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Cómo crear un plan de negocios para tu conferencia

14-ago-2017 0:04:52 / by Victoria

No desperdicies más tiempo planeando conferencias que no tienen una visión clara de tus costos y de lo que deseas obtener (o retorno sobre la inversión, ROI por sus siglas en inglés). Sin importar el tipo de evento que estás planeando, debes poner parámetros claros y construir una estrategia factible que te evitará tener que cancelar tu evento por razones financieras (entre otras). En otras palabras, un plan de negocios es necesario.

De acuerdo al profesional de eventos Geoff Beers, a menos que tu conferencia sea financiada por un mecenas o una organización, necesitarás determinar de dónde viene tu dinero y en que está siendo usado. La primera parte de esta ecuación, el ingreso, ha de ser calculada tempranamente. Beers continúa señalando que para poner un precio a tu conferencia, debes tener una idea de lo que tu plan ofrece a tus asistentes.

Por otro lado, como Joe Goldblatt señala en su libro Eventos especiales: crear y sostener un nuevo mundo para la celebración, hay que recordar que el patrocinador estará tomando una importante decisión de negocio y preferirá un plan de negocios serio a uno que demuestre brillantez.

Aparte de controlar los gastos y buscar patrocinadores, organizar un plan de negocios para tu conferencia te ayudará a obtener una mejor perspectiva sobre cómo atraer más asistentes y vender más tiquetes.

En otras palabras, no hay más forma que ver tu conferencia como una oportunidad de negocio para que puedas incrementar tus ingresos.

Con esto en consideración, aquí te ofrecemos una lista de pasos seguir (aparte de la estructura tradicional del documento) para cuando crees tú próximo plan de negocios de tu conferencia:

Paso 1. Perfila y segmenta tu grupo objetivo

No podemos hacer suficiente énfasis en que tan importante es entender quiénes son tus compradores. ¿Para quién estás planeando el evento? ¿Quién es tu asistente ideal? ¿Cuáles son sus características demográficas y profesionales? ¿Tienes más de un tipo de invitado?

¿Cuáles son las diferencias entre tus invitados? ¿Los segmentas y defines las estrategias de comunicación para cada grupo? ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Estás tomando en cuenta sus problemas específicos y dudas al momento de planear tu conferencia?

Un buen plan de negocios para una conferencia incluye el perfil de tu grupo objetivo. Más aún, implica segmentar tus asistentes en categorías y establecer diferentes comunicaciones y estrategias de marketing.

Paso 2. Define tu propuesta de valor y como comunicarla

Tomando en cuenta el primer paso y la idea de establecer diferentes estrategias de marketing y comunicación por segmentos, el paso obvio a seguir es articular la propuesta de valor de tu conferencia.

Por ende, necesitas decidir cómo comunicar el valor de tu conferencia para atraer asistentes y así incrementar tus ingresos.

Por ejemplo, digamos que tu principal conferencista tiene una respuesta práctica a una pregunta tipo “Cómo hacer...” que intrigará a tus participantes. O tal vez estás preparando un argumento de ventas (elevator pitch) durante tu conferencia para que los asistentes compartan sus ideas de startups en frente de inversionistas potenciales. Un plan de negocios asertivo refleja la totalidad de tu propuesta de valor, más toda la comunicación potencial y las estrategias de mercadeo (desde el diseño de mensajes atractivos en redes sociales hasta campañas de email imposible de ignorar).

Paso 3. Haz un listado de los gastos y los ingresos previstos

No puedes crear un plan de negocios concreto sin incluir algunos números. Asegúrate de incluir todos los gastos previstos (desde el software del evento hasta los gastos de locación). No olvides considerar gastos imprevistos y que tanto estás dispuesto a expandir tu presupuesto. Igualmente, anota todas las formas en que esperas sacar provecho del evento y los ingresos que de allí resulten (desde las entradas al evento hasta vender tus productos o servicios).

Paso 4. Prepara un plan B (y un plan C y D) en caso de no recibir suficientes asistentes

Esto puede suceder y no deseas terminar enviando un email de cancelación a aquellos que ya se registraron para el evento. Por eso necesitar incluir un plan de respaldo (idealmente, más de uno) en tu plan de negocios en la eventualidad que la tasa de registro sea menor de lo esperada. Para evitar que esto suceda, prepara diferentes estrategias de mercado por si constatas que la estrategia inicial no da los resultados esperados.

Paso 5. Decime como y cuando medirás el retorno sobre la inversión ROI de tu conferencia

¿Cómo monitorearás el éxito de tu evento? ¿Cuándo deseas hacerlo (antes, durante o después del evento? ¿Qué métricas usarás (encuestas, seguimiento en redes sociales, gamificación, el número de nuevos prospectos de negocio, el número de entradas vendidas, etc.)? Definiendo cuando y como vas a medir tu ROI y los números que confirmarán el éxito de tu conferencia, construirás un marco de trabajo profesional para tu evento y aprenderás a optimizarlo para la próxima ocasión.

Resumiendo

Desde conseguir patrocinadores al control de los gastos, hay múltiples razones por las que debes crear un plan de negocios antes de organizar tu evento. Pero lo más importante es la necesidad de tener una visión clara.

Esto incluye saber cuál es tu grupo objetivo, tu propuesta de valor y como lo resaltarás a lo largo de tu campaña de mercadeo, tus gastos y toda ganancia esperada del evento.

Para terminar, incluye planes de respaldo para una eventual baja tasa de registro y determina como medirás el ROI de la conferencia. Redactando un plan de negocios contestarás todas estas preguntas, ahorrándote muchos dolores de cabeza, tiempo y dinero. Así que no esperes más - hazlo ahora.

Topics: Event Marketing

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.