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Cómo decidir el pricing de los paquetes de tu evento

13-jun-2019 7:18:14 / by Jewel Hazelton

Descubrir el pricing es una parte integral del proceso de planeación. En este artículo, aprenderás los pasos necesarios para determinar cuánto cobrar por los eventos y las diferentes opciones de pricing.

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Como organizador de evento, ya sabes que la asistencia puede determinar el éxito o el fracaso de tu evento. Las ventas de entradas son la mayor Fuente de ingresos de los eventos. Por eso es crítico que aprendas a desarrollar estrategias de pricing que harán que la gente desee asistir repetidamente a tus eventos.

La Buena noticia es que el pricing no tiene por qué ser difícil como física cuántica. En este artículo, desmitificaremos el arte de poner precios y desarrollar paquetes para tus eventos.

Determina el costo total de planear el evento

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El primer paso que debes determinar es el costo de realizar el evento. Debes mirar todo desde el costo del catering, tasas de asistencia previas, cuánta gente deseas que venga, requerimientos audiovisuales, apoyo tecnológico, regalos, costo de los oradores, costos de arrendar el sitio, y materiales de marketing. Estimar los gastos es esencial a la hora de planear un evento.

Fija un objetivo de utilidad por persona

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Ahora que has estimado el total de los costos para ejecutar tu evento, mira tus costos fijos y variables para calcular el costo total por persona para planear tu evento. Gastos variables como comida o mano de obra están sujetos al cambio, pero puedes proyectar un rango por persona para tu evento.

Esto te ayudará a construir el marco de trabajo para tus metas y objetivos. Añade el costo total de la comida, sitio del evento, entretenimiento y gastos misceláneos, y divide el monto por las personas que quieres que asistan.

Esto te dirá el costo promedio por asistente. Luego, necesitarás determinar cuánta utilidad quieres obtener y así fijar el punto de equilibrio. Tus metas y objetivos para el evento deben expresarse en términos per cápita para que no te desvíes del camino a lo largo del proceso. 

Revisa tu presupuesto anual

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¿Planeas múltiples eventos en un año? Tu próximo paso es revisar tu presupuesto anual. Cada evento debe remitirse al presupuesto anual. Así es esencial que consideres todos los aspectos cuando decidas los gastos y objetivos de ingreso.

Identifica cuántos tiquetes puedes vender de verdad

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El error que muchos organizadores de eventos hacen es sobreproyectar las ventas de tickets. Es imperativo entonces fijar un número realista para la cantidad de entradas que puedas vender. ¿Puedes llenar el sitio del evento que has escogido?

Si tu evento tiene un aforo de 800 personas, ¿cuentas con las tácticas de marketing para garantizar que esa gente asista? Una vez hayas identificado el número de personas a las que quieres llegar, divide tu punto de equilibrio por el número de entradas que deseas vender.

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Esto determinará el monto mínimo que puedes cobrar para alcanzar tu punto de equilibrio. Ahora necesitas decidir cuánto deseas cobrar para ganar una utilidad. Suma esto a tu punto de equilibrio y divide el total por tus ventas de tiquetes proyectada. Una vez tengas estos dos números, comienza a ponerle precio a los diferentes paquetes de tickets.

Busca eventos similares dentro de la industria

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También es una buena idea explorar precios de industrias similares cuando construyes tu propia estrategia de pricing. Por ejemplo, mira cuál era el costo de los eventos previos celebrados en tu sitio de evento. Quieres estar seguro de que los precios de tus entradas son realistas pero también competitivos con los estándares de la industria.

Estrategias de pricing para incrementar la venta de entradas

Cuando hayas determinado el precio base de tu tiquete, es tiempo de comenzar a construir tu estructura de pricing. Echemos una mirada a los niveles de pricing que funcionan bien para incrementar la asistencia.

  • Paquetes avanzados y de compra temprana

EL precio de compra temprana es una gran forma de incrementar las ventas de tiquetes al principio. Al ofrecer un descuento limitado en el tiempo, estrás atrayendo asistentes que desean participar y ahorrar dinero. Otorga un 10-20% de descuento sobre el precio base a los compradores iniciales. Establecer un tiempo límite para la compra temprana crea un sentido de urgencia previo al evento. Una plataforma de eventos robusta te posibilita generar paquetes de compra temprana sin derramar una sola gota de sudor.

  • Paquetes de grupos

El pricing de tickets para grupos atrae conjuntos de personas en los que un equipo entero planea participar en vez de hacerlo individualmente. Ofrecer una tarifa para grupos incentive a las grandes compañías para ahorrar dinero mediante la adquisición de este paquete. Dependiendo del tamaño de tu evento puedes ofrecer más de un tipo de paquete de grupo. Ofrece un precio para un grupo de cinco y otro para grupos de seis en adelante. El pricing de paquetes según el tamaño de la venta ayuda a incrementar las ventas de entradas.

  • Patrocina paquetes de descuento

Una gran manera de generar rumor en torno a tu evento es ofrecer un descuento a los patrocinadores y a sus audiencias. Debes entregar a tus patrocinadores un código de descuento por un tiempo limitado para que puedan compartirlo por email y redes sociales. Esto suscitará discusión en torno y alcanzarás nuevas audiencias. Los códigos de descuento están usualmente un 10% por debajo del precio de compra temprana.

  • Paquetes de élite

Hay una demanda creciente por experiencias VIP en eventos. Ofrecer una tarifa con mark-up que ofrece algo extra como pases a un happy hour o una conferencia exclusiva es una gran forma de atrapar al entusiasta del lujo pero también de hacer más dinero. La persona en búsqueda de un valor agregado pagará un mayor precio por una experiencia experiencial.

  • Paquetes de asistencia limitada

Ofrecer paquetes de medio día de un día entero permite a quienes desean asistir pero no pueden permanecer todo el tiempo experimentar el evento. Esto es cada vez más popular para las conferencias y eventos de multiples días. El pase de asistencia limitada debe cobrarse ligeramente más caro que el costo por día de un pase completo.

  • Registro in-situ

Luego de que el período de registro online expire, puedes ofrecer tiquetes en el sitio del evento a un mayor costo. Los costos de registro in-situ están usualmente 10-20% por encima del precio final. Esto motiva a los asistentes a registrarse tempranamente pero también se ajusta a el comprador de último minuto que realmente desea participar. 

En conclusión

El pricing del evento es crucial para el éxito de tu estrategia. Recuerda fijar precios con los participantes en mente y forma expectativas razonables. Define tus metas de ingreso y haz seguimiento a todos los gastos. Finalmente, monitorea el progreso de las ventas de tickets y recuerda que está bien cambiar sobre la marcha.

Topics: Gestión de eventos

Jewel Hazelton

Written by Jewel Hazelton

Events expert with many topics of interest.