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Cómo digitalizar la planeación de eventos y nunca mirar atrás

30-nov-2018 6:43:23 / by Victoria

Digitalizar la planeación de eventos

Las inversiones vienen en múltiples formas. Desde impulsar la actividad del equipo de marketing hasta inscribir a tu compañía a un plan de automatización de ventas, el dinero que gastas en nuevos productos incrementará (ojalá) el ingreso de la compañía y la eficiencia de los empleados.

Mejorar la logística de la compañía e invertir en marketing nuevo, ventas, o herramientas de apoyo al servicio es un paso natural hacia el crecimiento y la innovación. No obstante, hay una última frontera que debe ser conquistada. 

De acuerdo a la compañía de investigación de mercado Frost & Sullivan, las organizaciones están gastando más de $USD565 mil millones al año en eventos.

No es un número pequeño, ¿cierto?

Y casi $USD30 mil millones de estos $USD 565 son gastados en procesos manuales que involucran la planeación y gestión de estos eventos. Eso es loco, considerando la dificultad para evaluar el ROI y la tendencia a una distribución de recursos sostenible.

Morgan Stanley Equity Research, por ejemplo, resalta que la planeación y management de eventos  sigue siendo una de las pocas áreas de gastos sin auditar en la mayor parte de las empresas.

Algo debe cambiar, ¿no crees?

Invertir en la automatización y digitalización de eventos parece una solución razonable. Mira algunos de los beneficios de incursionar en lo digital:

Logística coordinada

Usualmente, cuando miras las cosas desde un nivel ejecutivo, puede que pases algunos aspectos importantes por alto. Pregunta a tu equipo o a la persona responsable de planear tus eventos de marca cuánto esfuerzo y estrés resulta de planear un evento.

Así mismo, averigua el riesgo de equivocarse cuando alguien maneja manualmente la logística, así como qué tan lento el proceso puede ser.

Miremos, por ejemplo, el proceso online de registro de asistentes. Puede ser extremadamente tedioso depender de formularios de Google, reunir y analizar la información de los participantes, generar y enviar facturas personalizadas (lo que implica crear manualmente facturas en Word), esperar por los pagos, escrutar la lista de registro para identificar quién no ha pagado todavía y enviarles los emails recordándoles hacerlo… ¿necesito seguir?

Solo pensar sobre esto puede dar a cualquiera un dolor de cabeza.

Digitalizar la gestión del evento significa que tu equipo o empleados nunca más tendrán que pensar en hacer manualmente estas tareas. En cambio, configurarás el sistema, coordinarás la logística, y dedicarás tu tiempo recién adquirido a la innovación, la experiencia del evento o las estrategias de marketing.

Gastos manejables

Cuando automatizas la planeación de tus eventos, tus gastos esperados disminuirán. Tu equipo sabrá lo que sus opciones son (si decides ir por un sistema de management de eventos) y cuánto cuesta cada opción. Digitalizar la logística del evento te permite prever el gasto general y tomar mejores decisiones en cuanto a planeación de evento.

Una impresión y apariencia más profesionales

No es que tu equipo de t planeación (si es que tienes uno, aunque es más probable que alguien del departamento de marketing o tu asistente personal sean responsables por gestionar la totalidad del evento), no esté preparado o sea poco profesional. Ambos sabemos cuánto esfuerzo y cuidado dedican a la logística.

Pero seamos honestos: badges creados en Word nunca lucirán profesionales. Una página de evento en Wordpress.com nunca competirá con las páginas creadas por expertos. Una factura de Word pobremente diseñada no estará nunca al nivel de una generada automáticamente.

Ya tienes la idea. Para asegurar una apariencia profesional y exhibir tu marca como ejemplo de excelencia, tendrás que adoptar un sistema de planeación automatizado.

