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Cómo determinar si necesitas la ayuda de una agencia de eventos

06-mar-2019 3:14:32 / by Victoria

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El concepto de “marketing de evento” ha evolucionado de lo que una vez pensamos era una moda pasajera en algo en que las compañías invierten grandes montos de dinero y recursos.

Interactivos y altamente participativos, los eventos han ganado territorio en campañas de redes sociales, volviéndose una herramienta importante para la comunicación de marca.

Sin embargo, el marketing de eventos viene con múltiples desafíos para los equipos internos de marketing. Uno de esos desafíos es tratar de sobrevivir a la logística del evento. Si no tienes experiencia o no estás equipado con la solución digital apropiada, planear ciertos eventos puede ser inesperadamente difícil.

Las agencias de eventos, por otro lado, están bien preparadas para lidiar con la logística, haciéndote diez veces más fácil pilotear el multifacético mundo de la planeación.

Obvio, esto es otro costo que la compañía debe prever, dado que externalizar logísticas masivas de un evento puede ser bastante costoso. Pero en algunos casos, no hacerlo puede llevar a un ROI negativo, pero también a una serie de experiencias poco amigables para los asistentes, lo que podría dañar la imagen de tu marca.

La principal decisión que deberías tomar es recurrir o no a los servicios de una agencia externa.

¿Cómo saber si puedes manejar la planeación internamente o si necesitas contratar una agencia de eventos?

Para ayudarte a descubrirlo, hemos reunido estos criterios que querrás considerar a la hora de decidir cómo planear tu próximo evento: 

#1. Tipo de evento16084

¿Estarás adelantando un taller o una conferencia? ¿Deseas lanzar un nuevo producto o planear un seminario rápido para tus compañeros de referencia?

Dependiendo del tipo de evento que organices, puedes evaluar la necesidad de apoyo externo.

Por ejemplo, es casi seguro que puedes planear por ti mismo un taller pequeño, una dinámica de equipo, o una reunión de junta directiva. No obstante, cuando se trata de un congreso o incluso una feria de negocios, necesitarás definitivamente la ayuda de una agencia de planeación.

Los grandes encuentros requieren un equipo que pueda atacar múltiples factores al tiempo que permanece alineado con tu estrategia de evento y metas de negocio.

Aparte de eso, incluso los profesionales de las agencias de eventos pueden ayudarte a tratar con tus tareas diarias y aconsejarte respecto a diferentes formatos de encuentro para ayudarte a incrementar la participación, llevando a mejores resultados.

#2. Complejidades de logística64986

Digamos que estás planeando una conferencia para tus actuales clientes. Suena como un gran evento, ¿cierto?

No obstante, esta conferencia de un día es nada comparada a dos sesiones de mesa redonda separadas por una pausa de café. En otras palabras, también debes gestionar el proceso de registro, los oradores, el catering, y el equipo audiovisual.

Usualmente, estos aspectos no requieren mucho esfuerzo, especialmente cuando usas un software de management de eventos poderoso.

De todas formas, si cambiamos las configuraciones un poco, correrás el riesgo de fracasar.

Digamos que, en vez de una conferencia de un día, tienes que planear una conferencia de una semana, con sesiones de conocimiento simultáneas, una pequeña exhibición, unas pocas dinámicas de networking, y un programa social intensivo.

En este segundo caso, obvio, tendrás que recurrir a los servicios de una agencia de planeación de eventos para que te asista en navegar exitosamente las complejidades de la logística.

#3. Múltiples proveedores en el evento

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Cuando planeas un evento con logística más compleja, tendrás que operar y colaborar con diferentes proveedores, tales como los equipos de iluminación y audiovisual, la compañía de catering, la agencia de aseo, los profesionales de decoración, la compañía de staffing, etc.

Si no tienes ya una lista de proveedores, buscar marcas puede consumir mucho tiempo. Es más sencillo contratar una agencia de planeación de eventos que ya tenga conexiones establecidas.

#4. El número de asistentes

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Hay una gran diferencia entre acoger 100 personas en un evento y organizar una conferencia o lanzamiento de producto con más de 500 invitados.

Desde enviarle a la gente un recordatorio de pago hasta segmentarlos en diferentes categorías para efectos de comunicación, gestionar a los invitados puede ser abrumador.

Esta lucha solo puede amplificarse si también tienes otro trabajo.

