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Cómo diseñar un programa de evento que enganchará a tus participantes

30-nov-2018 7:02:37 / by Victoria

Diseño de programación de eventos

Antiguamente, aparte del networking, la gente asistía a los eventos por las valiosas perspectivas que obtendrían de las sesiones de conocimiento e importantes oradores. Asistir a un evento equivalía a recibir una visión fresca sobre diferentes temas. 

Desde actualizaciones en la industria hasta estadísticas y benchmarking, la gente adquiría información invaluable que otros profesionales que no asistían al evento descubrirían semanas o meses después.

Pero los tiempos están cambiando, y en estos días, más y más canales de media enriquecen a los espectadores con visiones interesantes e información significativa, incluyendo videos de Youtube, grupos de Facebook, y mentes maestras en línea, solo para nombrar algunos.

Considerando todas las opciones allí afuera, tal vez encuentres que la gente se siente menos atraída por el programa de tu evento.

Tal vez invites a un líder de pensamiento para hablar sobre su nuevo libro, pero ¿qué sucede si la charla sobre su libro ya fue publicada en Youtube hace un mes? Seguro, la gente podrá venir para buscar un autógrafo o conocer al orador en persona. Pero ¿cuánto valor ofrecerá de verdad tu evento al acoger a una persona que básicamente va a repetir el mismo discurso disponible en línea?

Por otro lado, diseñar un programa de evento poderoso es esencial para impulsar la tasa de asistencia y fortalecer la marca de tu evento.

¿Cómo lo haces?

Aquí una serie de tips que tal vez quieras seguir al momento de definir el programa de tu próximo evento:

Tip #1. Piensa en enfoques inusuales

Nuevos enfoques para los contenidos de un evento

Gente de mentalidad similar se enfoca usualmente en las mismas cosas. Las personas que quieren ser emprendedores se concentran usualmente en cosas como la motivación, invertir, escalar sus negocios, contratar, manejar equipos, etc. La gente interesada en comenzar un canal de Youtube está interesada en temáticas como equipos de video, qué es un SEO de Youtube, cómo grabar su vida cotidiana, etc.

Los profesionales están intentando cubrir lo esencial y hay una carencia de imaginación cuando se trata de nuevos enfoques.

Esto es lo que puedes intervenir para mejorar el programa del evento.

En vez de ejecutar nuevos eventos sobre marketing digital, por ejemplo, podrías anclar la temática del evento en la conexión entre las reacciones físicas de la gente a los anuncios digitales mientras ven videos de Youtube y las consecuencias de largo plazo que esta estrategia tiene sobre la imagen de la marca.

La idea es salir con nuevos enfoques o cosas que la gente no discute normalmente y que ofrecen a tus participantes un programa verdaderamente interesante e innovador.

Tip #2. Ve al nicho

Temas de nicho. Tranvía

Temas amplios son difíciles para apuntar a los participantes correctos. Aparte de eso, siempre es difícil atraer más gente a tu evento cuando los temas tratados no son lo suficientemente específicos. Si tomamos el ejemplo previo y decimos que estás planeando un evento en marketing digital, deberás hallar un micronicho y construir tu programa de evento basado en este aspecto particular.

Puede ser, por ejemplo, inbound marketing para expertos en SEO, o tips de SEO para escritores freelance, o incluso estrategia de contenido para compañías de SaaS.

Ese micro-nicho no solo determina el target group de tu evento, también te da la posibilidad de ofrecer a tus asistentes miradas valiosas y a profundidad sobre un tópico importante para ellos.

No te limites a grandes temas. 

Procura siempre delimitar tus temáticas tanto como sea posible y extrae cada trozo de información significativa que tus huéspedes no encontrarán en otros sitios.

Tip #3. Invita autores de libros junto a las personas sobre las que escribieron

Escritores de libros para eventos

Los autores recientemente publicados siempre son interesantes y pueden ofrecer interesantes visiones sobre la investigación que hicieron por su libro. Pero esta información está envejeciendo bastante rápido, por lo que un pequeño giro siempre es bienvenido. 

Por ejemplo, podrías disponer una mesa redonda con el/los autores del libro y la gente sobre la que escribieron, para discutir el principal asunto de su libro desde diferentes perspectivas.

