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Cómo planear un evento de lujo

24-jul-2019 2:39:09 / by Jewel Hazelton

Teaser: en este post, discutiremos cómo planear un evento de lujo de cualquier tamaño que los participantes recordarán por siempre.

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Entre los muchos tipos de eventos que pueden ser planeados, un “evento de lujo” siempre se destaca del conjunto. Un evento de lujo por definición pretende tener una cantidad significativa de lujo y pompa.

Este tipo de evento involucra grandes cantidades de presupuesto y creatividad. Ya sea que planees un evento corporativo, una gala, o un matrimonio, tendrás que mostrar tu mejor faceta.

En este post, señalaremos qué hace falta para planear un evento de lujo que los asistentes recuerden para siempre.

Escoge un sitio versátil

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Cuando planeas un evento, lo primero que debes asegurar es el local. Escoger el sitio correcto es crucial cuando intentas crear una impresión duradera en tus invitados.

Durante tu fase de investigación para encontrar un sitio para el evento, cerciórate de que el local tiene opciones flexibles como la capacidad de poner catering afuera, equipos de audio y video estelares, personal de apoyo en el sitio, y trabajar hasta tarde. Estas cosas importan cuando intentas crear una experiencia de lujo.

También querrás tener un plan B para tu evento al aire libre si tu pronóstico del clima es menos deseable. Busca locales que ofrezcan planes de pisos y carpas para alquilar, tanto para interiores como exteriores.

Crea un ambiente inolvidable

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La definición estándar de ambiente se refiere al estado de ánimo, calidad, carácter o tono que un local tiene. Esto significa traer elementos que estimularán los cinco sentidos de los asistentes.

Es importante considerar qué sonido, vista, tacto, olor y sabor experimentarán tus participantes. Demos un vistazo a cómo puedes usar estos cinco sentidos para crear el ambiente adecuado. 

  • Sonido

Cuando diseñes un ambiente para el evento, lo primero que debes decidir es si quieres un DJ o un maestro de ceremonias. Estudios muestran que nuestros oídos y emociones tienen una fuerte conexión.

Cómo nos sentimos es afectado por lo que experimentamos a través del sonido. Investigadores también han anotado que la música libera cierto químico que hace sentir bien, produce felicidad y crea recuerdos. 

Asegurarte de que la calidad del sonido y la música creen la sensación correcta para tu evento es crucial. Música ruidosa y una mala presentación pueden arruinar fácilmente toda la experiencia. Es entonces importante tener muchas pruebas de sonido horas antes del evento.

  • Vista

Lo primero que los asistentes notarán es la forma en que el cuarto luce y cómo se siente. Hay unos pocos elementos que es mejor considerar cuando quieres causar una impresión visual duradera.

  • Iluminación

Si el evento toma lugar durante el día, considera estratégicamente cómo la luz natural impactará la fotografía y la temperatura del cuarto. Si el evento es durante horas de la tarde, debes considerar cómo lucirá el cuarto cuando las luces están apagadas.

¿El local aceptará luces estroboscópicas, velas, un proyecto? Todas estas son importantes preguntas cuando intentas crear una atmósfera visualmente atractiva. 

La iluminación es un elemento que suele ser pasado por alto durante la planeación de un proceso, pero es un detalle crucial cuando concibes un evento de lujo porque crea una experiencia visualmente estimulante para los invitados.

  • Decoración

No hay duda de que la decoración es un gasto costoso y a menudo es el detalle el que más importa. Es el elemento que traerá tu visión a la luz y definirá el tono para la totalidad del evento.

A la hora de planear un evento de lujo, escoge una temática y coordina todos los cinco sentidos en torno a esa visión. Elegantes arreglos florales, iluminación y detalles posh son lo que te ayudará a crear un efecto sobresaliente para fotos y video pero hará así mismo que tus invitados lo recuerden durante años.

  • Tacto

Una buena forma de apelar al tacto en un evento es escoger el mobiliario correcto, manteles y disposición en el sitio. Quieres ofrecer un ambiente cómodo y llamativo que hará que los huéspedes se sientan cálidos y bienvenidos.

Recuerda escoger una temática y asegurarte de que el mobiliario y los manteles son complementarios. También considera elementos interactivos como cabinas para fotos, juegos y regalos. 

El objetivo principal cuando planeas un evento de lujo es asegurar que tus invitados se diviertan y se vayan a casa recordando su experiencia.

  • Gusto

Comida y bebida serán probablemente el principal gasto cuando planees un evento extravagante. Este es un ítem que no deberías mirar por encima del hombro. Esta es una oportunidad para sorprender y deleitar a tus invitados al tiempo que les sirves platos deliciosos y nutritivos.

Las emociones que la gente siente cuando comen y toman son los detalles que recordarán del evento. Cuando escojas el catering adecuado, fija muy alto tus estándares para así entregar un menú que causará una impresión duradera.

Tendrás que crear un factor WOW que ataque sus papilas gustativas pero sus ojos también. Considera tener esculturas de hielo, cócteles artesanales, aperitivos del tamaño de un bocado, y un menú de postres que haga agua la boca.

Recuerda cada pequeño detalle

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Escoger el local correcto y crear el ambiente correcto, son factores importantes cuando planeas un evento de lujo, pero los detalles más simples son lo que hacen o impiden el éxito.

Causar una impresión duradera desde el momento en que llegan hasta el momento en que se van es el objetivo último cuando estructuras un evento de este calibre.

Algo tan pequeño como tener paraguas listos en la zona de valet si el pronóstico del clima prevé lluvia es una de esas cosas que impresiona a tus participantes.

Con un poco de planeación por adelantado y el presupuesto correcto puedes entregar una experiencia de la que se hablará durante muchos años.

Topics: Gestión de eventos

Jewel Hazelton

Written by Jewel Hazelton

Events expert with many topics of interest.