Así que no dudes en llamar a un profesional de agencia de eventos, cuando acojas un gran número de participantes. Él o ella sabrán manejar a los invitados, aliviándote del estrés innecesario y el tiempo desperdiciado.

#5. Estrategia de evento poco clara

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Como sugiere el profesional de eventos Kevin Van der Straetens, “las agencias de eventos tienen una visión objetiva de tu compañía y por eso saben explotar mejor tus puntos fuertes y minimizar los débiles.

Tu propio staff tiene una mayor probabilidad de sufrir de ceguera selectiva en lo que respecta a lo último. Adicionalmente, una agencia es un excelente compañero de entrenamiento y caja de resonancia para el intercambio y desarrollo de nuevas ideas”. 

Así, cuando luchas para diseñar una estrategia satisfactoria, tal vez necesites una agencia de eventos para ayudar a explorar las metas de la compañía y alinearte con tu próxima conferencia o lanzamiento de producto. 

#6. Metas de negocio retadoras

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Una cosa es lanzar un nuevo producto: es una historia totalmente diferente cuando quieres capturar leads tibios y fríos en tu evento.

Dependiendo de la complejidad de tus metas de negocio, tal vez emplees profesionales reales que pueden disponer de técnicas y para lograr el éxito. 

#7. Otros plazos perentorios

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Si planear un evento coincide con otras tareas mayores o fechas límite, no dudes en acudir a una agencia de planeación de eventos.

De otra forma, no te será posible conjugar la logística y tus otras tareas, lo que puede llevar a un trabajo de baja calidad, pérdida de foco y entusiasmo, o peor aún, burnout.

#8. Diseñar una experiencia de marca

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Una de las razones por las que el marketing es tan poderoso es la posibilidad de proveer experiencias de marca específicas que resalten la naturaleza de tu negocio y revelen los valores en los que tu compañía cree. 

Sin embargo, diseñar una dinámica de marca poderosa que involucre los sentidos de tus participantes y les sumerja en la experiencia requiere conocimiento y habilidades maestras.

Obvio, es difícil diseñar una experiencia de marca sin experiencia en planeación. Por eso es tiempo de dar un giro hacia una agencia de planeación de eventos para configurar todo.

#9. Mejores resultados de evento

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Hay casos en los que planeas evento tras evento, pero no alcanzas el ROI que quieres ni consigues las metas esperadas.

Esto puede ser un signo que algo falla.

Puede ser la diferencia entre el mensaje que estás enviando y las necesidades reales de tus participantes. O incluso es posible que la experiencia misma del evento no es lo suficientemente satisfactoria para los invitados. Para evitar que esto suceda de nuevo y obtener mejores resultados del evento, ve por una agencia de planeación. 

#10. Eventos internacionales

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Ya sea una conferencia, festival o dinámica de networking, cuando gestionas un evento internacional, debes exhibir diez veces más pericia y un desempeño más alto.

Es mucho más trabajo y menos certidumbre. Adicional a tener que navegar en entornos ajenos y manejar el estrés extra, tendrás que afrontar desafíos adicionales: entender las costumbres locales de los negocios, entender los impuestos al valor agregado, potenciales barreras lingüísticas… y estos son solo algunos.

El factor incertidumbre puede sobrepasar tu confianza en ti mismo y paralizar tus acciones. Un equipo de planeación local puede asistirte en todos los retos logísticos.

Resumiendo

Cuando estés debatiéndote acerca de tomar los servicios de una agencia de planeación o no, siempre mira al monto de trabajo y habilidad que tu próximo evento involucra.

Pon atención al tipo de evento, locación (nacional o internacional), y el número de personas que asistirán. Interrógate sobre los desafíos logísticos y el número de proveedores requeridos para asegurar los resultados deseados.

Sé honesto contigo mismo en cuanto a la estrategia del evento y evalúa si es necesario un mejor enfoque. Finalmente, asegúrate de no tener más trabajo o plazos de entrega traslapándose. Si, luego de esta constatación, decides que necesitarás la ayuda de un equipo de agencia de planeación, comienza a buscar uno ya mismo.

A veces creer que gestionar todo por ti mismo puede ir en detrimento no solo de tus metas de negocio, también puede tener repercusiones negativas en tu salud y niveles de estrés.

Victoria

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