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Cómo planear un evento corporativo [Guía rápida para principiantes]

23-may-2019 0:29:56 / by Victoria

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El mundo de los eventos corporativos es fascinante.

Múltiples propósitos, diferentes tipos de participantes que atender, variedad de formatos… estas son solo unas pocas características de lo que define los eventos corporativos. 

Comparado a otros tipos de conferencias, los talleres de construcción de equipos, o retiros, los eventos corporativos son orientados a los negocios, tienen como objetivo principal una serie de acciones que asegurarán el crecimiento, mejores ventas, y una mejor posición de marketing.

El entorno de negocios es la principal influencia para formar los eventos corporativos.

La constante búsqueda de servir, crear un mayor impacto, y conectar a los diferentes stakeholders hace imperativa la interacción en persona.

El impacto de los eventos corporativos

Los eventos son los canales más fuertes que diferentes corporaciones y negocios pueden usar para comunicar sus mensajes a sus clientes, empleados y otros actores del mercado.

Tanto los eventos internos como externos atraerán atención deseada y proveerán numerosas oportunidades de producir ingreso.

Y si quieres atraer nuevos clientes, alcanzar un mayor grado de representación por el empleado, o intercambiar con ejecutivos en temas creativos, la excelencia de la planeación es vital. 

Si eres nuevo para os eventos corporativos o tu compañía está lista para crecer, una guía es necesaria.

Por eso hemos reunido esta breve y rápida guía que servirá como apoyo inicial en este campo.

Aquí están los pasos que deberás considerar cuando eres encargado de coordinar y gerenciar un evento corporativo:

Paso 1. Diseña el ciclo de proyecto del evento

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Cada evento se mueve de concepto a planeación y luego de implementación a evaluación de resultados.

Primero, deberás comenzar con la idea y su factibilidad.

Decide el objetivo del evento, qué mensajes deseas compartir, tu audiencia, y qué tipo de formato emplear. Así, tendrás que evaluar los costos y determinar el ROI esperado (ya sea en términos de innovación, representación de los empleados o cohesión, número de leads, o negocios cerrados).

Segundo, querrás ensamblar un equipo de planeación, que incluirá diferentes tipos de perfiles (marketing, logística, etc).

En esta etapa, puedes decidir contratar un consultor de evento o una agencia de planeación de eventos. Determina qué tipo de proveedores de evento (locación, catering, audiovisuales, etc.) necesitas. 

Tercero, determina el proceso de planeación, así como cualquier restricción que puedas sufrir, como asuntos legales o éticos. 

Luego, establece cómo serán los días del evento y qué será necesario para que transcurran fácilmente.

Finalmente, terminarás con un periodo de evaluación, donde ponderarás los resultados y decidirás si la estrategia de evento fue exitosa. La idea principal es establecer todas las fases de planeación y conocer qué se espera de ti y de tu equipo.

Paso 2. Garantiza una estructura de descomposición del trabajo eficiente

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Una vez decidas la estrategia de evento y las etapas de planeación, puedes aterrizar estos conceptos y transformarlos en tareas accionables, las cuales puedes luego delegar a diferentes miembros del equipo.

Usemos la fase de conceptualización como ejemplo.

Si tu principal audiencia son leads de clientes o compañías, probablemente quieras involucrar a los equipos de marketing y comunicación para desarrollar el proyecto mismo.

Si estás hacienda un evento para empleados, involucre al departamento de recursos humanos.

Dependiendo de tus metas, sería sabio trabajar con los equipos correspondientes y diseñar una fuerte estrategia de evento. 

En la fase de planeación, tendrás que listar todas las acciones logísticas (desde alquilar el sitio e invitar a los oradores hasta configurar el website del evento y crear el programa).

Una vez tengas la lista de tareas, puedes delegar acorde. Esta descomposición del trabajo es esencial para una coordinación y planeación eficiente.

Step 3. Facilita una comunicación clara

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Planear eventos corporativos exitosos requiere un gran equipo. Por eso usar terminología común con diferentes equipos (marketing, comunicación, recursos humanos, planeación, etc.) es menester.

Aparte de eso, es importante crear una base de datos de eventos para que puedas rastrear toda la información necesaria, y asegurarte de que es accesible para todos en el equipo de planeación. 

Finalmente, querrás establecer una dinámica de encuentro para discutir cualquier nuevo reto y monitorear el progreso. 

Paso 4. Haz uso de skills transferibles

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Aunque planear un evento sin tener experiencia exige un mayor grado de esfuerzo, puedes preguntar a miembros de tu equipo que tienen las habilidades necesarias para ayudarte a sobreponer un desafío de planeación.

Por ejemplo, puede que descubras que alguien del equipo de marketing puede ayudarte a promover el evento en redes sociales, o que alguien de recursos humanos puede conocer cómo ayudarte a moderar una conferencia o taller.

Resumiendo

Las compañías pueden realizar múltiples eventos por año, significando que una vez hayas hecho la valoración de los resultados de uno, tendrás que comenzar a planear el otro.

Por eso alcanzarás una mayor eficiencia si creas un protocolo o metodología de planeación de evento. Te dará una hoja de ruta que puedes aplicar para cada evento, con pequeñas variaciones en función del tipo de evento, grupo objetivo, y alcance.

Finalmente, no olvides que hay software de management de eventos que te ayudará a simplemente clonar el evento previo (con unos pocos clicks), cambiar la data, y lanzar un nuevo evento usando las configuraciones previas.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.