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De Cero a Uno: Cómo planear tu primer evento inteligente

08-ene-2018 9:39:38 / by Victoria

Si deseas planear y ejecutar un evento inteligente, debes entender cómo integrar correctamente tecnología de eventos en la experiencia de tus asistentes.

Suena fácil, ¿Cierto? Después de todo, ya es lo que has estado haciendo, ¿No? No tan rápido.

¿Alguna vez has visto la película “Her”?

Es una habilidosa construcción de una relación romántica entre humanos e inteligencia artificial, donde lo análogo y lo digital se fusionan. Lo impactante de este film es observar la dicotomía entre una sociedad tecnológicamente avanzada y la ausencia de dispositivos tecnológicos. La interacción con la tecnología se muestra fluida y natural.

En la película, no verás gente hablando en la calle y revisando compulsivamente sus teléfonos. La tecnología no está en ninguna parte, y es omnipresente, no obstante, profundamente arraigada en la estructura social y la vida cotidiana.

Hay así una curiosa afinidad entre la tecnología en constante evolución y la experiencia de nuestros asistentes.

Al adoptar nuevas tecnologías de para eventos, tendemos a aumentar la complejidad de nuestros eventos. Consecuentemente, terminamos por demandar un mayor engagement tecnológico de parte de nuestra audiencia. Ya sea la utilización de un beacon para interactuar con el entorno o verificar constantemente las notificaciones push, pretendemos imponer una “participación en tiempo real”, mientras privamos a nuestra audiencia de una experiencia que no sea disruptiva.

Como Deanna Ting, editora en Skift, argumenta, las compañías de tecnología necesitan salir del laboratorio y probar sus productos en el mundo real, dicen los planificadores. Las nuevas tecnologías, también, no deberían ser demasiado exigentes sino trabajar idealmente en un segundo plano, y ser interactivas con los asistentes.

Cada vez que realizamos un evento, pedimos a los asistentes que se comuniquen con otros o con el evento mismo a través de la capa digital. Esto puede terminar siendo una distracción. Necesitamos un enfoque más inteligente.

¿Qué es un evento inteligente?

Al establecer comparaciones entre una ciudad inteligente y un evento inteligente, identificamos la siguiente similitud: una integración aparentemente ausente y no disruptiva de la tecnología con el ambiente.

Cuando asisten a un evento inteligente, las personas no se sienten obligadas a usar tecnologías o apps en el transcurso de su propia experiencia. Por el contrario, la interacción entre la tecnología de eventos y el ambiente se siente nautral y fácil de explorar.

En otras palabras, no tienes por qué inventar la manera de que tus invitados descarguen la app o usen la plataforma del evento. Planear un evento inteligente equivale a diseñar un contexto amigable en el que tus asistentes interactuarán con la capa digital sin sentirse obligados a ello.

Planear un evento inteligente exige prestar gran atención a las necesidades y hábitos de tus asistentes. Deberías integrar sabiamente la capa digital en su experiencia en línea. Como en la película Her, tus invitados no deberían sentir que su experiencia es posible únicamente gracias a la app o plataforma del evento.

¿Cuáles son las características de un evento inteligente?

Característica #1. Valor masivo. Un evento inteligente es sobre la utilización de las aplicaciones o plataformas para facilitar el intercambio entre la audiencia y el entorno mismo. Debes saber tus razones para usar la tecnología de eventos y cómo ésta puede generar un valor increíble para tus asistentes.

Característica #2. Integración fluida de la tecnologia. Cuando planeas un evento inteligente, el uso de la la tecnología debería fortalecer la experiencia del usuario sin mayores traumatismos.

Característica #3. Inclusividad. Un evento inteligente involucra el uso de apps y plataformas accesibles para todos.

Característica #4. Foco en el asistente. Usualmente empleamos la tecnología para alcanzar nuestros fines. Sin embargo, en el caso de los eventos inteligentes, todo gravita alrededor de las necesidades e intereses de los asistentes.

Característica #5. Infraestructura segura. El uso de la tecnología involucra una seria de riesgos de seguridad digitales. Un evento inteligente debe ofrecer una atmósfera segura para todo el mundo.

¿Cómo deberíamos planear un evento inteligente en vez de un evento regular?

