Cómo hacer la transición de eventos en persona a eventos online

¿Qué tan mala es la pandemia del coronavirus? Todavía no podemos decirlo con seguridad, pero ya hemos visto daño significativo hecho a millones como resultado de la crisis del COVID-19. Innumerables marcas y compañías han pospuesto o cancelado sus eventos. La gente alrededor del mundo ha sido forzada a abandonar sus planes de viaje y a no asistir a conferencias o exhibiciones internacionales.

Esto es solo un ejemplo de cómo el coronavirus ha golpeado la esencia del ser humano y suspendió todas nuestras reuniones y congregaciones en persona. El distanciamiento social y las cuarentenas han remplazado nuestros hábitos de reunirnos en grupos y asistir a eventos. Y aunque no entendemos plenamente el impacto económico que el coronavirus tendrá en nuestra industria, ya podemos ver algunos resultados no deseados.

De acuerdo con la Global Association of the Exhibition Industry, “la industria de eventos y exhibiciones ha perdido alrededor de un output total de 14.4 mil millones de euros”. Este mismo análisis, publicado en marzo del 2010, estima que más de 500 ferias de negocios están siendo canceladas o reprogramadas.

Habiendo dicho esto, todavía estamos por ver el impacto real que el coronavirus tendrá en las industrias de viajes y de eventos. No obstante, estar en un confinamiento no significa que debamos dejar de crecer, innovar, o experimentar. Incluso argumentaríamos que ahora es el momento de explorar nuevas alternativas y encontrar soluciones no solo para mantener a nuestros negocios sobreviviendo, sino también para expandirlos y prosperar.

De hecho, como indica un artículo de Skift, “muchos están regresando a plataformas de eventos virtuales, que están experimentando un interés renovado por parte de planeadores quienes finalmente están listos para experimentar con eventos online”.

Si tuviste entonces que cancelar o posponer tus eventos, hay posibilidades de que todavía puedas congregar a una audiencia, brindar una plataforma para compartir conocimiento, y mantener a la gente en sus esfuerzos de networking.

De eventos en persona a eventos online

¿Qué puedes hacer si ya habías invertido en marketing de evento este año? ¿Deberías simplemente olvidar los esfuerzos que hiciste para diseñar y planear el evento? ¿O podrías encontrar algunas alternativas? Sugerimos que repienses tu marco de trabajo para eventos y mantengas viva tu estrategia de marketing de evento.

¿Cómo puedes hacer esto?

Como ya pudiste haber adivinado, transformar eventos cara a cara en eventos online es en nuestros días una apuesta segura. En vez de realizar una conferencia en persona con destacados líderes de pensamiento como oradores, planea una reunión virtual y haz que compartan sus pensamientos con tu audiencia online. A diferencia de realizar un taller, planea un webinar y asegúrate que todos tus asistentes virtuales se beneficien de tu conocimiento.

Más aún, si has planeado un evento de networking, hazlo online. ¿Pero cómo puedes hacerlo? ¿Cuál es el proceso? ¿Cómo puedes hacer un giro de 180 grados y transformar todos tus eventos en persona en experiencias online? Aquí van algunos pasos fáciles de seguir.

Paso 1. Crea más contenido para construir una audiencia online

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Realizar eventos online viene con una serie de desafíos. Uno de los más grandes es sobresalir del bullicio online y que tu audiencia se percate de ti. La única forma de lograr esto de verdad es creando contenido relevante y significativo para tu audiencia.

En otras palabras, diseña una estrategia de contenido de marketing y comienza a construir una audiencia online que consecuentemente se volverán tus asistentes online. Puedes tener un blog, compartir en redes sociales contenido aplicable e informativo, crea un canal de YouTube y postea videos, o lanza un podcast. Encuentra el canal que mejor funciona para tu audiencia y hazte ver y oír y obtén apalancamiento para cuando promuevas tu evento online.

Step 2. Comienza en lo pequeño y realiza un webinar antes del encuentro virtual

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Al moverte de eventos cara a cara a eventos online, realiza algunas pruebas y ve cómo funciona. En otras palabras, no comiences desde cero justo en el encuentro virtual, lo que toma mucha planeación y con seguridad tendrá algunas dificultades relacionadas con logística.

En cambio, comienza con un webinar, despliega diferentes estrategias de promoción, prueba algunas herramientas digitales que te ayuden a conectarte mejor con tu audiencia, ve cuáles son las tasas de engagement, y solo allí planea algo más grande como un evento virtual.

PASO 3. Promociona tu evento online

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No podrás realizar un evento cara a cara exitoso sin promoverlo. Ya sea mandando invitaciones o promoviendo campañas online, la gente necesita saber del evento. Lo mismo es cierto de tus eventos virtuales. No puedes simplemente configurarlos y esperar que la gente lo encontrará mágicamente y asistirá. Esto no funcionará. En vez de esto, sal con una campaña de promoción inteligente.

Por ejemplo, puedes solicitar a tus conferencistas compartir la información de tu evento en sus redes sociales. También puedes crear interesantes campañas de email y ofrecer un descuento o promoción por asistir. Es importante así mismo resaltar los beneficios que tus invitados recibirán al asistir. Sé muy claro, directo, y resalta los beneficios en tus comunicaciones.

Paso 4. Suscita el engagement y el networking

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El engagement y el networking son los elementos principales que hacen a un evento en persona digno de asistir. Los eventos online, por otro lado, pueden carecer del componente de networking. Básicamente, los asistentes se conectarán a tu evento y chatearán con los conferencistas a través de votaciones en vivo y sesiones de preguntas y respuestas, pero no tendrán casi ninguna interacción con otros asistentes.

Para evitar que esto suceda, en Eventtia nos hemos asociado con la solución líder de video Whereby. El propósito de esta colaboración es llevar el networking en línea y asegurar que los invitados puedan construir relaciones significativas incluso cuando se conectan remotamente a tu evento.

Paso 5. Repite y mejora

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Tu primer evento online no será perfecto. No obstante, no te desmotives. Cancelar o posponer eventos en persona no significa que deberías abandonar tu estrategia de marketing de evento. Por el contrario, ahora es el momento correcto de innovar y ver cómo hacer tus eventos online y asegurar la continuidad de la mayor parte de tu plan de marketing.

Al repetir y mejorar tu desempeño en marketing de evento online, podrás intensificar tus esfuerzos y tu alcance cuando las cosas regresen a la normalidad. En otras palabras, no tendrás que limitarte solo a eventos en vivo una vez haya terminado la crisis del COVID-19. Tendrás experiencia tanto en realizar eventos online como eventos cara a cara y serás entonces un curtido profesional de marketing de evento.

Estamos para ayudar

Como dijimos antes, cada crisis viene con nuevas oportunidades. Por eso hemos decidido ser flexibles y construir al ayudar a las compañías a hacer sus eventos online.

Nuestra colaboración con Whereby pretende asegurar que tus asistentes no perderán la oportunidad de formar conexiones relevantes, incluso cuando atienden a un evento online. Estamos aquí para ayudar a nuestros clientes y a sus invitados a sacar el mayor provecho de su experiencia online.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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