Cómo realizar tu primer evento virtual como un profesional [Buenas prácticas]

La industria de eventos se encuentra en un escenario sin precedentes. Con los eventos siendo cancelados o pospuestos, es el momento de incursionar en lo virtual y abrazar los eventos online como una solución que nos puede dar resultados muy necesitados en este momento.

El show debe continuar y para que eso suceda los organizadores de eventos deben aprovechar la oportunidad que los eventos virtuales pueden brindarnos en un ecosistema nuevo. Cuando los eventos sufren un parón súbito debe haber un plan de respaldo y llevar tus eventos a la virtualidad ofrece precisamente esto.

En el corazón de esto están las cumbres virtuales, que te dotan de una solución temporal para llenar el vacío dejado por la epidemia del coronavirus. Esto nunca remplazará a los eventos en vivo, pero si brinda un plan de contingencia para crear eventos y limitar el daño sufrido cuando los eventos en vivo son cancelados.

¿Qué es una cumbre virtual?

Una cumbre virtual es un evento colaborativo y online, que incluye una serie de entrevistas con expertos que se concentran en un área o nicho específico. La belleza de las cumbres virtuales es que pueden cubrir cualquier industria y cualquier negocio, ya sea B2B o B2C. Aquí hay algunos ejemplos para que saques algún ejemplo de cómo debe ser una cumbre virtual.

SaaS Breakthrough 2019 [link]

Product-Led Summit [link]

Reach-Summit 2020 [link]

En términos generales, los eventos virtuales son gratis para asistir en vivo pero te requieren pagar para acceder al contenido después de que esté terminado, a lo que se refiere usualmente como un all-access pass.

Los beneficios

Partiendo de que lo hagas bien (ya lo explicaremos en un momento), realizar una cumbre virtual viene con muchos beneficios que van más allá simplemente de generar ingre

Incrementa tu influencia y autoridad: Esta es una oportunidad fantástica para que te posiciones junto a los más grandes y mejores de los líderes y expertos de la industria. Porque su influencia y autoridad se codeará con tu marca y hará grandes cosas para que tu nombre figure.

Aumenta tus suscriptores: Las reuniones virtuales son una de las mejores formas de crear un influjo de tráfico grande con una audiencia que está interesada en tu nicho. Puesto que cuando ofreces contenido valioso y de alta calidad gratis puedes volver este tráfico en suscriptores de email.

Desarrollo de product: Aunque lo que estás ofreciendo es gratis, después de que el evento termine tendrás mucho contenido de valor que puede ser transformado en sí mismo en un producto. Como hemos discutido brevemente, al ofrecer un all-access pass puedes otorgar acceso vitalicio a las charlas y al contenido.

Planning

planning

Ok, hemos entonces resaltado qué son los beneficios de un evento virtual y ahora es tiempo de ponerse serio y de la parte más amenazante: ¿Por dónde comienzo? ¿Y cómo puede asegurar que va a ser un éxito? Para ayudarnos con esto, hemos identificado estos tres pequeños pasos que puedes aplicar rápido y fácil en tu primer evento virtual.

Como con cualquier evento, el primer paso para un evento virtual tiene que ser la planeación. Esto requiere que te pongas a reflexionar y te hagas ciertas preguntas. Nota: date a ti mismo un buen tiempo y comienza a preparar todo entre 4 a 6 meses antes del evento.

En vivo o grabado: Solo porque tu evento es virtual no significa que puede escapar a la logística. Primero lo prmero, ¿quieres que el evento sea en vivo o grabado? Lo primero significa que realizarás cada entrevista y presentación en vivo en el evento, mientras lo último significa que grabas todo tu contenido por adelantado y luego publicas las grabaciones.

Dado que tú y tus oradores tengan una buena conexión de internet, hay más ventajas para realizar el evento en vivo. La cumbre ofrecerás más engagement porque los asistentes saben que sus preguntas pueden ser respondidas en tiempo real. Sin embargo, esto también viene con algunos desafíos extra, especialmente en coordinar todo al mismo tiempo.

Fechas: Lo próximo que deseas es fijar las fechas. En esta etapa, deberías tener una idea de qué será tu temática para el tema viral así que averigua para asegurarte de que no interfiere con otros eventos que puedan estar igualmente en el calendario de tus asistentes. Generalmente, un evento virtual debería dudar de 3 a 5 días (dependiendo por supuesto de cuánto contenido desees presentar).

