Construye un presupuesto ganador en solo 5 pasos

Tu presupuesto es el indicador más grande de a dónde tu evento va y en últimas qué tan exitoso será. Por esto la concepción de tu presupuesto puede significar el éxito o el fracaso de cualquier evento. Ahora la gran pregunta es, ¿cómo haces para lograrlo?

Para cualquiera involucrado con eventos no es ninguna sorpresa que los presupuestos sean recibidos con una gran dosis de cautela. Elaborar tu presupuesto de evento puede sentirse como una pelea. Después de todo, tienes múltiples áreas en las cuales invertir y un gran abanico de factores en constante cambio que debes considerar, y más aún, predecir correctamente.

Cada evento tiene diferentes metas y objetivos, desde lanzar un nuevo producto o servicio hasta generar diferentes leads calificados y crear visibilidad de marca. Lo difícil es saber cómo distribuir tu presupuesto para alcanzar estas metas. Desafortunadamente, no hay fórmula mágica, pero con estos 5 pasos, te mostraremos cómo comenzar a aprovechar al máximo el presupuesto de tu evento.

Metas y logros

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El primer paso es identificar qué quieres lograr al realizar el evento y cómo esto está alineado con tus objetivos de negocio. Lo que quieres alcanzar influenciará dónde deberías considerar invertir tu dinero. Entonces, antes de decidir los detalles minuto a minuto de cómo vas a gastar tu presupuesto de evento, primero, identifica tus prioridades, y luego lo que quieres lograr. Esto te permitirá decidir dónde gastar tu presupuesto y en qué áreas necesitarás más dinero.

Expected Costs and ROI

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Cuando planeas tu presupuesto de evento, es vital estimar los costos esperados y cómo debería ser el ROI. Esto es importante pues cada evento tiene resultados tangibles, especialmente para ejecutivos que medirán el éxito de tu evento con estas medidas. Al calcular el monto de dinero que esperar generar contra tus costos totales, puedes luego ajustar tu presupuesto.

Para entender mejor esto, hazte preguntas como: ¿quiero concentrarme en construir visibilidad de marca o en aumentar el ingreso por ventas? O si elijo aumentar las ventas, ¿deseo aumentar las ventas o generar valor en el pipeline? Esto te ayudará a formar las bases de tu presupuesto de evento.

Experiencia anterior

Es esencial que hurgues en el desempeño de eventos previos. Es imperativo que sepas qué ha trabajado y qué no ha funcionado, y por qué. Después de todo, un presupuesto de evento exitoso es uno que no gaste dinero en actividades que no dan resultados. Continúa invirtiendo en métodos que ofrezcan un buen ROI y luego explora nuevas ideas y corrientes que ofrezcan buenas oportunidades. Al monitorear y rastrear todas tus actividades, pronto estarás al tanto de las tendencias que están cayendo en desuso.

Segmenta tu presencia, encuentra lo que funciona para ti

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Con tantos diferentes factores para considerar, es normal que tu presupuesto esté desalineado con tu plan general. Por esto es esencial segmentar tu presupuesto en diferentes partes que puedan ser fácilmente rastreadas. La mejor forma de hacer esto es a través del plan del evento, dónde ya tienes una visión general de cada uno de estos segmentos.

Haz seguimiento a tus resultados

Después de cada evento, es esencial que conserves todo la data relevante porque esto te permitirá determinar tu presupuesto con una perspectiva nueva y más informada. Al calcular tu ROI con la cantidad de dinero que efectivamente gastaste por cada métrica, podrás ver en qué tuviste el mejor desempeño. Esta es una gran forma de identificar qué fue gastado de verdad y el retorno que estás recibiendo por ello.

Resumen

Hay mucho que necesita ser considerado al elaborar tu presupuesto, sin embargo, al seguir estos 5 pasos puedes presupuestar un evento que refleje tus necesidades y evolucione con cada versión que lo organices. Lo más importante es que utilices plenamente toda la data que tienes antes y después del evento, ya que esto provee los cimientos para un presupuesto triunfador que produzca crecimiento para tu compañía.

Topics: Planeación de eventos

Thomas Davey

Written by Thomas Davey

Copywriter and marketing specialist who enjoys showing the world what can be done with the power of events and some good technology.

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