Cómo hacer que tus conferencistas digan

Realizar un evento online viene con una serie de retos. Aparte de decidir la estructura de tu evento online y la forma en que organizarás las sesiones, también debes “vender” la idea a tus potenciales conferencias.

Los líderes de pensamiento y profesionales de alto rango en la industria pueden estar acostumbrados a asistir a eventos cara-a-cara y dar discursos en persona, pero solo unos pocos tienen experiencia de eventos online.

Y aunque realizar un discurso virtual puede sonar fácil, es probable que tus potenciales conferencistas sientan un mayor grado de incertidumbre. Tal vez no sepan usar adecuadamente las herramientas para interactuar con los asistentes, o pueden también pasar por alto los increíbles beneficios que un evento online ofrece. Así que tendrás que repensar tu acercamiento a ellos e intentar algo ligeramente diferente.

Para ayudarte con esta tarea, hemos reunido esta lista de tips que te ayudarán a desarrollar una fuerte estrategia de acercamiento e incrementar tus posibilidades de incorporar oradores a tu evento.

Tip 1. Invita gente que conoces

Cuando planeas tus primeros eventos online, puede que estés tentado a ir por oradores estrella o de primera categoría. Pero si no tienes el presupuesto para ellos (algunos pueden cobrar miles de dólares por discurso), es una idea mucho mejor conectarte con la gente que ya conoces.

En vez de perseguir un influencer de la industria inalcanzable, ¿por qué no pedir a tus clientes que compartan sus experiencias en la industria con tu audiencia virtual?

Todavía estarías acogiendo oradores excelentes en tu evento, además de fortalecer la relación con tus clientes dándoles visibilidad y posibilidades de networking (¡sin mencionar que probablemente se sentirán muy halagados!).

Otra opción es contactar a tus partners y solicitarles que te den nombres de profesionales que estarían dispuestos a ir a tu evento online. Es probable que tus partners conozcan nombres interesantes en tu industria y que estén satisfechos de ayudarte.

Tip 2. Concéntrate en charlas junto a la chimenea en vez de presentaciones centrales

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Una razón por las que los profesionales tal vez rehúsen hablar en tu evento es el tiempo y el esfuerzo que deben invertir en preparar una presentación. Y seamos honestos: en nuestros días no mucha gente tiene el lujo de disponer de tiempo para trabajar en una conferencia magistral. Una forma de obtener un “sí” fácil de algunos profesionales es decirles que no tienen que preparar nada.

Esto, sin embargo, requiere que organices una charla de chimenea o una sesión AMA (Ask Me Anything, “Pregúntame cualquier cosa”) donde tú y tus invitados virtuales tengan la oportunidad de hacer preguntas. Estos formatos de preguntas y respuestas son mucho más sencillos para tus oradores puesto que no necesitan presentaciones. Al simplificar la experiencia de tus oradores, es más probable que obtengas un enfático “sí”.

Tip 3. Presenta el valor añadido de tu evento

Cuando envías emails a la gente y les pides hablar en tu evento, concéntrate en la lista de beneficios que pueden obtener al hacerlo. Por ejemplo, puedes describir el perfil del invitado virtual, así como la afluencia esperada. Resalta la visibilidad y alcance de tu evento, junto con el grupo target al cuál hablarás.

Adicionalmente, menciona quiénes son tus partners y las oportunidades de networking que tendrán. Si alguien está interesado en conectarse con un partner específico, puedes incluso ofrecer agendar un encuentro virtual uno a uno. Menciona todas estas cosas, y observa qué tan rápido la gente aceptará hablar en tu evento.

Tip 4. Menciona el nombre del conferencista estrella que aceptó hablar en tu evento

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Este tip solo funcionará si has logrado reservar un conferencista de primera categoría que sea bien conocido en tu industria. Si es así, aventúrate y haz la mención de su nombre en emails a tus potenciales oradores. Junto a la descripción de los beneficios de hablar en tu evento online, menciona casualmente el nombre de tu influencer estrella que también aceptó ser un orador. Estar en el mismo programa con un profesional reconocido puede ser un incentivo para que la gente quiera hablar en tu evento.

Tip 5. Ofrece un incentivo

Los incentivos monetarios tal vez no estén en el horizonte de tu presupuesto de planeación, pero si deseas incorporar un profesional a tu programa, tendrás que ofrecer algo. Usualmente, los oradores de más rango presentan sus tarifas en su website. Otros, no obstante, tal vez no ofrezcan conferencias/exposiciones, pero pueden estar interesados en un incentivo monetario.

Si no tienes en tu presupuesto ofrecer un incentivo monetario, ofrece acceso exclusivo a tu producto o incluso la posibilidad de usarlo gratis durante un año. Lo importante es decidir qué tan valioso es un orador y cuánto estás dispuesto a invertir para tener esta persona en tu evento online.

Haz que tus conferencistas digan sí

Obtener un “sí” de un orador potencial puede ser difícil tanto en eventos en vivo como online. En el segundo caso, sin embargo, el reto es doble, considerando la novedad del formato online y los beneficios desconocidos que este puede ofrecer. Asegúrate entonces de concebir una estrategia de acercamiento en torno a los grandes beneficios que un profesional puede percibir al hablar en tu evento online.

Intenta simplificar su trabajo invitándoles a responder preguntas en vez de hacer una presentación. Siempre menciona esos otros profesionales que aceptaron ser oradores en tu evento.

Finalmente, si no tienes ninguna otra opción, considera incentivar a tus oradores potenciales y hacer que entren a tu proyecto. Todas estas pequeñas tácticas incrementarán tus posibilidades de dotar tu evento con personas interesantes que contarán historias valiosas para compartir con tus asistentes virtuales.

Topics: Planeación de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master's degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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