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Organizar eventos de networking B2B de alta calidad

03-may-2018 10:44:39 / by Victoria

Te comprendo amigo, y no te envidio.

Organizar eventos de networking B2B puede ser una verdadera lucha, incluso si eres un profesional de eventos. Y si no es tu caso, el ajetreo puede tornarse tormentoso.

De cualquier forma, todavía tienes que poner una buena cara y hacer todo lo que puedas para organizar eventos de networking de alta calidad para tu agencia o institución.

¿Crees que no hay nadie que pueda entender el desafío por el que pasas? Pruébame.

Planear los objetivos cuantitativos para eventos

Aquí una lista de algunas de las dificultades más complejas que probablemente debes superar para ofrecer a tus huéspedes una interacción gratificante:

Dificultad #1. Preguntar a los asistentes sobre su preferencia de networking

Enviar una tonelada de correos es de todo menos divertido.

Y aunque puedes automatizar emails masivos, igual tienes que leer cada respuesta individualmente, y luego actualizar la información sobre las necesidades y expectativas de networking de tus invitados, una a la vez.

Esto puede tomar largas, duras horas y masivas cantidades de cafeína.

Dificultad #2. Cruzar a los asistentes y agendar sus reuniones

Aquí una palabra que creo que odias: hojas de cálculo (de Excel, para ser más preciso).

Después de ingresar las preferencias de networking de los asistentes en tu hoja de cálculo, luego cruzas manualmente basado en lo que están buscando y lo que pueden ofrecer.

Dificultad #3. Enviar emails personalizados a tus asistentes

Una vez has completado el proceso manual del emparejamiento, luego tienes que enviar a todos (30, 300 o 1000 asistentes, según los que tengas) emails con el horario de networking.

Consecuentemente, debes leer cada respuesta  ajustar el horario de encuentros de acuerdo a la nueva información que recibes de tus asistentes.

Debemos enfrentarlo: lo que vives cada día en el trabajo es duro.

“¿Por qué está sucediendo esto?” “Bueno, porque no soy un organizador procesional, duh!”, podrías estar pensando.

Sospecho de algo diferente.

Por qué planear eventos de networking B2B puede ser un verdadero dolor de cabeza

Planear eventos de networking fácil

Lo primero y más importante es que estás haciendo lo mejor que puedes, entonces no seas muy duro contigo mismo. Cualquier otro en tu lugar habría colapsado.

Hay una razón objetiva que explica lo que está sucediendo… estás haciendo todo manualmente.

Debemos admitirlo: las hojas de calculo de Excel son grandiosas para algunas cosas, pero no cuando se trata de planear eventos de alta calidad con eventos de networking B2B.

No hay discusión que la hoja de cálculo de Excel es una gran forma de almacenar información, pero en realidad no puedes hacer mucho con ella. Tienes que estar subiendo constantemente la información de forma manual, al tiempo que intentas emparejar a los diferentes asistentes.

Aparte de eso, probablemente tienes múltiples versiones de la misma hoja de cálculo, y probablemente a ratos has olvidado cuál documento es la versión más reciente.

Recordemos por un momento lo que es esto: creas una nueva hoja de cálculo de Excel y agregas los hombres y direcciones de email de  tus asistentes. Al tiempo que recibes la información sobre las preferencias de networking, actualizas el documento.

Tienes que revisar cada asistente, uno por uno, para ver si hay alguna compatibilidad con alguien más. Luego, tienes que cruzar los perfiles y enviar la información de nuevo a tus asistentes. Al tiempo que haces todo esto, tienes que haces malabares entre filas y columnas.

Eventualmente, decides incorporar colores, dando a cada un propósito, pero luego olvidas crear un código y ya no recuerdas lo que cada color significa.

Además, experimentas ese momento de absoluta exasperación cuando te percatas que no puedes recodar quién o qué versión de la hoja de cálculo estás mirando: ¿es esta la versión más reciente, o es dos versiones anteriores?

No puedes recordarlo.

¿Y sabes la peor parte de todo esto?

Aunque estás poniendo una loca cantidad de horas de trabajo y fatiga, no hay garantía para tu éxito.

Los riesgos del matchmaking manualmente

Usar hojas de cálculo de Excel es grandioso… cuando eres un contador.

Pero cuando tu objetivo es planear eventos de networking B2B, siempre corres el riesgo de sabotear la experiencia de tus propios asistentes.

Al hacer las cosas manualmente, nunca puedes estar cien por ciento seguro de obtener resultados positivos de tus esfuerzos.

Aquí el porqué:

La planeación se verá poco profesional

Enviar toneladas de emails de ida y de regreso y preguntar a tus asistentes por todo tipo de información es tanto fastidioso como poco profesional. El mero hecho de planear la dinámica de matchmaking usando una hoja de cálculo de Excel se ve un poco flojo.

Cometerás errores

No importa que tan cuidadoso seas, cuando estás actualizando hojas de cálculo de Excel frecuentemente, es probable que cometas algunos errores. Es normal. Eres un ser humano, no una máquina.

Pero estos errores pueden llegar a problemas más grandes—tales como actualizar información incorrecta o ingresar la información de una persona en el perfil de otra persona—lo que puede comprometer el éxito de el evento de networking B2B y la experiencia del asistente.

Pobre compatibilidad

Nadie duda de tu capacidad de cruzar asistentes de acuerdo a sus preferencias de networking. Sin embargo, algunas veces puede que sigas erróneamente los criterios de emparejamiento, y termines agendado encuentros entre personas que realmente no compartían mucho.

Esto prevendrá que tus asistentes formen relaciones de negocios verdaderamente significativas (y probablemente los desmotive de atender a futuros eventos).

Todos estos factores pueden volverse un serio impedimento  para planear y ejecutar eventos de networking B2B. Sin mencionar que es muy insostenible hacer las cosas manualmente.}

Piensa en todo el tiempo y esfuerzo que estás gastando en algo que probablemente tiene algunos errores.

¿Qué deberías hacer entonces? Tengo una solución para ti.

Cómo evitarse trabajos y ejecutar eventos de networking B2B

Organizar eventos de networking - Tecnología

Esto tal vez parezca obvio, pero luego de pasar tanto rato mirando las hojas de cálculo de Excel al punto que sentías que tus ojos ardían, puede que no te hayas dado cuenta que hay una forma diferente para planear eventos de networking: automatizando la planeación.

Eso es correcto.

No tienes que reunir las preferencias de los asistentes para el evento. Un sistema puede hacerlo por ti. No hay necesidad de cruzar manualmente la oferta y la demanda. Tendrás una herramienta haciéndolo por ti. No tienes por qué tener miedo de cometer errores. Una plataforma de matchmaking B2B ejecutará las cosas impecablemente.

Así es como funciona el buen software de matchmaking B2B: en vez de enviar emails pidiendo a la gente manifestar sus preferencias de networking, puedes preparar un formulario de registro inteligente.

El formulario pedirá a los asistentes especificar cómo desean interactuar unos con otros.

Consecuentemente, teniendo esta información, el sistema determinará las propuestas similares, y tus asistentes pueden agendar sus propias reuniones. Simple y expedito.

Mientras tanto, puedes concentrarte en otras tareas.

Resumiendo

Si todavía estás luchando para planea eventos de networking B2B, por favor hazte un favor, y automatiza la planeación.

No tienes que hacer el matchmaking manualmente y correr el riesgo de cometer errores.

Hay un sistema que puede ejecutar el trabajo duro por ti.

¡Simplifica tu vida y organiza eventos de matchmaking de alta calidad que tus asistentes van a amar y disfrutar!

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.