Así que, si todavía no estás allí, pero al menos piensas en cómo digitalizar tu evento, aquí hay algunos buenos puntos de partida a considerar:

Paso #1. Audita los protocolos de planeación y define las necesidades

Es importante hacer seguimiento de estas tareas con tu equipo de planeación o con la gente responsable por el manejo de tus eventos. Agenda una serie de reuniones con ellos y discute el protocolo de planeación (qué acciones suelen tomar ellos al momento de diseñar un nuevo evento).

Consecuentemente, concéntrate en revelar esos pasos que son los más exigentes para el equipo e identifica las necesidades que tienen en términos de automatización.

Nota que tal vez ellos no sepan que algunas tareas pueden ser digitalizadas, por lo cual siempre es mejor invitar a alguien (un planeador profesional de eventos, por ejemplo) que sepa de las últimas tendencias, pero que también sea sensible a la reducción del estrés a través de la automatización.

Paso #2. Configura un criterio específico de selección

No voy a mentir: hay muchos peces en el mar, y las opciones de automatización puede parecer abundantes. Puede ser un poco abrumador.

Para escoger la opción que mejor corresponde a tus necesidades, debes tener criterios claros de selección. ¿Qué estás buscando? ¿Qué situaciones de planeación deseas resolver a través de la digitalización?

Por ejemplo, si estás principalmente ejecutando eventos de marca sin un énfasis especial en el networking, entonces un sistema de planeación de eventos basado en el aprovechamiento de las reuniones uno a uno tal vez no sea para ti.

Por otro lado, si toda tu filosofía de planeación gravita en torno a las interacciones de los participantes, tal vez estés interesado en adoptar una herramienta de logística de eventos que te pueda ofrecer una solución de networking. 

Asegúrate de entender a cabalidad los protocolos de management y necesidades de tu equipo(s), para que puedas entonces establecer criterios específicos de selección. 

Paso #3. Evalúa cuidadosamente el mercado de tecnología de eventos

Una vez decides lo que necesitas, es tiempo de sumergirse en las congestionadas aguas de las soluciones de planeación. Mira sitios como Capterra para más información sobre software de planeación o reviews de apps, o usa Google para buscar por opciones. Haz una lista de las marcas que se ajustan más a tus necesidades y muévete a tu próxima fase de análisis.

Paso #4. Busca algo que sea más que “solo un producto”

Digamos que tienes solo 10 o 15 opciones en tu lista. ¿Cómo puedes reducirla a cinco o cuatro marcas? Siempre compra de compañías que sepan qué y a quién están vendiendo.

¿Qué significa esto? Verifica su contenido base. ¿Tienen un blog útil y activo? ¿Pueden ayudarte a ti y a tu equipo a adquirir más visión en la planeación y marketing de eventos? ¿Tienen una base de conocimiento fuerte y en crecimiento? 

¿Ofrecen más que una herramienta digital para manejar eventos? Una marca a la que le importan de verdad sus clientes generará valor adicional más allá de sus productos o servicios.

Paso #5. Prueba una demo o habla con el equipo de ventas para más detalles

Luego de reducir tu lista a unas pocas marcas, puedes tomar el próximo paso y probar la demo (si está disponible) y ver qué tan amigable con el usuario es el sistema de planeación. Toma en consideración que, en algunos casos, aprender un nuevo sistema puede consumir mucho tiempo.

No obstante, cuando se trata de adoptar una herramienta de planeación integral para digitalizar tu evento por completo, tu equipo tendrá que pasar algún tiempo entendiendo cómo funciona.

Más aún, podrías agendar unas pocas reuniones con diferentes equipos de ventas y preguntarles por sus sistemas. Esto te proveerá la claridad necesaria para tomar una decisión informada y justificada.

Automatiza para la excelencia

Comprar un sistema de management de eventos para automatizar y digitalizar el protocolo de planeación es mucho más que una cuenta adicional por pagar. Es una inversión importante que te ayudará a disminuir los gastos logísticos, al tiempo que impulsas el impacto del evento de tu marca en tus audiencias e incrementas tu excelencia profesional.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.