El número de soluciones tecnológicas y herramientas está aumentando constantemente, tornándose cada día todo más complejo y exigente. Considerando esto, solemos olvidar la experiencia del asistente al tiempo que imponemos al máximo la experiencia digital.

De no ejecutarse sabiamente, esto puede interferir con el valor que los eventos ofrecen. Céntrate en tus asistentes y no permitas que tu tecnología entorpezca su disfrute del evento. Por el contrario, úsala para acrecentar el bienestar de tu audiencia.

Cómo planear un evento inteligente

Paso #1. Mapea la interacción entre tus asistentes y la tecnología de eventos

Registro de asistentes a eventos

Ten por seguro que para cada contexto de uso tecnológico que concibas, existe un desenlace sencillo para tus asistentes. El uso de la tecnología en tu evento inteligente no debe centrarse únicamente en tus necesidades. Debe agregar valor  para que tus asistentes y ayudarles a tener una experiencia memorable. Por ejemplo, si quieres ludificar una actividad para tus asistentes y así recabar información sobre su comportamiento, reflexiona sobre el valor que esta decisión puede aportar.

En vez de ludificar el uso del hashtag del evento en redes sociales, podrías ludificar una actividad de aprendizaje. Piensa sobre una posible dinámica de juego que ayude a tu audiencia asimilar mejor el contenido del evento. Planear un evento inteligente es igual a plantear una situación en que todos ganen. Usa la tecnología para entregar valor a tus asistentes, al tiempo que sacas los resultados que esperabas.

Paso #2. Establece contextos razonables

Descargar aplicación para gestión de eventos

Hacer que la gente descargue la aplicación del evento solo para que permanezcan conectados y verifiquen el newsfeed no es la mejor forma de robustecer la interacción. La gente no necesita una app que los sature con aún más información… ni una app los incentivará necesariamente a participar en la discusión digital. Si acaso, eso les hará desear utilizar la app aún menos.

Un evento inteligente diseña contextos amigables en los que se sentirá natural para los asistentes usar la app móvil. Por ejemplo, cada vez más personas prefieren escribir sus preguntas que usar el micrófono. Un contexto razones para el uso de la tecnología sería ofrecer a los invitados la opción de participar en la sesión de preguntas y respuestas mediante la aplicación. Es fácil, no interfiere con sus hábitos y es así mismo un espacio seguro.

A smart event revolves around designing friendly contexts in which it will feel natural for attendees to use the mobile app. For example, more and more people prefer to text their questions than use the mic. A reasonable context for the use of technology is to offer attendees the choice of participating in the Q&A session through the app. It’s easy, it’s not disrupting their habits, and it’s also a safer space.

Paso #3. Exige menos de tus asistentes

Experiencia de asistentes a eventos

Mientras más pasos los asistentes deban tomar para interactuar con la tecnología del evento, mayor sera la probabilidad de que pierdan el interés en usarla. Cerciórate de que la app del evento o la plataforma que adoptaste son interactivas y amigables con el usuario. Además, disminuye el número de veces que tus asistentes deberán acceder a la aplicación del evento. No trastornes su experiencia exigiéndoles inteactuar con el entorno del evento únicamente por medio de una app o una plataforma.

Paso #4. Ayuda a tu audiencia a interactuar con la tecnología de eventos

Tecnología para la organización de eventos

No debes dar por sentado que tus usuarios saben como utilizar la plataforma o el ap del evento. Aunque vivimos en una sociedad intensiva en tecnología, un evento inteligente siempre provee asistencia en el uso de la tecnología. Asegúrate de crear un ambiente seguro para que tus asistentes no se sientan desamparados frente a las nuevas exigencias digitales para que así se desenvuelvan exitosamente en el evento.

Resumiendo

Planear un evento inteligente no es solo usar la tecnología con buen criterio. También trata de concebir una experiencia digital que haga énfasis en los intereses y necesidades de tu audiencia. Es erróneo evaluar el éxito de tu evento sumando simplemente el número de descargas de la app del evento. Por el contrario, deberías concentrarte en ofrecer una experiencia natural e ininterrumpida que realmente genere valor para tus asistentes. Por eso es importante diseñar eventos donde la tecnología funcione en un segundo plano, de forma más discreta.

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.