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Cómo optimizar tu estilo de planeación de eventos

21-may-2019 7:14:24 / by Victoria

 Mejora tu estilo de gestión de eventos

¿Cuál es tu estilo de planeación de eventos?

  • ¿Te estresas por cada detalle, o tienes una actitud más distendida?
  • ¿Trabajas los fines de semana, o logras completar tus tareas durante la semana laboral?
  • ¿Sabes cómo delegar, o estás obsesionado con microgerenciar a todo el mundo e incluso hacerlo tú mismo?

Ya sea que planes una gran conferencia o un seminario de nicho, tu estilo de planeación impactará la forma en que la gente experimente el evento. También tendrá un impacto de peso en tus resultados.

¿Cómo es eso posible?

Cuando no puedes delegar y deseas tener control sobre todo elemento logístico o de comunicación, te vuelves el cuello de botella en la toma de decisiones y ralentizas todo el proceso.

También corres el riesgo de alienar a tu equipo, e incluso cometer algunos errores, porque ningún ser humano puede asumir múltiples asuntos importantes con una mente fina como un láser. 

Pasarás algo por alto, y esos errores pueden comprometer el éxito de tu evento. 

Hay estilos de planeación buenos y malos.

Para planear y ejecutar un evento contundente, uno debe mostrar un estilo proactivo y positivo basado en la cooperación y el profesionalismo.

¿Cómo puedes mejorar tu estilo de planeación?  Hemos preparado unos tips para tu consideración:

Tip 1. Acomódate a la incertidumbre y la falta de control

Hombre tranquilo

No importa cuánto lo desees, es imposible controlar enteramente la logística. Cosas sucederán antes, durante y después del evento.

Se te acabará el tiempo, e incidentes inciertos (por ejemplo, retrasos en vuelos, oradores enfermándose en el último minuto o que no pueden asistir) siempre ocurrirán. No hay nada que puedas hacer aparte de ajustarte, adaptarte, y aprender a improvisar.

Una vez entiendas que no hay nada completamente bajo tu control, tu estilo de planeación cambiará, y estarás más confiado en que no importa qué suceda, tú y tu equipo siempre lo podrán resolver con éxito.

Tip 2. Delega tareas y delega correctamente

¿Cómo delegar tareas de logística de eventos?

Planear un evento es trabajo de equipo. No puedes hacer todo tú mismo. Por eso delegar tareas (y delegarlas apropiadamente) es un aspecto importante para mejorar tu equipo de planeación.

Haz una lista de todos los aspectos que deben ser cubiertos, y decide luego quién es el más calificado para cada tarea.

Hay gente en tu equipo que tal vez es buena adelantando campañas en redes sociales. Otros tal vez familiarizados con el software de planeación de eventos puedan darte una mano con la digitalización de la logística. 

Alguien más tal vez tenga buenas habilidades de negociación, de forma que serían perfectos para comunicarse con los diferentes proveedores del evento (catering, la locación, audiovisuales, etc.).

No te sientas mal frente a delegar.

Los miembros de tu equipo estarán satisfechos por entender sus roles y ejecutarlos. Además, no solo mejorarás tu estilo de planeación, también te mostrarás como un verdadero líder.

Tip 3. Deja de microgerenciar a la genteMicrogerenciar a las personas

¿Qué tan viejos son los miembros de tu equipo de planeación? ¿Tienen trece años de edad? ¿O son adultos?

La respuesta es obvia; no obstante, la tendencia a microgerenciar llevará a que la gente en tu equipo no crea mucho en sus habilidades (pensando que no confías en ellos para realizar el trabajo correctamente) y sufran de una carencia de autonomía, la cual es esencial para disfrutar tu trabajo.

Si deseas entonces mejorar tu estilo de planeación de eventos, aprende primero a confiar en otros.

Si, las personas cometen errores o tal vez no hagan las cosas de la forma que tu querías, pero recuerda esto: ¿Cuántos errores has cometido tú en el pasado, y cuántas veces no has dado el desempeño esperado?

Los errores son inevitables en el aprendizaje, así que deja de fastidiar a tu equipo con el micromanagement. En cambio, inspíralos a ser autónomos y a tomar acciones en caso de que lo consideren necesario.

Tip 4. Aprende a comunicarte con tu equipo

Aprende a comunicarte con tu equipo

La comunicación es clave tanto para asegurar la eficiencia del equipo como para superar desafíos relacionados con la logística. Si no sabes cómo comunicarte correctamente, puedes incluso crear más confusión, y es probable que no quedes satisfecho con los resultados.

El primer paso para volverse un mejor comunicador es aprender cómo escuchar activamente. Esto significa estar totalmente presente en el momento y de hecho entender lo que la otra persona está diciendo.

Segundo, querrás entrar en el diálogo con una mente abierta, aceptando el hecho de que alguién más tiene una idea mejor.

Tercero, sé consciente que cuando la gente es tratada con rudeza, interactuarán tan infrecuentemente como les sea posible. Cerciórate de crear un espacio de confianza para tu equipo, de forma que todos sientan que pueden expresarse sin preocuparse de ser ridiculizados.

Resumiendo

Aprender cómo planear eventos eficientemente toma tiempo. No lo dominarás ni a la primera, segunda, o tercera vez. 

Sin embargo, con práctica, podrás ajustar tu estilo de planeación y ver mejoras de verdad. Los principales secretos son estar preparado para el aprendizaje constante y la rápida resolución de los problemas, y tener fe en tu equipo.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.