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Cómo hacer que tus asistentes se sientan cómodos en tu evento

15-abr-2019 8:12:47 / by Victoria

 Comodidad de los asistentes a eventos

¿Cuánto pensamiento destinas a hacer a tus invitados sentirse cómodos en tu evento?

Usualmente, al planear un evento, nos obsesionamos por la logística, intentando configurar un viaje del asistente impecable. Puede que condimentemos la experiencia con algunos momentos extraordinarios, tales como una presentación inesperada.

Sin embargo, puede que intencionalmente pasemos por alto la sensación de confort que nuestro evento debe transmitir.

¿Por qué es el confort tan importante para una experiencia gratificante del invitado?

Aunque asistir a un evento es ciertamente excitante, también puede ser estresante.

Primero está el estrés logístico, (sí, los asistentes también lo tienen): 

  • “¿Encontraré el sitio del evento?”
  • “¿Me registré correctamente?”
  • “¿Tendré que esperar un largo rato para hacer el check-in?”
  • “¿Seré capaz de imprimir el badge?”
  • “¿Tendré un buen asiento?”

Estos son solo algunos de los pensamientos que tus participantes tal vez tengan.

Algunos problemas menores, dirás, pero esos pensamientos incrementarán sin duda el nivel de estrés de tus participantes, haciéndoles más sensibles y tensos.

Segundo, hay un miedo a lo desconocido, que usualmente entra cuando a los asistentes se les requiere trabajar en grupos, participar en juegos para romper el hielo, o interactuar con extraños.

Estas actividades pueden disparar los niveles de ansiedad y disminuir cualquier vibración positiva.

Por último, asistir a eventos requiere de mucha energía mental. 

Escuchar activamente a los oradores, tartar de memorizar la información más importante, tomar notas, hacer preguntas… 

Todas estas actividades son muy exigentes para el cerebro y dejan a tus participantes exhaustos al fin del día.

¿Qué deberías hacer entonces?

¿Cómo puedes hacer que tus participantes se sientas más relajados en tu evento y reducir sus niveles de estrés? 

Aquí hay algunos tips que te ayudarán a responder esta pregunta:

Tip 1. Sirve comida familiar

Catering para eventos - Claves para elegir

En un evento tanto nacional como internacional, cuando se trata de catering, todos queremos impresionar. 

Desde comida única para coger con los dedos hasta la extravagante cocina molecular, no son pocas las formas en que puedes sorprender a tus asistentes con deliciosos platos.

Pero comida rara o extraña no siempre es la decisión correcta.

A veces, tus invitados no estarán en el ánimo de experimentar y preferirán comer algo rápido y familiar.

Obvio, si tienes la posibilidad, no deberías restringirte de complacer a la gente con un delicioso catering.

No obstante, para reducir el nivel de incertidumbre y hacer que tus asistentes se sientan más cómodos, cerciórate de que siempre hay opciones familiares para ellos.

Tip 2. Prepara una zona lounge

Zona lounge para asistentes a eventos

Navegar el entorno del evento y la locación misma puede ser extremadamente agotador. La gente necesita un área de la que puedan escapar para recargarse. 

Para darles lo que necesitan y hacerles sentir más cómodos, dispón de un sitio para que se relajen, como un lounge con luces cálidas y mobiliario confortable. 

Tip 3. Crea un programa de evento amigable

Diseño adecuado del programa de evento

Una cosa que definitivamente dejará exhaustos a tus participantes es un programa intenso. A más actividades incluidas, más probable será que terminen agotados.

Tener que correr de una sesión a otra sin ningún break impedirá a tus invitados sentirse cómodos en el evento, y no disfrutarán la experiencia en general.

Para evitar que esto suceda, mantenlo simple e involucre a tu audiencia en menos actividades, enfocándote en la calidad y valor de cada actividad. 

Tip 4. Evita forzar la participación de los asistentes

Cómo interactuar con los asistentes a eventos

Uno de los más grandes causantes de estrés para el participante es ser forzado a interactuar en diferentes dinámicas. 

Por ejemplo, el moderador o el orador pueden solicitar a los asistentes responder algunas preguntas o tomar el micrófono y comentar el tema discutido. Estos participantes pueden ser escogidos al azar simplemente pasando un micrófono arrojable u otro objeto suave.

Esto podría incrementar el nivel de estrés de esos invitados que no desean interactuar de esta forma y lo perciben como algo embarazoso.  

Para evitar esto, no vayas a forzar la participación y encuentra diferentes formas no intrusivas para el engagement con tus asistentes (tales como encuestas en vivo, por ejemplo).

Tip 5. No mezcles gente para actividades grupales

Actividades grupales en eventos

Esto puede sonar un poco controvertido.

Usualmente, se recomienda mezclar a los asistentes cuando realices actividades grupales.

Esto tiende a incrementar las posibilidades de tener una mejor experiencia de interacción, dado que se comunicarán con nuevas personas y saldrán de su zona de confort.

Aun así, si te importa el confort de tus participantes (especialmente aquellos que están asistiendo con amigos o colegas o están en compañía de nuevos conocidos), haz opcional la mezcolanza de los grupos.

Aquellos que desean conocer nuevas personas se levantarán e interactuarán con otros, mientras aquellos que son tímidos permanecerán donde estén. 

Resumiendo

Aparte de entender la logística y correr, también necesitas que tus invitados se sientan a gusto en tu evento.

Mantener sus niveles de estrés al mínimo les hará más abiertos a actividades del evento y a tener una experiencia memorable.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.