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Guía rápida a la inteligencia de eventos y cómo aprovecharla

15-ene-2018 6:33:05 / by Victoria

Nos sentimos gloriosos. Disponemos de unas atractivas y poderosas apps, un software de eventos integral, y múltiples soluciones digitales a complejos desafíos de planeación. La única lucha que tenemos gira en torno a encontrar la mejor tecnología de eventos en el mercado.

Obvio, deseas escoger una que incluye registro en línea, venta de tiquetes, mercadeo con emails, y otras sofisticadas características que prometen llevar al cielo el ROI de tu evento. Todos nos esforzamos en realizar eventos memorables, facilitar nuevas experiencias de networking, incentivar la transferencia de conocimiento e incrementar la colaboración entre negocios, y para lograr estos objetivos necesitamos herramientas de planeación.

Sin embargo, este afán por la tecnología de eventos nos impide entender el verdadero potencial que reside bajo la logística y las características del marketing de eventos. Por eso debemos ir al encuentro de la inteligencia de eventos, un concepto centrado en el asistente que nos hace repensar el management de eventos y el proceso de marketing.

¿Qué es la inteligencia de eventos?

Inteligencia de eventos. Información para tomar decisiones

Comparado a la tecnología de encuentros, la inteligencia de eventos se refiere al análisis de información que forman las decisiones tácticas de los profesionales. De acuerdo a un artículo de Skift, la inteligencia de eventos debe ser construida sobre la base de una robusta inteligencia operacional, o sobre los procesos de rendición de cuentas, atados a áreas como conformidad, presupuesto, y management del vendedor, entre otros.

Cómo se menciona en el mismo artículo, gracias a la revolución de la tecnología de encuentros, los planeadores pueden capturar más inteligencia de eventos, incluyendo migas digitales sobre la experiencia del asistente, sus preferencias, intereses, deseos y comportamientos.

En otras palabras, la inteligencia de eventos describe el mecanismo tecnológico de recolección de información y formulación de hojas de ruta para alimentar la toma de decisiones de los profesionales, al tiempo que se concentra en las necesidades e intereses del cliente.

El valor estratégico de la inteligencia de eventos

Estrategia para la producción de eventos

De acuerdo a Julius Solaris, si un planeador o coordinador de eventos podía concentrarse únicamente en la ejecución de los eventos, en nuestros tiempos es imposible. Como describe Solaris, Los eventos se han tornado en entramados cada vez más complejos. La tecnología y algunas amenazas de seguridad  de intensidad creciente son solo unas de las últimas entradas de una lista de contingencias que un profesional de eventos debe considerar.

Consecuentemente, sin una visión estratégica, la mayoría de los elementos del proceso de planeación habrán sido inevitablemente afectados. Con este contexto en mente, la inteligencia de eventos puede ofrecer un pequeño ecosistema que alimente a los profesionales para prever los posibles resultados de sus acciones.

Ejemplo Práctico

Digamos que tu intención es planear un evento de matchmaking B2B y generar múltiples oportunidades para tus asistentes.

Un plan general te dará las herramientas necesarias para realizar el matchmaking y esperar a que sucedan las reuniones entre asistentes—nada fuera de lo normal. Tienes una tarea, identificas los pasos a tomar, y ejecutas.

La inteligencia de eventos, por el otro lado, puede ofrecerte una perspectiva diferente, y proveer la información necesaria para llevar a cabo un evento con verdadero poder y engagement de la audiencia. Antes de planear el matchmaking B2B, puedes diseñar el siguiente enfoque estratégico:

  • Paso #1. Identifica los asistentes de mayor calidad que pueden traer valor a tu evento
  • Paso #2. Diseña una campaña de marketing para atraer a estos invitados de valor
  • Paso #3. Logra un mayor grado de compatibilidad entre la oferta y la demanda
  • Paso #4. Reduce el estrés y los factores de incertidumbre
  • Paso #5. Recoge y analiza los resultados del evento (número de reuniones, oportunidades de negocio posterior del evento, etc.).

