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6 errores comunes en la gestión de eventos y consejos para evitarlos

02-mar-2017 4:55:37 / by Victoria

Si ya has planeado y realizado eventos, probablemente habrás cometido alguno de esos errores comunes y molestos.

Imagino igualmente que estás familiarizado con la sensación que viene con el manejo de eventos (si vas a planear tu primer evento, ya verás de que hablo): estás navegando por un mar de dificultades. Es tan difícil como lo parece.

Por eso causa de todo menos sorpresa la afirmación de Forbes: los gerentes de eventos están entre “Los 10 trabajos más estresantes de 2015”.

Planear y coordinar un evento -digámoslo como es- exige una gran cantidad de trabajo. Requiere habilidades específicas, los recursos adecuados, un equipo calificado y herramientas adecuadas para respaldarte.

Sobretodo, si estás organizando tu primer evento, asegúrate de no subestimar la carga de trabajo. No son solo los novatos, sin embargo, quienes corren el riesgo de cometer los errores más comunes en el management de eventos: incluso los más curtidos en el oficio se equivocan.

A pesar de equivocarse, siguen teniendo una ventaja: han aprendido sus lecciones, aunque algunos no lo hayan hecho de la forma más suave.

Entonces, ¿Qué tal si omitimos la parte dura y vamos directamente al disfrute del management de eventos? ¿Suena bien?

Perfecto, entonces aprendamos algunas lecciones, ahorrémonos algunos malos ratos y evitemos trabajar meses solo para terminar en:

  • un equipo frustrado
  • visitantes decepcionados
  • expositores transtornados
  • oradores inconformes
  • recursos agotados
  • pérdida de credibilidad

Si, son las cosas que conforman las pesadillas de un manager de eventos. Evitemos entonces estos disgustos. Sigue leyendo y podrás hacer las cosas correctamente

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #1: ACTUAR COMO SI LA LEY DE MURPHY NO EXISTIERA

Debes estar preparado para todo. No tener planes de respaldo u opciones alternativas para todos y cada uno de los aspectos del evento, puede causarte grandes problemas. Por supuesto, siempre es dificultoso tratar con cosas que no salieron como fueron planeadas. Pero créeme cuando digo que será mucho más fácil de manejar si has pensado en tus soluciones de antemano. Tratar de encontrar soluciones de emergencia cuando la bomba ya ha estallado es una tarea muy tediosa.

Por otro lado, considerar que con definir el proceso de management de tu evento es suficiente, puede meterte en grandes problemas. Quieres asegurarte de que tienes ambos: un plan detallado de la gestión de tu evento e igualmente un plan de contingencia.

Tener el equipo adecuado para todo el proceso es uno de los aspectos más esenciales. Basta con que una sola área del evento se desvíe de lo previsto inicialmente para que tus planes se vuelvan añicos.

Solución:

Para evitar lo anterior, uno de los primeros pasos que deberías realizar cuando planees el evento debe ser un manejo serio del riesgo. Revisa la página web de la Association of Event Organisers, (http://www.aeo.org.uk/page.cfm/link=70) for more information

Más aún, elige estratégicamente a cada miembro de tu equipo para que puedan cubrir todas las tareas con las habilidades indicadas. Si creas un proceso estandarizado de management de eventos podrás utilizarlo más de una ocasión.

Aparta un espacio para reuniones grupales para verificar que todos están avanzan a buen ritmo en sus responsabilidades y sus tiempos de entrega. Revisa que la comunicación entre todos los miembros del equipo se da con fluidez. Y asegúrate que tienes todos los frentes del eventos bien cubiertos:

  • locación
  • equipos
  • instalación
  • asientos
  • registro
  • programación
  • etc.

Tener la tecnología de management de eventos correcta (link al primer artículo) en sitio te facilitará enormemente esta tarea.

Así podrás prevenir problemas comunes como sobrepasar el presupuesto, fiascos de último minuto o, en el peor de los casos, un fracaso generalizado del evento.

