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Cómo diseñar un programa de evento atractivo y significativo

02-ene-2019 6:32:57 / by Victoria

 

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Contenido excepcional es la sangre vital de todo evento exitoso… o al menos, es lo que estamos habituados a creer. Últimamente, no obstante, algunos argumentan que la gente ya no está en los eventos únicamente en búsqueda de conocimiento. Ahora su objetivo es tener experiencias cara a cara e interactuar en intercambios de networking. 

Considerando el acceso fácil que la gente tiene a información constantemente actualizada, puede que tengan perspectivas todavía desconocidas para expertos de la industria (invitados como oradores a tu evento).

Videos de YouTube de calidad, papers investigativos de fácil acceso, grandes artículos, y entrevistas con líderes de pensamiento de alta categoría son más que suficiente para mantener a todos al día y disminuir la relevancia de un evento.

Por eso pensamos que el asistente promedio ignorará el programa del evento (o al menos no se entusiasmará mucho por él) y en cambio perseguirá sus propios objetivos al hacer networking con otros invitados que puedan ser de ayuda.

Aunque esta lógica tiene sentido, lo cierto es que los eventos siguen siendo un gran espacio para adquirir nuevos conocimientos y visiones.

Piensa en los blogs de compañías, por ejemplo. Algunos de ellos no dicen nada nuevo, solo repiten las mismas palabras e ideas que has oído de otros blogs. Los blogs de compañías exitosos, por otro lado, ofrecen contenido original que ayuda a sus audiencias y equipos con poderosos modelos de pensamiento y perspectivas únicas.

Los eventos funcionan de la misma forma.

Si construyes un programa que usa los mismos y viejos estándares de contenidos, invitas expertos que saben acerca de cosas que todos conoces, e ignoras el enfoque innovativo, tu evento será, bueno, aburrido (para ser conservador).

Pero si te concentras en diseñar un programa de evento verdaderamente interesante y gratificante, la gente reconocerá el valor de tu evento y estará feliz de asistir.

Pero ¿cómo lo haces, sobre todo cuando debes competir con otros canales y plataformas?

Aquí van algunos pasos que te ayudarán:

Paso #1. Busca a los expertos DE VERDAD

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Como Seth Godin recientemente señalaba, la Mona Lisa tiene una enorme presencia en redes sociales. Pero no tuitea. Ella es grande en redes sociales porque es un ícono, pero no es un ícono porque es grande en redes sociales. 

Así que, en vez de ir por los “influenciadores mediáticos”, cava más profundo y descubre expertos de la industria que tal vez no sean igual de conocidos, pero tienen muchísimo para ofrecer en términos de ideas e información.

Paso #2. Concéntrate en un tema específico

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Los temas de evento muy generales pueden parecer amplios y abrumadores. También te privan (y a tus asistentes) de encontrar ideas llamativas e insiders de interés. Delimítalo y escoge un ángulo específico.

Por ejemplo, en vez de hablar de ciudades inteligentes, podrías atacar el tema de las ciudades inteligentes y participación social o ciudades inteligentes y cambio climático. Al centrarte en un tema, agregarás más carácter y atractividad al tema.

Paso #3. Identifica los papers de investigación más recientes

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No descartes a la ciencia. Es posible que haya una investigación, poco conocida pero relevante, que puede volverse la columna de tu contenido. Los participantes verán tu evento lo suficientemente importante para gastar tiempo y dinero, porque están encontrando nuevos y exclusivos hallazgos de la industria.

Paso #4. Visualiza y presenta posibles guiones

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Llévalo un paso más allá y haz de tu evento un entorno de discusión, utilizando perspectivas actuales de la industria y evidencia para futuras predicciones (con la ayuda de oradores expertos).

Por ejemplo, en vez de hacer que un orador hable de aquello que conoce de memoria (mientras la audiencia escucha pasivamente), piensa en instalar sesiones interactivas que permiten a los asistentes participar y trabajar con el orador para desarrollar un plan de acción futuro o una hoja de ruta para la industria. 

Paso #5. Ayuda a tus oradores con sus presentaciones

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Todos conocemos ese orador clave que realiza una y otra vez la misma charla en todos los eventos (y tiene algunos videos de YouTube presentando el mismo discurso palabra por palabra).

¿Quién quiere escuchar el mismo discurso una y otra vez?

No la gente que pagó por asistir a un evento para aprender cosas nuevas. Para prevenir que esto suceda, trabaja con tus oradores para construir nuevas y frescas presentaciones que serán dictadas únicamente en tu evento y en ninguna otra parte. 

Paso #6. Prepara la escena para los debates

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No, no estamos implicando que tu evento debería ser un ring de boxeo. Pero podrías invitar a diferentes partes a discutir lados opuestos de un tema.

Por ejemplo, si estás planeando un evento para profesionales del transporte público, puedes invitar a conductores de Taxi y a representantes de Uber para hablar sobre los desafíos que genera la economía colaborativa.

Un debate saludable ayudará a tus asistentes a tener un entendimiento claro de qué está sucediendo en la industria al tiempo que les brindas la libertad de explorar diferentes puntos de vista.

Paso #7. Da a tus asistentes la oportunidad de adquirir nuevas habilidades

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Aparte de hacer que tu evento gire en torno al conocimiento, configura sesiones de transferencia de habilidades para los participantes, como clases magistrales de profesionales, por ejemplo. Esto les dará la capacidad de aprender nuevas destrezas o mejorar las que ya tienen.

Paso #8. Ofrece información aplicable

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Presentar datos y estadísticas en los eventos puede ser útil, pero solo si la gente sabe qué hacer con ellas y cómo usarlas en sus propias vidas cotidianas. Así que, en vez construir sesiones en torno a presentaciones estériles, haz que tus oradores dicten charlas que guiarán a tus participantes a usar la información para superar desafíos específicos y resolver diferentes problemas que el tal vez tenga.

Paso #9. Haz un crowdsource de ideas para contenido

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¿Quién sabe mejor que tu público qué tipo de contenido y qué oradores serán propicios para ellos? Antes de empezar a planear tu evento, busca ideas de contenido mediante redes sociales o email e involucra a tu audiencia haciéndoles co-creadores del programa del evento.

Paso #10. Motiva a los asistentes a explorar ideas juntos

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Compartir conocimiento no debería ser unilateral (del orador hacia los asistentes). Tu audiencia suele ser lo suficientemente refinada como para trabajar juntos explorando diferentes ideas y aprendiendo de los demás. Haz que tus invitados trabajen en grupo, respondan diferentes preguntas y resuelvan múltiples desafíos de la industria.  Puede que los resultados sorprendan a todo el mundo.

¿Qué hace que tu evento sea valioso?

Al diseñar un programa de evento, siempre pregúntate a ti mismo qué será verdaderamente atractivo y significativo para los asistentes. ¿Qué valor deseas crear para ellos? ¿Qué contenido o conocimiento mejorará sus vidas personales y profesionales? Entonces, comienza ya a diseñar un contenido de evento usando los pasos arriba mencionados. ¡Buena suerte!

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.