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Cómo conectar compradores y proveedores en una rueda de negocios

12-jul-2018 13:11:35 / by Victoria

Organizar ruedas de negocios Un rueda de negocios es más que reuniones entre profesionales. Una interacción de valor real debería involucrar el cuidadoso cruce entre los perfiles de networking de tus asistentes.

¿Qué significa esto?

Cuando atienes un evento de matchmaking B2B, tus invitados tienen objetivos e intereses específicos. Los estudiantes querrán abordar empleadores potenciales. Los startups esperarán interactuar con potenciales inversionistas o VC (Venture Capital¸ capital privado).

 El núcleo esencial de un evento de corretaje es proveer un ambiente seguro donde el encuentro de la oferta y la demanda integra los intereses de tus asistentes.

 No entender los objetivos de tus invitados podría causarles gran frustración y decepción.

Errores que podrías cometer al observar a tus asistentesErrores comunes en la organización de ruedas de negocios

Las reglas de un evento de corretaje significativo involucran estrictos parámetros de networking y un matchmaking impecable. Si no puedes proveerlo, te arriesgas a comprometer la experiencia de networking de tus asistentes.

Entre los errores de matchmaking que podrías cometer, aquí van algunos otros que podrían llevar a tu evento de corretaje al fracaso.

Error #1. Establecer un patrón de intercambio defectuoso

Te guste o no, al atender una dinámica de matchmaking B2B, la gente está interesada en ofrecer algo y recibir algo a cambio.

Este intercambio de valor es esencial para un evento de corretaje exitoso.

Hay, no obstante, veces en las que fallarás en diseñar un ambiente de intercambio signficativo.

Por ejemplo, en vez de fijar una experiencia de networking en torno a conceptos como “Busco” o u “Ofrezco”, podrías confundir estas categorías de negocios.

Como resultado, terminarás por organizar un evento sin un patrón de intercambio claro. Puede que tengas asistentes que están exclusivamente ofreciendo o buscando algo.

Error #2. Identificar las necesidades equivocadas

Cuando no entiendes a cabalidad lo que la gente ofrece y busca, no podrás ofrecer una plataforma fuerte para un matchmaking significativo.

Por consecuencia, tu evento no va a estar a la altura de las expectativas de tus asistentes.

Error #3. Aceptar a todos en “la fiesta”

Este tal vez sea el más grande error de todos—no prestar atención a la calidad de la experiencia de networking de tus asistentes.

No tener criterios fuertes de calificación o permitir a todos y a cualquiera registrarse puede llevar a tu evento por un camino peligroso. No todos están en condición de asistir a tu evento de corretaje.

Error #4. Hacer preguntas irrelevantes

Desde entender las necesidades y metas de tus invitados hasta cerciorarte de que estén verdaderamente calificados para asistir, debes construir un sistema que evalué todos estos aspectos.

Una de estas herramientas es el formulario de networking y la preparación de las preguntas de registro.

Hacer las preguntas de registro apropiadas te ayudará a calificar los asistentes correctamente y entender sus metas de networking.

Al formular preguntas irrelevantes o incorrectas, tal vez sabotees tu propio evento, construyendo la totalidad de la experiencia alrededor de información equivocada o insignificante.

Error #5. Manejar pobremente múltiples perfiles de networking

Las cosas van fácilmente cuando planeas un evento con solo dos perfiles de networking, pero tan pronto como comiences a agregar más perfiles, el juego se torna un poco más complicado.

 ¿Cómo cruzas múltiples categorías? No saber cómo funciona el intercambio de valor entre diferentes perfiles de networking puede llevar a complicaciones.

 Para evitar que esto suceda, es tu responsabilidad concebir un evento de corretaje bien definido, siguiendo una serie de pasos de planeación.

Cómo concordar correctamente la oferta y la demanda

Conectar compradores y vendedores en eventos

Paso 1. Define los tipos de asistente

Hay una clara distinción entre tipos de asistente y perfiles de networking.

Los eventos de corretaje tienen usualmente diferentes tipos de audiencia, tales como VIPs, compradores profesionales, oradores, estudiantes, empleados, etc. Estas categorías te ayudarán a configurar diferentes parámetros.

Primero puedes establecer diferentes tarifas (por ejemplo, un descuento para estudiantes, o precios más altos para el acceso VIP).

Segundo, puedes otorgar a ciertos tipos de asistente o actividades específicos acceso restringido (por ejemplo, puedes obsequiar a los asistentes VIP acceso a un encuentro cara a cara con oradores o a una recepción de cóctel exclusiva).