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #2: SUBESTIMAR LA ESCALA DEL EVENTO

Dimensionar equivocadamente la magnitud del evento es un error típico de principiantes. Es una falla de cálculo que puede costarte mucho tiempo y dinero. Mucha gente necesita mucho espacio y mucha atención. Y si no puedes seguirles el paso, afrontarás muchos problemas. Deberás alistarte para:

  • registrar grandes grupos de personas
  • proveerles bebida, comida y a veces alojamiento
  • manejar grandes grupos de personas entrando y saliendo de tu evento

Y esas son solo algunas de las cosas a considerar.

Solución:

Con el fin de ahorrarte una sorpresa desagradable en un evento muy concurrido, infórmate bien y trata de estimar el número de visitantes que puedes esperar. Si ya has organizado algunos eventos, podrás estimar la asistencia más fácilmente basándote en tu experiencia.

Si hablamos de tu primera experiencia en cuanto manager de eventos, reúne toda la información posible para sustentar tus estimaciones. ¿Hay oradores en tu evento? Revisa cuantas personas han convocado en eventos anteriores. ¿Hay muchos eventos en tu industria? Calcula cual es el número promedio de asistentes.

Una vez hayas recabado información confiable, distribuye tus recursos de forma adecuada para que las cosas se desarrollen con armonía.

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #3: NO SEGUIR EL PASO A LOS CAMBIOS

Si hay una constante en la gestión de eventos, es probablemente el cambio. Tal como sucede en la vida cotidiana: todo cambia constantemente y la mayor parte del tiempo, las cosas suceden diferente a lo previsto.

Piensa en la cantidad de personas involucradas en la planeación y organización de tu evento. ¿Cuántas tareas dependen unas de otras? Ahora, imagina el resultado de no monitorear adecuadamente los cambios y de no mantener a todo el mundo sobre el estado actual de las cosas.

¿Visualizas lo que digo? Parece un cuadro de Picasso, ¿Cierto? Nada parece estar en línea.

Si no haces seguimiento al cumplimiento de las diferentes tareas, tendrás que luchar con asuntos como plazos de entrega imposibles, un presupuesto agotado y un equipo desorientado.

Solución:

Pon en pie un sistema centralizado que facilite el monitorea de todo tu proceso de planeación. Este sistema debería permitirte:

  • guardar tus documentos y rastrear sus cambios
  • dar acceso a los miembros de tu equipo
  • exhibir tu calendario de actividades
  • manejar recursos
  • enviar notificaciones automáticas cuando algún cambio ha sido realizado
  • comentar los cambios realizados por algún otro miembro del equipo

No obstante, este sistema no debe remplazar las reuniones del equipo o las conferencias de trabajo.

¡Solo podrás ganar este juego si hay una activa comunicación entre todos los miembros del equipo!

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #4: ARRUINAR LA EXPERIENCIA JUSTO AL PRINCIPIO

¿Quién quiere iniciar un evento con una frustración?… ¡Exacto! Entonces, asegúrate que no suceda. Un gran evento no comienza con una masa de invitados decepcionados.

Hay numerosas soluciones tecnológicas que te ayudan a gestionar tu proceso de check-in sin ninguna dificultad. Si estás considerando usar documentos de fax para el registro de tus asistentes y tener que desplegar folios para el proceso de check-in, cambia ya ese pensamiento. El mundo será un sitio mejor si lo haces.

Solución:

Encuentra una solución tecnológica que haga funcionar tu proceso de check-in como un engranaje. Esta herramienta debe permitirte monitorear en tiempo real la presencia de tus asistentes.

Si deseas encontrar un buen trato en software para eventos, escoge un proveedor que combine el registro, el check-in y la presencia de los asistentes y que alimente tu base de datos con toda esa información. ¿Te parece milagroso? ¡Bueno, los milagros ocurren!

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #5: NO CONTAR CON LA PROMOCIÓN DE EVENTOS 2.0

No hacer uso del vasto mundo digital para la promoción de tu evento es un gran error.

¿Gastas partes considerables de tu presupuesto en marketing tradicional como catálogos, pendones y revistas? Déjame decirte: puedes invertir tu dinero de una manera mucho más eficiente. Además, podrías crear una mejor impresión con tu audiencia.

En este momento podrías estar buscando tus potenciales asistentes (y todas las otras personas aleatorias que podrían ver tu aviso) con una comunicación de masas desactualizada.

¿Porqué no atraerlos en vez de buscarlos? ¿Porqué no hablarles de una forma personas y crear mensajes ajustados a sus necesidades e intereses? Todo eso es posible.

