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¿Cómo gestionar la información en la organización de eventos?

21-ago-2019 5:28:01 / by Victoria

El tiempo es uno de los activos más importantes para aquellos que planean eventos. Pero no es para nada tan importante como la energía y la estamina mental. Incluso si tienes abundantes horas de trabajo por delante para terminar las tareas logísticas o de planeación, si estás cansado, no harás mucho.

Tal vez sigas adelante con algunas tareas repetitivas, pero carecerás de la creatividad necesaria y de la visión para hacer una diferencia significativa en tu trabajo. Este artículo te ayudará a entender qué está sucediendo.

Gestión fácil de eventos

¿Cuáles son algunas de las cosas que te ponen tan cansado cuando planeas y gerencias un evento?

Cambios de último minute, altos niveles de incertidumbre, y un número sin fin de detalles a considerar, y toneladas de emails para responder, solo para nombrar unos pocos.

Sin embargo, algunos de estos obvios desafíos que exprimirán tu energía y tu concentración mental, hay una cosa que hará que tus horas de trabajo sean menos dinámicas: sobrecarga de información.

¿Qué es sobrecarga de información?

De acuerdo al emprendedor serial Howard Tullman:

“Seguimos escuchando nuevas estadísticas acerca de la creciente tasa a la cual la nueva información—contenido de todos los tipos—está siendo creada por humanos y por máquinas. El último ítem se acelera a una tasa exponencialmente mayor, impulsada por máquinas intercambiando data con otras máquinas. No hay fin a la vista para este crecimiento, y absolutamente ninguna ralentización es imaginable en este punto”.

El investigador Peter Gordon Roetzel argumenta:

“La sobrecarga de información ocurre cuando los tomadores de decisiones enfrentan un nivel de información que es mayor que su capacidad de procesamiento de información, i.e., una carga excesivamente alta de información”.

En otras palabras, la sobrecarga de información se refiere a nuestra tendencia acrecentada a consumir un porcentaje de data incrementado (artículos, emails, feeds de redes sociales, videos, podcasts, etc.).

¿Esto qué tiene que ver con la fatiga?

Aunque nos consideramos humanos modernos, nuestro cerebro todavía está cableado cómo estaba hace unos años atrás, significando que solo hay una cierta cantidad de información que podemos tomar sin experimentar una fatiga que te drene emocionalmente.

Incluso hay un término para ello, “síndrome de fatiga informacional”, acuñado por el psicólogo David Lewis. La cantidad de data con la que tenemos que tratar diariamente se incrementa de forma abrumadora.

Más aún, como el mercaderista de contenido Oksana Tunikova sugiere: 

“La sobrecarga de información es el estado de sentirse abrumado por el volumen de información al punto en que uno se siente más confuso que orientado sobre un tema en particular. La sobrecarga de información puede manifestarse como una niebla mental y dificultar la toma de decisiones”.

Solo piensa en tu “exposición a la información” como alguien que planea y maneja eventos. 

Desde emails aplastantes hasta detalles sobre tus proveedores del evento, las notas de los conferencistas e intentar de desenredar la infinita cantidad de asuntos que tus participantes tal vez tengan cuando se registren para el evento, la sobrecarga de información es real. 

Y esto ni siquiera incluye tu ingesta diaria de información, que usualmente consiste de noticias, artículos aleatorios, feeds de redes sociales, y videos o podcasts. 

¿Entonces cómo permaneces cuerdo y sobrevivir a esta avalancha de data?

Aquí hay algunos tips que tal vez quieras considerar:

Tip 1. Crea un protocolo de evento

Protocolos de eventos

Aunque cada evento es diferente, algunos elementos de planeación y logística nunca cambian.

¿Cuáles? 

Por ejemplo, cada vez que planeas un evento, tienes que determinar la misión, contexto, y grupo target.

También debes determinar la estructura del evento, oradores, sitio del evento, y catering. 

Aparte de eso, puede que necesites atacar desafíos tales como los audiovisuales, traducciones simultáneas, websites de evento, registro online, etc.

Tener un evento de protocolo con todas estas fases y conceptos de planeación te ayudará a mantener la información organizada y actualizarla si es necesaria.

Este documento te ahorrará tiempo y energía mental dado que no tendrás que memorizar o escribir los detalles en un cuaderno o en notas adhesivas.

Tendrás una herramienta que te ayudará a estructurar la data relacionada con el evento y a evitar el sentimiento abrumador de sobrecarga de información.

Tip 2. Aparta momentos específicos para verificar emails

Momentos específicos para revisar emails

Imagina la siguiente escena: estás en medio de la creación de un programa de evento o actividad social que estás diseñando para tus huéspedes, y de repente deseas revisar tus emails.

Abre tu email y—sin sorpresas—has recibido una docena de mensajes. 

Ninguno de ellos se ve urgente, pero escoges abrirlos todos, leerlos, y responder cada uno de ellos. 

Esto toma más de media hora, y cuando regresas a lo que estabas haciendo antes, descubres que estás exhausto y que realmente no puedes concentrarte o salir con algo creativo. 

Esto ha sucedido porque has cambiado de tarea y has sobrecargado tu cerebro con información que podría haber esperado.

Para que esto no suceda, querrás establecer tiempos específicos para chequear tu email.

Deja que todos sepan que estás chequeando tu email dos veces al día (mañana y tarde), de forma que, si es algo importante y necesitan una respuesta inmediata, deberían llamarte en vez de enviarte un correo.

Tip 3. Reserva algunas horas al día para trabajo en profundidad

Horas para el trabajo profundo

El Famoso autor y científico Cal Newport se refiere a “trabajo en profundidad” a los momentos en que te concentras 100% en tu trabajo por un periodo extendido sin ninguna distracción. 

Este periodo puede ir de media hora hasta tres o incluso cuatro horas. Durante este tiempo, te desconectas de todo y no aceptas distracciones (leer emails, videos, artículos… aka información).

Esto entrena tu cerebro para concentrarte mejor y cansarte menos por el cambio de tareas y la sobrecarga de información.

Así eres quien controla el monto de data que recibes durante el día.

Tip 4. Evita redes sociales durante horas de trabajo

Evita las redes sociales en horas de trabajo

Este puede ser duro, pero si quieres permanecer saludable, concentrado, y energizado, mantente alejado de los feeds de tus redes sociales.

Pregúntate si la información que estás leyendo o consumiendo al hacer scrolling por fotos de Instagram o comentarios de Twitter te dará algo de valor, o si, por el contrario, sobrecargará tu cerebro con información innecesaria.= 

Obvio, si necesitas acceso a redes sociales para promover tu evento o crear engagement con los asistentes, por favor hazlo.

Pero, sobre todo, si posible, reduce tu desperdicio de tiempo en este hábito no tan productivo.

Tip 5. Asegúrate de alejarte de pantallas durante varias horas al día

Horas de descanso

El reposo es extremadamente importante si quieres mantenerte cuerdo mientras planeas un evento. Así, que una vez hayas abandonado la oficina, no te reconectes en casa.

Date un descanso, relájate y descansa. Tu cerebro y cuerpo lo necesitan para recargarse.

Consumir más información después del trabajo solo te hará sentir más tenso y definitivamente no te ayudará a dormir mejor.

Reducir los efectos de la sobrecarga de informacional

Actualmente, estamos expuestos a una sobrecarga de información. No hay forma de escapar de ella. Y esta sobrecarga es más agresiva cuando planeas y gerencias un evento.

Por eso es tan importante ser consciente de ello, reconocer sus efectos, y tomar las medidas necesarias para reducir su impacto en tu desempeño, estado de ánimo, y bienestar.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.