Un ejemplo reciente es el Foro de Fundación Reagan y la conversación con el multimillonario y emprendedor Peter Thiel y el famoso mercaderista Ryan Holiday, quienes escribió un libro sobre el conflicto entre Thiel y Gawker.

Este formato definitivamente intrigará a tus asistentes, dado que es algo fuera de lo ordinario.

Tip #4. Ofrece clases magistrales con líderes de la industria

Clases magistrales con líderes de la industria

Invita a tus asistentes no solo a oír los oradores de u evento, también para aprender de ellos. En vez de conversaciones formales, mesas redondas, o sesiones fundamentales, puedes igualmente enriquecer tu programa con una serie de talleres y clases dictadas por tus oradores. 

Esto impulsará la calidad de tu evento ofreciendo tanto conocimiento como transferencia de destrezas, siendo este último una ventaja única de asistir que tus participantes apreciarán.

Tip #5. Prepara debates entre controvertidos líderes de opinión

Debates para el diseño de programación de eventos

Añadir algo de picante con un poco de drama no siempre está mal. La gente podría estar interesada en ver oradores que representan puntos de vista encontrados.

Por ejemplo, podrías invitar a un representante de Airbnb y un manager de hotel que haya sido afectado por la nueva economía colaborativa. O podrías mostrar a tus asistentes un debate entre los factores de decisión que están a favor y en contra de la legalización de la marihuana.

La idea aquí es atacar temáticas sensibles que serán especialmente interesantes para tus participantes.

Obvio, siempre es un desafío mantener la conversación decente, pero estos debates pueden generar puntos de vista interesantes para tus participantes y ofrecerles una experiencia que valga la pena.

Tip #6. Haz una lluvia de ideas para el programa de tu evento

Diseño de programa de evento enfocado en los visitantes

Antes de diseñar el programa del evento, haz un sondeo rápido en redes sociales y pregunta a tu audiencia por sus ideas. Enumera una lista de potenciales temas del evento y haz que la gente vote para encontrar el más atractivo.

O podrías preguntar directamente a tus seguidores cuáles son sus más urgentes desafíos y qué preguntas les gustaría que fuesen respondidas en el transcurso del evento.

Este feedback te dará un mejor entendimiento de lo que tu audiencia quiere de tu evento, proveyendo así la información necesaria sobre cómo debería lucir el programa de tu evento.

Tip #7. No olvides el newsjacking

Newsjacking - Técnica de marketing

Finalmente, para hacer tu evento realmente atractivo, siempre puedes intentar el newsjacking (aprovechamiento de una noticia de actualidad), una táctica de marketing en la que incorporas tu marca o producto en las noticias en un intento de ganar exposición y publicidad.

Un ejemplo inteligente es una acción de newsjacking de Google. En algún punto, los drones se volvieron un trend noticioso masivo. Todos cazaban noticias sobre drones, dado que este tema estaba generando una loca cantidad de tráfico.

Como Ryan Holiday explica, esto estaba obviamente en la mente de Amazon cuando, en la víspera del Cyber Monday—uno de los días de shopping online más importantes—hizo un comercial que mostraba un dron de reparticiones descargando paquetes con la marca de Amazon en portones alrededor de los Estados Unidos. Aquí está la cosa: este sistema de drones no existe. Pero ese no fue nunca el punto: Amazon estaba “secuestrando” las noticias para su beneficio. Todos cayeron—incluyendo 60 Minutes, donde el comercial debutó—porque la compañía lo hizo tan bien.

Para hacer tu programa de evento significativamente atractivo, mira alrededor y pregúntate qué es digno de las noticias y cómo podrías sacar provecho de ello introduciendo un tema relacionado en el programa. De esta manera, obtendrás la atención de la gente e incrementarás tus oportunidades de obtener una mayor asistencia.

Creado para atraer

Un programa de evento no debería ser la típica hoja de ruta de tus asistentes, diseñada para ayudarles navegar toda la dinámica de transferencia de conocimiento. Por el contrario, debería promover el verdadero valor del evento y persuadir a múltiples personas a registrarse.

Deja de ver tus programas como un mero paso logístico que debes tomar. Sé creativo y diseña un programa poderoso que garantizará múltiples experiencias inolvidables para los asistentes.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.