Solución:

Entra al mundo digital. De hecho puedes establecer comunicación con todos tus stakeholders a través de lo digital. No te limites a un simple hashtag de campaña en Twitter. Llévalo a un nuevo nivel de comunicación de eventos:

Involucra a todos los participantes en redes sociales antes, durante y después del evento.

Enriquece la experiencia de tu evento, promociona el networking entre asistentes y ayuda a crear conexiones duraderas entre tus asistentes. ¿Cómo? Los medios digitales hacen el trabajo. Aquí van otras ideas para que las pongas en práctica cuando lleves a tu evento en el mundo de lo digital:

  • Twitter: Mantén a tus seguidores actualizados en información relevante respecto a tu evento
  • Facebook: Comprar ofertas especiales para tus seguidores de Facebook y piensa en una campaña que requiera contenido generado por el usuario. De esta forma crearás una experiencia dinámica e interactiva incluso antes de que el evento haya iniciado.
  • LinkedIn: Inicia un grupo de LinkedIn y crea un espacio para discusiones sobre tu evento.
  • Instagram: Crea un reporte visual de la experiencia de tu evento en tu muro. Haz que la gente cuente los días hasta tu próximo encuentro
  • Google+: Encuentra comunidades interesadas en tu industria y en el propósito de tu evento y comparte eventos con ellos

Tener medios sociales no significa volverse digital. También deberías tener un website para tu evento. Pero ten cuidado. Hay un error que podrías cometer: pon atención a los detalles – hasta donde sabemos, ellos hacen la diferencia.

Si el website de tu evento ofrece una pobre experiencia del usuario, tu primera impresión será decepcionante. Debes ser convincente desde el principio. Una gran solución de tecnología debe estar equipada con una tecnología que te permite construir sitios web estéticos, estructurados y atractivos.

ERROR DE MANAGEMENT DE EVENTOS #6: PENSAR QUE TU TRABAJO ACABA CON EL EVENTO

Luego de meses de trabajo y de un (ojalá) exitoso evento, definitivamente mereces un buen descanso. Tristemente, si te sientas y te conformas con tu logro, perderás una gran oportunidad para crear vínculos más fuertes con tus invitados e incluso desarrollar oportunidades de ventas.

Si no te comunicas con tus asistentes luego del evento, estás desperdiciando una gran oportunidad. ¡Contáctalos! Aprovecha el potencial del momento justo después del evento.

¿Qué es tan especial sobre este momento? Las estadísticas muestran que tus emails tendrán las más altas tasas de abierto y de recibir click.

Solución:

Agradece a tus asistentes, muéstrales tu satisfacción porque hayan venido al evento, envíales ofertas personalizadas basadas en información que pudiste recoger durante el evento.

Debes procurarte una solución tecnológica que te permita recabar la información personal de tus usuarios de forma rápida, fácil y efectiva. Esto hará que tus acciones posteriores tengan mucho más valor.

¿Quieres que tu evento crezca? ¿Mejorar la experiencia del usuario con cada evento que organizas? No olvides entonces permanecer en contacto con tus oradores, patrocinadores, periodistas, asistentes y personal del sitio. Contactar a posteriori tus participantes traerá seguramente sus beneficios. ¿Hicieron un gran trabajo? ¿No habrías podido hacerlo sin ellos?

¡Haz que lo sepan! Envíales sus merecidas notas de gracias y estarás formando una base sólida para tu próximo evento.

CONCLUSIÓN

Espero haber probado que a pesar de que el evento de management puede venir con muchos altibajos, puedes evitar muchos de ellos. Cae muy bien conocer las herramientas que puedes usar para esto.

Es esencial que concibas un plan con todos los riesgos que pueden venir en el proceso. Incluso cuando parece mucho trabajo, si algo sale mal, estarás contento de echar mano de tu plan de contingencia.

Por supuesto que hay muchos errores de management de eventos de los cuales protegerse. Ahora, tu turno: ¿Quieres agregar alguno a la lista? ¿Tuviste que aprender algunas lecciones duras? Me encantaría conocer sus historias en la sección de comentarios justo abajo.

Sarah Fichtinger ­ – Experta en estrategia de marketing digital

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.