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Cómo planear eventos de alta calidad y alcanzar tus metas de negocio

04-mar-2019 9:48:41 / by Victoria

 

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El dominio de la planeación de eventos viene con la experiencia, cometiendo toneladas de errores a lo largo del camino, y contando con un juego de herramientas confiables.

Pero no todas las personas o equipos de marketing tienen el lujo de tomarse el tiempo y profundizar sus habilidades logísticas. De hecho, usualmente tienen que aprender a planear eventos de alta calidad sobre la marcha, para poder alcanzar sus metas de negocio.

Si eres una de esas personas, este artículo es para ti.

Aunque no hay fórmula sobre cómo organizar y gestionar eventos excepcionales, hay numerosos pasos que puedes seguir exitosamente sin contar con experiencia en planeación.

Pero antes de profundizar y analizar estos tipos, pasemos unos minutos definiendo un evento de alta calidad.

¿Es el que atrae el mayor número de participantes?

¿O es aquel que deja a todo el mundo asombrado?

Las tres dimensiones de un evento de alta calidad

Un evento de alta calidad es la combinación de tres aspectos: logística impecable, una experiencia de impacto, y valor (ya sea en términos de contenido u oportunidades de networking).

Logística impecable hace referencia al viaje del asistente y a qué tan fácil es para tus invitados interactuar con el entorno del evento y sus elementos. Esta parte comienza mucho antes del evento mismo, con el website y el registro y los procedimientos de pago.

De allí, el viaje del asistente continúa con el desplazamiento a la locación del evento, el procedimiento de check-in, asistir a las sesiones de conocimiento, networking, desenvolverse en el sitio del evento, etc.

A menor fricción que puedas generar entre el participante y la interacción inicial con el evento, mayor será la impresión, y más fuerte el nivel de confianza.

Una experiencia de impacto, por otro lado, involucra el componente emocional de tu evento.

Si deseas organizar un evento de alta calidad, manejar únicamente la logística no es suficiente.

Por el contrario, deberías pagar especial atención a los sentimientos de tus asistentes, lo que significa que debes diseñar una experiencia gratificante que creará el impacto deseado.

Por último, pero no menos importante, es el valor masivo que tu evento puede ofrecer.

Esta parte responde la pregunta: ¿Por qué la gente debería asistir?

¿A quién le importa si tienes más leads o fortaleces la lealtad del cliente? La gente vendrá a tu evento solo si hay algo en él para ellos.

Desde el calibre de los oradores hasta el tipo de prospectos que podrán encontrar en el evento, hay varias razones para asistir que podrías explorar, cerciorándote de que tus invitados obtengan lo que esperan.

Teniendo todo esto listo, averigüemos qué puedes hacer para realizar un evento de alta calidad sin ningún entrenamiento especial: 

Tip #1. Concéntrate en ofrecer significado

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Cada asistente tiene sus propios intereses o una serie de expectativas que desean colmar. Al planear tu evento, dispón de algún tiempo para analizar las motivaciones de la gente e identificar formas en que podrías traer valor.

Por ejemplo, podrías desplegar dos planes: uno involucrando la experiencia del networking, el otro haciendo hincapié en la calidad del contenido.

Para el primer plan, hacer el networking tan valioso y significativo como sea posible, puedes optar por un formato de matchmaking B2B, permitiendo a tus invitados agendar reuniones uno a uno con aquellos que les interese.

En cuanto al segundo, podrías invitar a los mejores expertos de la industria, preparar talleres que generen perspectivas interesantes, y proveer a tus asistentes una verdadera plataforma de intercambio de conocimiento.

Tip #2. Presta especial atención a los detalles

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Prepárate a ser olvidadizo con los detalles.

No es tu culpa—es la forma en que el cerebro normal funciona (la mayoría de los profesionales de eventos han sido entrenados para tener la mente de súper héroes), y tú no tienes por qué ser mejor.

Al gestionar un evento, se espera que hagas malabares con múltiples pelotas en el aire: el catering, la locación, encuestas, experiencia del asistente, engagement… y eso son solo unos pocos.

Cuando no tienes experiencia en planeación, es muy fácil perderse en todos estos detalles, olvidar lo que es importante, o incluso pasar por alto algo crucial.

Esto pasa mucho, así que prepárate a olvidar cosas.

Por eso es que nunca deberías subestimar el poder de las notas adhesivas. Anota todo, incluso el más mínimo detalle. De esta forma, las posibilidades son que no olvidarás tanto como se espera.

Tip #3. Estandarizar los procesos administrativos

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Tu compañía o institución probable no se limitará a sí misma a uno o dos eventos por año. Lo más probable es que el número de eventos crezca, así como tus responsabilidades.

Por fortuna, la mayor parte de planeación logística es lo mismo.

Comenzando con el website del evento y terminando con las interacciones de networking, estarás configurando la misma dinámica y fluyendo a través del mismo proceso.

Para mantenerlo simple, es bueno venir con un protocolo de planeación que liste todos los pasos requeridos, posibles desafíos, y la mejor forma de alcanzar tus resultados deseados.

Esto te ayudará a “clonar” el proceso de planeación y replicarlo durante todo el año cuando estás planeando diferentes reuniones. 

Tip #4. Digitaliza y automatiza la logística del evento

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La logística del evento puede tornarse una pesadilla en cuestión de minutos, y si no tienes las herramientas necesarias para manejarlo, puedes terminar incluso cancelando el evento.

Además de mucho estrés, tareas tan sencillas como configurar un website, coordinar el registro online, y enviar campañas de emails puede tomar mucho rato.

Si deseas evitar trabajos pesados y repetitivos cuando planeas un evento, debes equiparte a ti mismo con herramientas poderosas, tales como un software de management de eventos que integre todas las funcionalidades que necesitas.

Desde configurar un sitio web y diseñar el procedimiento de registro para generar badges y crear auténticas experiencias cargadas de significado, una plataforma te ayudará a automatizar las diferentes tareas, lo que te ahorrará tiempo y reducirá el número de errores que los planeadores tienden a cometer cuando planean un evento sin ningún apoyo.

Tip #5. Prepárate para todo

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No tener planes de contingencia ni opciones alternativas para cada (o al menos casi todas) parte de tu evento puede generarte grandes problemas.

Por supuesto, siempre es un ajetreo lidiar con cosas que no salieron como planeadas. Será mucho más fácil de manejar si has considerado soluciones de antemano.

Tratar de encontrar soluciones de emergencia luego de que la bomba haya tocado el suelo es difícil y estresante. 

Y solo asumir que definir tu proceso de management bastará para cuidar de todo puede llevarte a un gran lío. 

Asegúrate de tener un plan detallado para tu management de evento así como un plan de contingencia.

Sin embargo, tener el equipo indicado durante todo el proceso es una de las piezas esenciales. Solo se requiere que una etapa se realice incorrectamente para que todo el proceso vaya a dar al traste.

Resumiendo

Los eventos de alta calidad combinan logística impecable, experiencias del participante de alto impacto y el valor que tu marca pueda proveer.

Así que, si te concentras en estos tres aspectos y los alineas con tu visión y las expectativas de tus invitados, lograrás la excelencia así como tus metas de negocios.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.