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Cómo escoger la mejor ciudad para tu próximo evento

05-feb-2019 10:41:49 / by Victoria

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En nuestros días, las compañías existen y prosperan coordinadas remotamente por equipos dispersos en el mundo. Las marcas han combinado aspectos locales con un alcance internacional. Los profesionales viajan a lo largo del globo por negocios, trabajo y networking.

El movimiento global de activos, recursos y personas ha impuesto un giro radical y nos ha hecho repensar la forma en que construimos marcas fuertes, intercambiamos valor e interactuamos con otras personas.

Obvio, esta realidad es cierta para la industria de eventos.

Lo ubicación de un evento—ya sea una ciudad, estado, país, o un sitio apartado—tiene un impacto multidimensional.

Primero, todo se trata de logística y de costos, más la facilidad (o dificultad) de familiarizarse con el sitio, ayudar a encontrar entidades (tales como Centros de Convenciones), y planear el evento.

Segundo, la ubicación afectará la experiencia holística de tus asistentes, involucrando tanto el viaje como la interacción con el nuevo ambiente.

Finalmente, el alcance de tu evento se extenderá a la economía local, incluyendo financiar proveedores del evento, incrementando el flujo de personas con poder adquisitivo, y asegurando los ingresos por la ocupación hotelera.

Por eso escoger una ciudad para tu próximo evento no es una tarea para tomar a la ligera—hay múltiples condiciones y aspectos que debes considerar.

Y si las grandes ciudades serían usualmente más atractivas para los planeadores y los asistentes internacionales, gracias al fácil acceso e infraestructura existente, las ciudades pequeñas se están transformando en verdaderas gemas.

Creciendo... pequeño

Como Allan Leibowitz indica en artículo de Skift, las ciudades más pequeñas están cazando agresivamente eventos mayores para capitalizar los crecientes costos y restricciones en disponibilidad en las capitales de las convenciones tradicionales.

También añade, ciudades como Manchester en UK, Gotemburgo en Suecia, y Adelaide en Australia están aprovechando todos los recursos tanto en los sectores público como privado y academia para atraer eventos de mayor talla y garantizar buenos resultados para los organizadores de eventos y demás.

Menos costosas, en rápido desarrollo, e interesadas en atraer grandes eventos para construir una marca local y fortalecer sus economías, las ciudades más pequeñas se han convertido en importante actor global en la industria de eventos, junto a las ciudades MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) 

Según Leibowitz, las ciudades de conferencias tradicionales siguen siendo la elección por default de los organizadores de eventos, pero el alza de los costos y la limitada capacidad hacen a las ciudades secundarias más atractivas. Y algunas están trabajando duro para su único beneficio.

Considerando este nuevo pool de infinitas opciones, ¿cómo escoges la mejor ciudad pequeña para tu próximo evento?

Hemos reunido algunos tips para ayudarte:

Tip #1. Determina el calibre de la experticia local

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Planear un congreso internacional en una ciudad diferente (o país) acarrea un imponente conjunto de riesgos y problemas

Sin embargo, puedes superar estos desafíos preparándote de antemano con una investigación a profundidad sobre el destino, visitar la locación e interactuar de cerca con el centro de convenciones. 

Sin importar qué tan grande sea o cuánta experiencia tenga tu equipo de planeación, probablemente necesitarás la ayuda de profesionales de evento e instituciones locales. No solo conocen las costumbres locales y cómo las cosas funcionan mejor, pero también pueden traer algo local y de valor inesperado que haga tu evento memorable y de impacto.

Así, que antes de escoger una ciudad para tu próximo evento, debes evaluar primero su oferta y determinar el calibre de la experticia local mediante el análisis de los eventos de la ciudad y de quiénes planearon esos eventos.

Tip #2. Evaluar los esfuerzos de marketing del destino

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Hay una gran diferencia entre ciudades pequeñas y ciudades pequeñas que desean atraer más eventos internacionales.

Las primeras tal vez se concentren, a lo sumo, en generar programas para turistas, mientras las segundas estarán construyendo activamente la infraestructura necesaria que atraerá a diferentes representantes internacionales de la industria.

Aparte de eso, tendrán una fuerte estrategia de marketing con la esperanza de transformar sus ciudades en atractivos destinos dignos de visitar y disfrutar. 

Presta atención a los esfuerzos que las autoridades locales están destinando a mercadear su ciudad para atraer eventos internacionales.

Tip #3. Constata el perfil de las autoridades locales

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Al escoger una ciudad para tu evento, es importante entender el nivel de colaboración que existe entre los sectores público y privado.

Por otro lado, también necesitas analizar qué tan involucradas están las autoridades locales en promover sus ciudades como destino de eventos. Usualmente, el grado de compromiso te dirá qué tan desarrollada está la infraestructura y qué tan acogedora la ciudad es.

Tip #4. Busca oportunidades de networking orgánico

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De acuerdo a un reporte de Skift, las ciudades están reposicionando sus núcleos centrales como “Distritos de innovación” para conectar mejor su alta tecnología con las industrias creativas, institutos de investigación, centros culturales y distritos de centros de convenciones. El objetivo es crear una más rica experiencia del asistente con mejores oportunidades para el networking orgánico y el intercambio de conocimiento entre líderes de industria locales y visitantes.

La presencia de diferentes clústeres industriales y hubs de conocimiento multiplicarán las oportunidades de networking que tus participantes tendrán al asistir al evento, lo que hará que su experiencia sea más gratificante y valioso en términos de negocios y colaboración con entidades locales. 

Tip #5. Identifica potenciales desafíos logísticosbady-qb-583039-unsplash

Desde el viaje y el alojamiento hasta las instalaciones del sitio del evento y el transporte público, debes escrutar minuciosamente cada aspecto que pueda complicar la planeación.

¿Es la ciudad un destino alcanzable? Mientras una locación exótica puede sonar excitante, si tus asistentes tienen que viajar dos días para alcanzar la ciudad, tal vez no valga la pena. Si las opciones para el sitio del evento son reducidas, tal vez deberías buscar otra locación.

Finalmente, si la ciudad carece de opciones de transporte y los asistentes tendrán problemas para ir al sitio del evento, busca en otra parte.

En otras palabras, antes de escoger la destinación del evento, es importante considerar todos los aspectos logísticos para recudir la incertidumbre y proveer una experiencia verdaderamente gratificante para tus asistentes.

Una ciudad pequeña, pero de impacto

Londres, Barcelona, Amsterdam, Miami, Las Vegas …  todas estas destinaciones son ampliamente populares entre las destinaciones de eventos.

No obstante, hay tantas otras oportunidades y ciudades pequeñas que no solo son beneficiosas en términos de ROI, sino que también pueden proveer una increíble y auténtica experiencia para el planeador y el asistente. 

Así que en vez de ir por la próxima ciudad “de moda”, tal vez sea hora de reducir el tamaño e incrementar el impacto de tu evento al escoger ciudades menos conocidas, pero más acogedores e íntimas, donde podrías invitar a tus asistentes a reunirse y disfrutar juntos unos pocos días de deleite.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.