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Garantiza una experiencia de evento significativa para tus asistentes

21-may-2018 11:39:30 / by Victoria

Enfrentémoslo: experiencias de evento aburridas es igual a invitados descontentos. Invitados descontentos es igual a eventos fallidos.

No importa qué tan duro trabajes en planear tu conferencia, encuentro B2B, o seminario, si no entregas experiencias significativas, tus esfuerzos serán en vano.

Esta tarea es difícil de lograr, especialmente cuando estás lidiando con la logística. Diseñar una buena experiencia implica complejidad  conocimiento. Tal vez tome algún tiempo hasta que domines este aspecto de la planeación de eventos.

Lee este artículo para aprender cómo alcanzar la maestría en el diseño de una experiencia de evento significativa y evitar frustrar a tus asistentes. Vamos.

¿Qué es entonces una experiencia de evento significativa?

Eventos significativos

De acuerdo al Dr. Graham Berridge, la completa idea de planear eventos es empaquetar y lograr experiencias.

Como explica, la experiencia misma es un subproducto de un entorno concienzudamente diseñado donde han sido tomadas decisiones claras.

Obvio hay diferentes tipos de experiencias, variando en significado e impacto.

Desde indigno y frustrante a significativo y sobresaliente, puedes identificar un amplio rango de circunstancias que afectarán directamente a tus asistentes.

Aquí una lista rápida de características:

Anticipación positiva

La experiencia de tus invitados comienza mucho antes del evento. Desde el momento en que se registran, los asistentes empiezan a anticipar y construir sus expectativas sobre el evento.

Una campaña de marketing significativa puede fortalecer la anticipación positiva y predisponer a los clientes a construir una actitud favorable hacia el evento.

Promesa versus realidad

Como Berridge argumenta, “nuestra fase previa a la experiencia es aguardar una respuesta cognitiva desde el momento en que llegamos al evento y el grado al cual es saciada depende entonces de la relación entre promesa y realidad”.

En este momento, puedes reforzar el punto de vista positivo del asistente mediante la entrega de algo más allá de sus expectativas. Como Berridge indica, “la experiencia caerá en relación directa con la experiencia de marketing previa al evento a la que estuvimos expuestos.

Intercambio de Valor

Las experiencias significativas proveen una poderosa plataforma para el intercambio. Ya sea transferencia de conocimiento o nuevas conexiones de networking, todas estas pequeñas victorias garantizarán una experiencia de evento valiosa.

El factor bienestar

No puedes generar una experiencia significativa basado estrictamente en procesos cognitivos. También tiene que involucrar el estado emocional de tus asistentes. Tomando esto en cuenta, una experiencia de evento significativa fortalecerá el bienestar general de tus asistentes.

Recolección afirmativa

La experiencia del asistente no termina con el evento. Por el contrario, continúa durante mucho tiempo más. Ese es el tiempo en que tus invitados constatarán y reconocerán lo que les sucedió en el evento, y determinan si recordarán todo como una experiencia positiva o negativa.

Una experiencia de valor se transformará en una recolección afirmativa que ayudará a tus huéspedes a asociar tu marca con un recuerdo significativo.

Estas características acompañan una experiencia de evento significativa

Considerando esto, veremos lo que podría trastornar a tus asistentes durante el evento y comprometer el éxito de su experiencia.

5 debilidades durante la experiencia de eventos

Experiencia de asistentes a eventos

Mira, es imposible complacer a todo el mundo, especialmente cuando eres el organizador o anfitrión de un evento.

Pero hay algunos errores importantes relacionados con la experiencia que cometes y pueden frustrar a tus huéspedes.

Tecnología de eventos poco amigable

Ya sea una app móvil de evento o un software de management de eventos, la tecnología de eventos que no es amigable impactará la forma en que tus asistentes sientes o perciben el evento mismo. ¿Cómo puede suceder esto?

Usemos el ejemplo de acceder el formulario de registro. Si el sistema no reconoce al usuario que está intentando registrarse o las opciones de pago no están conectadas a la misma página, vas a tener un problema.

A mayor dificultad de navegar la logística del evento el entorno, mayor probabilidad que tus asistentes no caigan en frustración. Tomemos otro ejemplo. la app móvil de evento. Si no es lo suficientemente holística o es díficil de usar, probablemente perderás algunos puntos.

Pobre transferencia de conocimiento

Te guste o no, la gente asistirá a tu evento para ganar acceso a perspectivas de valor. El aprendizaje mismo es una experiencia importante de evento que no puedes desecharl.

Por esto es tan importante tomar gran cuidado de esta parte.

Desafortunadamente, los organizadores suelen olvidarse de ello, pensando que los oradores son los responsables por la porción de transferencia de conocimiento del evento. Falso. Todo lo que tiene que ver con la experiencia de aprendizaje empieza con la planeación de eventos

Por ejemplo, los asistentes pueden ser negativamente afectados por la disposición del espacio en el sito del evento, o porque carecen de engagement y herramientas de interacción.