Como puedes entender, la inteligencia de eventos dota a la ejecución con un plan previsorio basado en la estrategia y las decisiones inteligentes. Obviamente, necesitar un mecanismo tecnológico que te posibilita este grado de planeación táctica.

¿Cómo puedo beneficiarme de la inteligencia de eventos?

Datos para la producción de eventos

Aunque no tiene sus raíces en la filosofía de planeación, la inteligencia de eventos gradualmente se madura como concepto, ofreciendo perspectivas de valor sobre el futuro de la industria de encuentros. Por eso es tan importante reconocer su aparición como una consecuencia natural de la compleja tecnología de eventos y los mecanismos de planeación que encontramos hoy en el mercado.

No obstante, aunque todavía nos falta un poco para llegar allí, he aquí algunas ideas que puedes usar para sacar provecho de la inteligencia de eventos:

Beneficio #1. Diseñar experiencias centradas en el asistente

Una de las futuras condiciones para el éxito es la personalización en masa de la experiencia y viaje de cada de asistente. Como especifica Greg Oates, director ejecutivo y de estrategia de marca de SkiftX, las conferencias de próxima generación están evolucionando en plataformas de marketing experiencias para una mejor personalización de las opciones de aprendizaje y de networking de los asistentes.

Desde una perspectiva de planeación táctica, la inteligencia de eventos te puede ayudar en entender las motivaciones de los asistentes. Esto puede influenciar la riqueza y diversificación de la programación del evento. Por ejemplo, al diseñar diferentes perfiles a tus invitados, puedes determinar lo que quieren al atender a tu evento. Como consecuencia, puedes preparar una agenda personalizada para cada tipo de asistente, ajustando la experiencia a sus características.

Beneficio #2. Redefine y refina tus estrategias de marketing del evento

Un ecosistema digital de planeación eficiente ofrecer las herramientas necesarias para diversificar tus campañas de marketing del evento. Desde crear contenido de influencia orientado a un objetivo hasta el marketing basado en cuentas, la inteligencia de eventos encapsula el conocimiento y los pasos que un profesional debe tomar para redefinir la estrategia de marketing, alineándola con las necesidades, intereses y motivaciones del asistente.

Más aún, cuando te adaptas y usas las herramientas de planeación correctas, puedes tomar fácilmente un paso adelante y concentrarte en la promoción por el asistente (attendee advocacy). Si lo haces, ganarás la confianza de tu audiencia, transformando tu evento en una marca influyente.

Beneficio #3. Mejora la inteligencia operacional

La forma en que los profesionales planean eventos está cambiando constantemente. Sin embargo, el único objetivo perseguido es absoluta eficiencia, sostenibilidad y recordación. Cuando se transforma los procesos de logística y marketing en elementos constitutivos de un proceso superior, los organizadores adquieren una visión más grande de lo que puede ser cambiado, mejorado, o expandido.

Beneficio #4. Usa información para repensar el viaje del asistente

Conecta a los asistentes con el entorno del evento de forma que sea pertinente y útil para ellos. Un ecosistema digital inteligente y la inteligencia de eventos son suficientes para ayudarte a rediseñar el viaje del asistente y transformarlo en una experiencia inolvidable.

Beneficio #5. Incrementa la confianza en la rendición de cuentas

Como se menciona en el papel “Diseñando la hoja de ruta de tus métricas” publicado por Freeman, al final del día, la información puede ser uno los activos más vulnerables. Pero para que esta información tenga valor para los organizadores, ellos deben de ser capaces de monetizar la información generada. Por eso es que la inteligencia de eventos no es solo sobre formulación de estrategias y ejecución – también se refiere a la recolección de data pertinente valorar el ROI del evento.

Resumiendo

Aunque algo nuevo, el concepto de inteligencia de eventos puede redefinir la forma en que diseñamos, planeamos y ejecutamos eventos. Desde la personalización de la experiencia del evento hasta la rendición de cuentas y la reconcepción del viaje del asistente, la inteligencia de eventos jugará un papel clave en el reacomodamiento de la industria de encuentros.

Topics: Event Marketing, Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.