pon especial atención al sitio del evento y al espacio y equipos con todo lo necesario. Finalmente, debes estar siempre presente y recruta algunos voluntarios o miembros del staff para acompañar a los asistentes durante la sesión entera.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.