Cómo diseñar un evento virtual de alta calidad para tus asistentes virtuales

Si estabas acostumbrado únicamente a eventos in-situ, hacer la transición a eventos online puede ser retador. Esto es especialmente cierto cuando tienes una estrategia de marketing bien definida que se concentre en atraer leads de alta calidad y en incrementar la notoriedad de marca de tu compañía.

  • ¿Cómo haces la transición de eventos in-situ a online sin afectar la calidad de la experiencia de marca?
  • ¿Cómo mantienes el mismo estándar y nivel de valor cuando pasas de un entorno live a uno virtual?
  • ¿Cómo te aseguras de que tus asistentes virtuales disfrutarán tu evento tanto como lo disfrutaron tus invitados en vivo?

Estas son algunas de las preguntas que te estarás haciendo. Después de todo, sin importar el formato, tu única meta es asegurar un evento de alta calidad para tus invitados (aka leads, prospectos, clientes pagos, y embajadores de marca).

De hecho, mientras protocolos específicos te ayudarán a hacer la transición a eventos virtuales, no hay nada que garantice los mismos niveles de éxito que tus eventos en vivo.

Y aunque los costos de tus eventos online son más reducidos—piensa cuánto estás ahorrando en arrendar el sitio, equipos audiovisuales, y catering—tu marca estará expuesta a una audiencia más grande, significando que no puedes fallar ni reducir la calidad de tus eventos.

Con esto en mente, ¿cuáles son las cosas que deberías considerar cuando planeas un evento online? Para responder esta pregunta, hemos reunido algunos elementos que tal vez quieras discutir con el equipo.

Identifica el perfil de tu asistente virtual

Aquello que hace a los eventos online tan poderosos es que increíble alcance. Los eventos in-situ con frecuencia tienen una capacidad de asistencia limitado, además de ser más difícil reunir asistentes de todas partes del mundo.

Este desafío es inexistente cuando se trata de eventos online. Puedes alcanzar fácilmente una audiencia global y conectarte con miles de personas al mismo tiempo. No tienes un aforo limitado.

Tampoco te debes preocupar por alojar ciertos asistentes internacionales. Las cosas se vuelven más simples cuando planeas eventos online. Pero eso también puede tener ciertos desafíos.

Dado que tienes engagement con una audiencia más amplia, tal vez decidas no concentrarte en un nicho particular o definir un perfil de asistente virtual. Eso es un error. Todavía necesitas definir tu audiencia de evento online en la misma forma que lo harías cuando defines un comprador específico y un perfil de asistente para tus eventos in-situ.

Todavía quieres garantizar buen contenido y ayudar a tus oradores a identificar el enfoque correcto para sus presentaciones en tus eventos online. Al saber quiénes son tus invitados, podrás imaginar contenido relevante y desarrollar un programa que se ajuste a sus necesidades, lo que a su vez te dará una buena tasa de asistencia virtual.

Diseña una experiencia de engagement superior

Cuando estás planeando eventos online, también estás compitiendo con una cantidad abrumadora de contenido online y potenciales distracciones, como videos de YouTube, redes sociales, memes, etc.

Durante los eventos in-situ, siempre puedes mantener a tus invitados lejos de sus teléfonos, pero durante los eventos online, no puedes hacer que tus invitados abran otros navegadores y escuchen a tus oradores al tiempo que ven Reddit, por ejemplo.

La mejor forma de mantener la atención de la gente durante los eventos online es crear una estrategia de engagement clara. Por ejemplo, haz que tus moderadores y oradores realicen votaciones en vivo cada cinco minutos. También puedes tener quizzes e incentivos. Todas estas pequeñas tácticas de engagement harán que la gente preste más atención y tengan una mejor experiencia de evento.

Da a tus asistentes virtuales la oportunidad de hacer networking

El mayor reto cuando planeas un evento online es ayudar a los asistentes a que se conozcan mejor. Obvio esto no es un problema durante los eventos in-situ. Al tener tu evento en un entorno online, no obstante, el networking se hace mucho más difícil. Sin una opción de chat, la gente no podrá interactuar unos con otros. Eso es una lástima, considerando especialmente que el networking es una de las razones por las que la gente asiste.

Para garantizar una experiencia de alta calidad, usa una plataforma de eventos online con la funcionalidad de networking. Con las herramientas correctas, los oradores podrán interactuar con otros e incluso agendar encuentros en los cuartos de networking. Eso es un valor agregado que llevará la experiencia de evento a otro nivel.

Diseña experiencias de marca virtuales memorables

Hay múltiples formas en las que las compañías y marcas pueden comunicar su propuesta de valor. El marketing de eventos es una de ellas. Desde experiencias de producto únicas hasta show memorables, hay un amplio rango de opciones cuando se trata de dinámicas de evento que comunicarán la esencia de tu marca.

Pero ¿cómo puedes dar a tus asistentes online una experiencia de marca virtual inolvidable? La respuesta está en las características de tu marca y tus productos o servicios.

Por ejemplo, si eres una compañía produciendo bebidas alcohólicas, puedes dar una clase online de cocteles. La clave es transformar lo único de tu marca en una experiencia online emocionante.

Continúa brindando valor posterior al evento

Lo Bueno de los eventos online es que siempre puedes reutilizar luego el contenido. Hay muchas formas de dar un nuevo propósito, mejorar, y reempacar el contenido de tu evento online para obtener leads y producir valor. Por ejemplo, puedes crear un video pequeño que contenga información importante de la industria que tus conferencias compartieron durante el evento.

También podrías colaborar con un socio u orador para crear contenido de valor (como un e-book), basado en resolver asuntos específicos o en profundizar el conocimiento de tus clientes. Hay abundantes oportunidades para seguir creando valor mucho después de terminado el evento.

Todo se trata de tus asistentes virtuales

Si quieres concebir un evento online de alta calidad, piensa siempre en las necesidades e intereses que tus invitados puedan tener. Para eso, tendrás que delimitar tu propio evento y tener un perfil del asistente claro. También que tendrás ofrecer suficiente engagement u oportunidades de participación para mantener la atención de la gente y reducir el tedio al máximo.

Luego, ofrece oportunidades de networking para tus invitados online, como hablar vía chat o agendar reuniones uno-a-uno con otros asistentes.

Consecuentemente, tal vez quieras repensar toda la experiencia de marca y trabajar en diseñar estas experiencias para un entorno online.

Finalmente, extiende el impacto de tu evento más allá de su timeline y dale un nuevo propósito y mejora el contenido. Considerando todos estos elementos, te será más fácil destacarte con tu evento online y construir una relación fuerte con tus asistentes online.

Topics: Planeación de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master's degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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