El tema y el contenido: Esto depende del propósito general de tu negocio y por esta razón, deberían estar estrechamente alineados con lo que haces. Luego necesitas pensar qué tema tocaría los principales problemas de tu audiencia.

Puedes comenzar a pensar en el nombre del evento y en cómo los conferencistas cubrirán los diferentes aspectos de ese tema. Asegúrate de que el tema toca a tu nicho y de que piensas en tu audiencia en todo momento. En últimas, deseas que se registren tantos clientes ideales como sea posible.

Una vez tengas esto, necesitas comenzar a identificar los insumos necesarios para crear y promover el evento. Esto incluye: artículos, página de inicio, ebooks, campañas de emails, redes sociales y cualquier otra cosa en la que puedas pensar.

Encontrar oradores: Ahora es tiempo de la parte más importante. Contactar a los conferencistas y lograr traerlos a bordo. Estos son los influenciadores que pueden hablar de los temas que tú has decidido que te gustaría tener en tu evento. Esta es la gente que aparece en outlets de la industria, y la gente que otros tienden a referenciar o citar.

Este es el mayor factor de atracción para tus asistentes y es lo que puede hacer o deshacer el éxito del evento. Apunta a unos 25-25 oradores e identifica su nicho y qué aspecto del tema estarán cubriendo.

Recuerda: los conferencistas que promueven o comparten tu evento incrementarán el alcance de todo el evento para todos los involucrados.

Planeación y promoción previas al evento

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Graba las entrevistas: Una vez los conferencistas hayan comenzado puedes comenzar a grabar. Para esto puedes usar Zoo. Para garantizar calidad de punta, infórmate sobre los oradores previamente y elabora tus preguntas en torno a ellos. Prepara algunas preguntas y compártelas antes de que comiences a grabar.

Una buena cumbre virtual dura alrededor de 30 minutos y va directo a las preguntas que los asistentes desean que sean respondidas.

Crea tu website: Ahora es hora de incluir tus entrevistas grabadas con los conferencistas en diferentes páginas a lo largo de tu website. Si comienzas temprano la grabación, puedes darte un tiempo de ventaja en preparar la cumbre. Crear una página para cada discurso y personalízala para cada discurso y crear consistencia visual.

Promoción: El mes previo a tu evento debería estar dedicado completamente a la promoción. Este es el factor definitivo en cuántos suscriptores de email puedes generar junto con tanto ingreso, por lo que no podemos subestimar la importancia de esta parte.

Todo el contenido que has creado necesita ser distribuido. Las campañas de redes sociales y de emails, posts de invitados – tú menciónalo.

Lanzamiento

En la semana previa al evento y durante el evento mismo, envía correos a la gente todos los días con previsualizaciones y recordatorios, y un programa claro para todos los conferencistas de forma que sea fácil asistir a los oradores que desean escuchar.

También deberías enfocarte en mantener contentos y bien informados a tus conferencistas a lo largo del proceso. Una de las mejores formas es ser claro y simple en tus instrucciones. Pueden verse frustrada si se sienten confundidos o inseguros acerca de qué deben hacer o cuándo.

Intenta ser tan organizado como posible en tu comunicación antes del evento.

Posterior al evento

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En este punto, adelanta una serie de campañas diciendo a tus asistentes que esta es su oportunidad final de comprar su all-access pass. Aquellos que compren el pase tendrán acceso a las sesiones para siempre. De no ser así, una vez hayas clausurado el evento, estas desaparecerán para aquellos sin pase. Esto crea un sentido de urgencia y de escasez, lo que a su vez incrementará las conversiones.

Así mismo, asegúrate de mandar una nota de agradecimiento a todos los conferencistas invitados por su participación y trabajo duro en promover al evento. Y finalmente, busca formas de apalancar tu nueva relación con los influenciadores para posts de invitados, entrevistas de pocdasts, y cualquier otra cosa que puedas hacer.

Topics: Planeación de eventos

Thomas Davey

Written by Thomas Davey

Copywriter and marketing specialist who enjoys showing the world what can be done with the power of events and some good technology.

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