Enfócate en la inclusividad y diseña un evento donde todos son bienvenidos

Todos estamos hablando de logística, planeación, y experiencia del asistente, y no obstante tendemos a olvidar uno de los desafíos más importantes al realizar un evento. La inclusividad no es una corriente ni una moda. Por el contrario, garantiza una actitud igualitaria y no discriminatoria frente a todos los asistentes y celebra nuestra diversidad humana. Así que tomémonos el tiempo de hablar de inclusividad en los eventos

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2020 ya toca a nuestra puerta, significando que nos estamos volviendo más y más conscientes y respetuosos de las diferencias que nos hacen humanos.

A través de los años, hemos observado un importante movimiento cívico abogando por la igualdad y por una aproximación inclusiva respecto a personas o grupos que solían ser discriminados.

Este sano y muy necesario movimiento no ha pasado por alto la industria de eventos; más bien, solo ha reforzado la necesidad de tener eventos inclusivos.

Como resalta el autor Andrew Sheivachman, “los encuentros y eventos deberías reflejar el mundo más amplio, no solo la esfera insular de los ejecutivos corporativos. Los planeadores, sin embargo, necesitan una mejor educación que dé la bienvenida a un set más diverso de asistentes”.

Por otro lado, según el informe Estado de la inclusión en encuentros y eventos, patrocinado por la Meeting Professionals International, “hay más énfasis en la diversidad e inclusión ahora que hace 10 años”.

Pero el mismo reporte muestra que “los profesionales de eventos dicen que los grupos de mejor recepción en la industria son los hombres y los asistentes extrovertidos. Dicen que los introvertidos son los de más pobre recepción.”

Obvio, esto no muestra el estado general de la industria ni describe las experiencias de diferentes grupos de asistentes (tales como personas de edad, mujeres, LGBTQ, invitados con incapacidades, minorías étnicas.).

Lo que este reporte muestra, no obstante, es que todavía hay un largo camino por recorrer hasta que podamos alcanzar la inclusión total. Pero esto no significa que no podamos mejorar desde hoy.

Aquí va una serie de recomendaciones que puedes seguir para diseñar un evento inclusivo donde todos se sientan acogidos:

Sé cuidadoso al usar apelativos con género

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Piensa en tus emails de invitación. Probablemente usas títulos como señor, señora o señorita cuando envías tus emails, sin saber con certeza cómo los invitados se identifican a sí mismos.

Por supuesto, la mayoría de las personas se identifican como hombre o mujer, pero es probable que dejes por fuera a la mayoría en el medio, y luego corras el riesgo de hacer que alguien se sienta segregado.

Por eso debes tener cautela al usar apelativos sexuados.

Para evitar todo este asunto, simplemente puedes dirigirte a alguien como “estimado(a) + (nombre)” o “amigo(a)”.

Así mismo, antes del evento, estudia los pronombres de género no binarios y mira las variaciones para “ellos” y “nosotros”.

Tal vez los necesites cuando presentes a un conferencista, por ejemplo, o cuando hables de un asistente. Saber cómo usar estos pronombres correctamente mostrará tu respeto por tus invitados, e incluso por tu equipo.

Garantiza que la gente será capaz de identificarse a sí misma

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Como Andrew Sheivachman indica en un artículo, “todos hemos ido a eventos en los que estamos rodeados por tipos blancos de corbata que parecen conocerse entre ellos”.

No solo los eventos como estos no reflejan el mundo más amplio, pero también una falta de diversidad conlleva a una experiencia más estática e insular”.

Esto es especialmente relevante si tus oradores son representantes de un solo grupo. Por ejemplo, tener solo oradores hombres en tu evento puede ser un problema, porque tus asistentes mujeres pueden no sentirse representadas adecuadamente.

Cerciórate entonces de seleccionar un panel más diverso para que tus asistentes se sientan bien representados.

Reconoce que algunos asistentes pueden tener discapacidades

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¿Alguna vez has pensado en cómo un asistente sordo experimenta tu evento? Siempre piensa en la gente con limitaciones.

En el caso de los asistentes sordos, puedes ofrecer un traductor de lenguaje de señas que esté presente durante los paneles de discusión.

No olvides las personas con movilidad limitada: al momento de escoger el sitio del evento, camina por todas las diferentes áreas, imaginando que vas en silla de ruedas. Verifica si hay rampas o ascensores, baños accesibles, etc.

Igualmente, evalúa si estos asistentes necesitarán la ayuda de alguien más para circular.

No limites las opciones de catering

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Con tanta gente con tantas preferencias de dieta en la actualidad, tener un solo tipo de catering puede ser visto como ofensivo. ¿Imagina no tener opciones veganas o libres de gluten?

Esto no es solo triste para los visitantes que no podrán disfrutar la comida durante el evento, también es un poco irrespetuoso.

Asegúrate de ofrecer un amplio rango de opciones en tu menú, como productos libres de lactosa, sin gluten, halal, kosher, vegetariano, vegano, bebidas no alcohólicas, etc.

Adicionalmente, es importante conocer las necesidades y preferencias alimenticias de tus asistentes de antemano, así que asegúrate de preguntarles en tu formulario de registro. Cuida de tus invitados.

Resumiendo

Ser inclusivo es retador. No siempre es posible ser conscientes de todos los temas sensibles y entender las perspectivas de aquellos que son ligeramente diferentes de ti.

Sin embargo, empatizar y hacer todo lo que puedes para que todos se sientan bienvenidos en tu evento es un inicio muy promisorio. ¿Entonces qué dices de tu próximo evento? ¿Será inclusivo?

 

Topics: Planeación de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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