Adicionalmente, esta segmentación es crucial para una campaña de marketing eficiente que esté perfectamente alineada con los diferentes tipos de asistente.

Tomemos un ejemplo: decides organizar un evento sobre ciudades inteligentes. Usando la opción para clasificar a los stakeholders, puedes segmentar tu audiencia en los siguientes tipos de asistente: administradores de ciudades, emprendedores, investigadores, urbanistas, arquitectos y estudiantes.

Hay dos formas de clasificar a los asistentes: por su área de experticia (urbanistas, arquitectos, administradores de ciudades, emprendedores, etc.) o por su estatus profesional (empleados, estudiantes, independientes, etc.). Usando estas categorías, puedes configurar los parámetros de registro y la dinámica de intercambio.

Paso 2. Mantén simples las categorías de negocio

No compliques las cosas. El patrón de intercambio debe ser claro.

Por eso te recomendamos segmentar tus asistentes de networking en dos categorías de negocio: “Busco” y “Ofrezco”.

Esta dinámica será el núcleo de tu evento de corretaje, fijando parámetro de relación claros y ayudando a la gente a plantear sus objetivos.

Paso 3. Construye perfiles de networking significativos

Considerando los tipos de asistente y las categorías de negocio, puedes comenzar a diseñar los perfiles de networking. Comparando con los tipos de asistente, estos perfiles de interacción se refieren exclusivamente a la identidad de networking de tus invitados, lo que facilita la compatibilidad.

Cuando los invitados se registren para el evento de corretaje, necesitáran especificar sus preferencias e intereses de networking.

Luego usarás esta información para crear diferentes perfiles de networking y segmentar tu audiencia en grupos.

Como resultado, puedes terminar teniendo dos escenarios.

En el primer caso, el número de asistente igualará el número de perfiles de networking. 

Sistema para conectar compradores y proveedores de servicio

En el segundo caso, los tipos de asistente pueden ser agrupados en dos tipos de perfiles de networking.

Sistema para conectar empresas e inversionistas

A partir de ahí, puedes permitir que las personas de un grupo soliciten reuniones con personas de otros grupos. En conclusión, al definir estas categorías, comprenderás mejor el potencial de networking de tus asistentes y te asegurarás de que satisfagan los intereses de los demás asistentes.

Paso 4. Diseña formularios de networking eficientes

Esto es crucial para confirmar la correspondencia correcta entre oferta y demanda.

Un formulario de networking te ayudará a entender lo que tus asistentes buscan en materia de interacción cara a cara.

Por ejemplo, si tus perfiles de networking son “inversionistas” y “startups”, activarías la opción “Ofrezco” para emprendedores o startups representativos y “Busco” para venture capital o ángeles inversionistas. 

También tendrás que pensar en una serie de preguntas para cada perfil.

El formulario de networking podría incluir preguntas o solicitudes de información tales como “describe tus productos o servicios”, “añade tu presentación Pitch”, “¿Cuál es el monto de inversión necesario?”, “describe tu modelo de negocios”, etc.

Para garantizar que estás acogiendo los invitados adecuados, haz preguntas como , “¿cuál es tu nivel en la toma de decisiones de la compañía?”, “¿cuál es tu área de experticia?”, “¿cuál es el tamaño de tu compañía?”, etc. Obvio, estas preguntas dependerán del carácter y objetivos de tu evento de corretaje.

Paso 5. Emplea la opción de veto

Si eliges operar con una plataforma de matchmaking B2B integral, tendrás la posibilidad de elegir “a mano” a tus asistentes, con miras a asegurar una experiencia de networking de alta calidad.

Cuando asistentes potenciales diligencien el formulario de networking, puedes reservarte el derecho de vetar a aquellos que no cumplan con los requerimientos.

En consecuencia, si una persona  aplica y no satisface los criterios de selección, siempre puedes enviar un correo de rechazo y motivarle a aplicar en eventos futuros.

Resumiendo 

El éxito y calidad de tu evento de corretaje depende de la certeza y eficiencia del cruce entre la oferta y la demanda.

La experiencia de interacción de tus asistentes dependerá en gran medida de qué también puedas identificar sus necesidades y proveer un factor de alta compatibilidad con otros participantes.

Para hacer a este proceso más agil y eficiente, no dudes en programar un demo con nosotros y probar la plataforma de matchmaking B2B que hemos diseñado especialmente para crear el más significativo de los empalmes entre oferta y demanda.

Topics: B2B matchmaking

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.