Otro aspecto que saboteará la experiencia es un pobre diseño de la sesión de preguntas y respuestas, o (lo peor) la calidad de tus oradores.

Dinámicas de networking irrelevantes

Nunca me cansaré de recordarte qué tan importante es habilitar una plataforma poderosa que fomentará las relaciones significativas entre los asistentes.

La experiencia de networking es tan importante como el evento mismo.

No puedes esperar asistentes felices si la dinámica de interacción da tedio.

Recuerda: tus clientes guieres conectarse, pero con gente que sea relevante para ellos. Prívalos de esta experiencia, y garantizarás su descontento.

Prácticas aburridas

¿A quién le importa todavía los micrófonos lanzables o las refinadas presentaciones de PechaKucha? No impresionarás a nadie con estos artefactos.

Mientras más gente atienda a los eventos, más se cansan de vivir el mismo entorno o actividades.

Si quieres ver a tus asistentes con la mirada perdida, solo abre tu cofre lleno de viejas prácticas y escoge una. El problema es que nos acostumbramos tanto a usar la misma dinámica o herramientas que cuando organizamos un evento olvidamos la necesidad de novedad de nuestros clientes.

Formatos tradicionales para las instalaciones

En estos días, la gente asiste a conferencias o seminarios en techos, cobertizos o viñedos. Estos nuevos escenarios expanden la experiencia del evento, estimulando todos los cinco sentidos.

El valor de estos espacios gira en torno a ambientes únicos que motivan a una mentalidad diferentes. Infraestructura plana y aburrida tendrá un menor impacto en tus asistentes.

Más aún, la falta de credibilidad en el uso del espacio puede molestar a una gran parte de tu audiencia.

No te preocupes. Aunque entregrar una verdadera experiencia de valor puede ser laborioso, su diseño siempre está integrado en el proceso de planeación, y siempre vale la pena al final.

Cómo entregar una experiencia de evento de valor

Experiencia de evento de valor

Ya tienes todas las herramientas necesarias y los contextos para comenzar a construir experiencias significativas y gratificantes para tus invitados. Aquí te decimos cómo:

Paso 1. Piensa y actúa en la forma que lo hacen tus asistentes

La primera cosa que debes considerar para asegurar una experiencia significativa es cómo tus asisentes interactuarán con la logística de tu evento y el entorno digital.

En otras palabras, ya sea sobre el registro o los procedimientos de pago o tratar de encontrar información básica en el website del evento, debes hacer todo tan fácil como posible para ellos. Para que esto suceda, se cuidadoso al momento de escoger la tecnología de evento.

Paso 2. Configura la plataforma para "experiencias compartidas"

De acuerdo a Berridge, es importante alinear el evento con un poderoso significado social. Por eso es que es importante planear un evento que incorpore elementos como la co-creación y el engagement.

La co-creación de evento ses una podermosa forma de impulsar la interacción y la participación. Para construir esta práctica, se requiere un contexto dinámica más allá de los trucos tradicionales de engagement.

El verdadero valor de tales dinámicas involucra la posibilidad de construir juntos y compartir las experiencias de eventos. Puedes lograr este efecto a través de actividades de grupo, juegos y serios y encuestas en vivo.

Paso 3. Asegurar un alto grado de personalización

Las conferencias, seminarios, o convenciones no deberías ser rígidos. Una experiencia de valor es determinada por la posibilidad de dejar a los asistentes decidir que les parece mejor.

Por ejemplo, puedes ofrecer una experiencia de valor dejando que tus asistentes decidan cómo se verá tu programa.

También es aconsejable habilitar un espacio multipropósito, donde los asistentes pueden interactuar en varias actividades tales como reuniones, descansar, trabajar, etc,.

Paso 4. Basa la transferencia de conocimient en el storytelling

Para construir una experiencia de evento valiosa, debes poner gran cuidado a cómo el conocimiento es entregado. Por eso,  una estrategia que puedes aplicar es ayudar a tus oradores a crear presentaciones poderosas que no aburrirán gracias al uso del storytelling.

Paso 5. Provee el contexto para conexiones significativas

Mira, un networking aleatorio es una buena cena de cóctel. Pero, para una interacción con propósito, es importante proveer la plataformaa necesarias

En este sentido, te recomiendo que verifiques tu dinámica de matchmaking B2B.

Esta actividad (que puedes integrar fácilmente en el diseño del evento) te permite conectar la oferta y la demanda, y también da a los asistentes control para construir sus propias agendas de reuniones.

¿Qué otra experiencia es más valisoa que empoderar a tus visitantes para que decidan qué es lo que más importa para ellos?

Resumiendo

Cuando planeas un evento, no deberías concentrarte en experiencias específicas que deseas entregar. Por el contrario, debes ver este concepto como una evolución contínua del evento.

Por eso es que no puedes diseñar una experiencia valiosa por sí misma.. Lo que puedes hacer es crear un evento significativo para tus asistentes, consecuentemente garantizando una experiencia en general positiva. Buena suerte.

Topics: Event Marketing

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.