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Cómo mejorar el workflow de tu equipo de eventos

02-ene-2019 6:44:19 / by Victoria

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Tienes un evento que planear. Tú, junto con múltiples instituciones y marcas, entiendes el verdadero poder del marketing de evento, dedicando suficiente tiempo y recursos a la planeación de la logística. Puede que incluso tengas un equipo de planeación in-house (aunque tal vez no sean planeadores profesionales) y hayan acordado un calendario que tu tratarás de mantener a lo largo del año.

Todo eso está muy bien; sin embargo, pronto descubrirás que planear algo (o múltiples eventos de marca, si tu compañía es grande o tienes un programa de evento intenso) requiere enormes esfuerzos.

Aparte de eso, tal vez descubras que tu equipo no siempre cuenta con los medios necesarios o el conocimiento para alcanzar su potencial pleno y agilizar el workflow, lo que puede llevar a ineficiencias y recursos desperdiciados.

¿Entonces cómo puedes mejorar el workflow de tu equipo de planeación y asegurarte de obtener los resultados deseados con menos ajetreo y lucha?

Aquí hay algunas recomendaciones que puedes considerar: 

Tip #1. Conoce las necesidades de tu equipo

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Si no estás directamente involucrado con la logística o comunicación del evento, perderás importantes detalles respecto a cualquier desafío que tu equipo esté afrontando. Una vez el equipo comienza a planear un evento, va posiblemente a correr en varios aspectos.

Desde configurar un website amigable y diseñar los formularios de registro hasta la automatización del pago de facturas y acordar el procedimiento de check-in, encontrarán múltiples obstáculos.

Tu primera tarea es entender dónde el equipo está teniendo problemas y trabajar juntos para encontrar las soluciones. En otras palabras, agenda una reunión en profundidad con tu equipo para discutir la totalidad del proceso de planeación e identificar los puntos álgidos que, de ser eliminados, mejorarán el workflow.

Tip #2. Establece una comunicación libre de distracciones

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Cómo tu equipo trabaja junto para dirigir la logística del evento puede afectar los resultados finales. Esto es aún más importante cuando los miembros operativos clave son parte de diferentes equipos de la compañía (por ejemplo, si alguien es parte del departamento de marketing y otros del departamento administrativo). 

Tal vez pasen el día entero respondiendo emails, sirviendo nada más que como mensajeros. Este enfoque solo les distraerá de diseñar experiencias asombrosas para tus futuros asistentes. 

Tu responsabilidad es proveer un espacio (tanto físico como virtual) donde tu equipo de planeación pueda comunicarse libre de distracciones.

Por ejemplo, podrías configurar una plataforma de diálogo 8por ejemplo, en Slack) especialmente dedicada a la planeación de eventos, o designar un cuarto donde tu equipo pueda reunirse y tratar los aspectos logísticos sin distracciones.

Tip #3. Automatiza ciertas tareas

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Es erróneo pensar que el objetivo de tu equipo es hacer que la logística sea perfecta. Esto habría sido cierto hace algunos años. En nuestros días, la misión del equipo es concentrarse en cosas como diseñar experiencias de evento memorables, construir una estrategia de marketing perfectamente alineada con las metas de la marca, encontrar formas de capturar los leads durante el evento, configurando estrategias que llevarán a fuertes relaciones de negocio entre los asistentes, etc. 

Sin embargo, en la mayoría de los casos, la logística de los eventos toma todo el tiempo y recursos, sin dejar ningún espacio para ejecutar los pasos estratégicos.

¿Qué deberías hacer en este caso?

Piensa en ayudar a tu equipo automatizando parte del trabajo. Hay múltiples plataformas de management de eventos y herramientas digitales que te ayudarán a hacerlo. Realiza un análisis (considerando las necesidades de tu equipo) y opta por aquella que mejor se ajuste a tus necesidades.

Tip #4. Ve por una única compra, en vez de múltiples herramientas

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Algo que ayudará en gran medida a tu equipo es la capacidad de manejar todo la digitalización de la logística desde un solo dashboard. En otras palabras, en vez de comprar múltiples apps o plataformas que resuelven un problema, es recomendable buscar un software de eventos integral.

El error común es pensar que numerosas apps de propósito único son mejores que una sola plataforma masiva. Esto tal vez sea cierto para otras industrias o situaciones.

Cuando se trata de planeación de eventos, no obstante, hay marcas de software que consideran la totalidad de la cadena logística del evento y proveen soluciones esenciales y funcionalidades para cubrir todos los aspectos necesarios.

Para agilizar el workflow de tu equipo de planeación, piensa en comprar una solución de todo en uno que trate todos los aspectos y dimensiones del evento. 

Tip #5. Ayuda a tu equipo a configurar el protocolo de planeación

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¿Qué pasos involucra planear un evento? ¿Cuál es la primera fase? ¿Cuál es la segunda? ¿Cómo deberías dirigir la campaña de marketing?

Cuando planeas múltiples eventos para una compañía o tienes el propósito de popularizar una marca, hay un protocolo específico que necesita ser seguido. Para agilizar la eficiencia de planeación de tu equipo de evento, presenta un protocolo paso a paso que ayudará a todos a entender exactamente qué hacer a continuación.

Tip #6. Fija OKRs claros (objectives and key results, objetivos y resultados claros)

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En principio, ¿por qué estás planeando estos eventos? ¿Estás intentado atraer nuevos prospectos, o incrementar tu visibilidad de marca, o tal vez fortalecer la lealtad de tus clientes existentes? Y más importante, ¿cómo planeas medir el éxito de tu evento?

The answers to these questions will redirect your planning team’s effort toward achieving the right goals and knowing which objectives and key results to follow. This will give them a clear sense of purpose and the critical indicators to evaluate their own efforts.

Tip #7. Haz que tu equipo clone el evento previo

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En vez de planear un nuevo evento desde cero, piensa en dar a tu equipo las herramientas fundamentales para imitar el evento previo y solo incorporar y adaptar la nueva data al evento. Esto es posible gracias a plataformas de management de eventos que permiten a los equipos clonar un evento existente y luego crear uno nuevo. 

Resumiendo

Invertir todo tu tiempo y esfuerzo en asegurar una logística perfecto no es la clave para una planeación de eventos exitosos. Por el contrario, este aspecto debería ocupar tan pocos recursos y horas cómo sea posible.

Tu equipo de planeación, en cambio, debería concentrarse en desarrollar una poderosa estrategia de marketing de evento que esté bien alineada con tus metas, y construir experiencias excitantes para que tus asistentes te recuerden.

Para alcanzar estas metas, es crucial agilizar el workflow de planeación usando diferentes enfoques y herramientas digitales y permitir a tu equipo concentrarse en las cosas que verdaderamente importan.

 

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.