Cómo aplicar design thinking cuando planeas eventos en persona o virtuales

Los eventos no son más que un problema de diseño. Después de todo, diseñar y planear un evento significa que necesitas desarrollar un enfoque holístico. Todo está interconectado.

El sitio del evento puede afectar la experiencia de catering. El equipo de audiovisuales puede disminuir el impacto de tus oradores. La estructura del programa de evento puede reducir la tasa de asistente por un 50% para el segundo día del evento. Estos son solo unos pocos ejemplos mostrando qué tan interrelacionados están la planeación y el management de eventos.

Por eso el design thinking (“lógica de diseño”) es necesario.

De acuerdo con IDEO, “design thinking es un proceso de solución creativa de problemas”. ¿Suena familiar? Porque planear y ejecutar un evento significa resolver problemas todo el día. ¿Por qué no agregar algo de creatividad al proceso?”

El design thinking es centrado en el humano y encuentra soluciones que están 100% alineadas con las necesidades en las que tu audiencia piensa. Como IDEO anota, “al emplear el design thinking, estás uniendo aquello que es deseable desde un punto de vista humano con aquello que es tecnologóicamente factible y económicamente viable. También habilita aquellos que no están entrenados como diseñadores para que usen herramientas creativas y traten con un vasto rango de desafíos. El proceso comienza con tomar acciones y entender los problemas correctos. Se trata de adoptar cambios de mentalidad simples y atacar los problemas desde una nueva dirección”.

¿Cómo puedes entonces aplicar este mismo enfoque a planear tu evento? Averigüémoslo.

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Planear un evento involucra un sinnúmero de asuntos. Pero en lugar de dejarse asombrar, el design thinking nos permite replantear el problema. Por ejemplo, puede que tengas problema para que los asistentes vayan al evento.

Lo que puedes hacer es transformar este desafío en pregunta de esta forma:

  • ¿Qué tipo de asistentes queremos ver en nuestro evento?
  • ¿Cómo realizamos un evento que es atractivo y relevante para nuestro target group?
  • ¿Cómo promovemos el evento para nuestros asistentes ideales?

Como puedes ver, esta mentalidad de dar un giro sencillo al problema te da señales de cómo incrementar la tasa de asistencia. Además, el ejercicio es muy simple, y puedes aplicarlo a todo tipo de problemas logísticos o de mercadeo de eventos.

Paso 2: Siempre investiga antes de actuar

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No te lances solo pensando en tu intuición. Asegúrate de recolectar y analizar primero la data, y luego toma una decisión informada y actúa acorde. Por ejemplo, en vez de simplemente decidirte por una opción de catering, pregunta a tus asistentes sus preferencias y restricciones alimenticias (puedes hacerlo una pregunta en el formulario de registro).

Podrías sorprenderte de descubrir cuántos intolerantes a la lactosa o veganos hay asistiendo a tu evento. Esta simple pregunta te da información importante que te ayudará a ti y a tu proveedor de catering a personalizar menús basados en las necesidades y preferencias alimentarias de tus invitados.

Paso 3: Haz de la empatía un valor cultural

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Dado que el design thinking está centrado en el ser humano, la empatía es crucial para ver las cosas a través de los ojos de tus asistentes. Por ejemplo, puede que pienses que el sitio de tu evento no necesita letreros. La gente podrá encontrar su camino de una sesión a la otra. ¿Qué tan dificultoso puede ser?

Sin embargo, cuando te pones en una posición de empatía, te das cuenta de que los invitados pueden encontrar más difícil desplazarse, y que fijar algunos letreros puede ser extremadamente benéfico. Más aún, desarrollar un enfoque empático te lleva a identificar las mejores estrategias de señalización que no dejen ninguna duda de a dónde van tus invitados a continuación.

Paso 4: Crea un marco de trabajo que mapee el viaje del asistente

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El design thinking se concentra en desarrollar marcos de trabajo y usarlos para obtener innovar con nuevas ideas. Para la planeación de eventos, uno de estos marcos puede ser el viaje de tu asistente. Puedes diseñar la experiencia entera a partir del momento en que los invitados reciben la invitación hasta el contacto post-evento.

Paso 5: Diseña soluciones iterativas para tu evento

Lo interesante del design thinking es la posibilidad de iterar soluciones. Puedes proponer una idea para superar un desafío, aplicarlo, y luego descubrir que no funciona. Por ejemplo, tal vez quieras informar a tus oradores sobre tus requerimientos de presentación, asegurándote de que sus discursos serán entretenidos e interesantes para los invitados.

Pero luego te percatas de que una reunión no es suficiente para asegurarse de que sus presentaciones llenan tus requisitos. Lo que puedes hacer a continuación es tener una presentación de breefing con tus oradores, luego enviarles una presentación modelo y el marco de trabajo que pueden usar.

Haz luego una segunda reunión para que los oradores puedan mostrarte sus presentaciones y tengan tu feedback. Como ves, lo mejor de las soluciones fallidas es que no hay nada malo con ellas. Un acercamiento de design thinking te permite formular más ideas y mejores soluciones gracias a la información que has reunido.

Paso 6: Documentar, aprender, y mejorar tus soluciones

El elemento clave del design thinking es la posibilidad de aprender y mejorar. Asegúrate de documentar cada decisión y acción que tomes planeando y gestionando tu evento. Por ejemplo, puedes tener un documento compartido de Google para trazar todas acciones de marketing y de logística, así como sus resultados.

Luego, puedes agregar las añadiduras y mejorías que hiciste y el impacto que estos cambios tuvieron en los resultados. La idea principal es trazar todo, poner este documento a disposición de tu equipo, y encontrar áreas para la mejora y la innovación.

Resumiendo

Tal vez no seas consciente de ello, pero ya estás aplicando design thinking. Planear eventos requiere soluciones consistentes, y ya has desarrollado la mentalidad y el enfoque necesarios para la metodología de design thinking. ¿Por qué no entonces usar estas ideas poderosas para encontrar soluciones creativas a tus desafíos de planeación? No es pensar fuera de lo convencional—es simplemente usar los mismos recursos un poco diferente y tener a tus invitados siempre en el centro de la experiencia.

Topics: Planeación de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master's degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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