Esto es lo que deberías hacer cuando todos tus eventos son cancelados

A medida que los eventos en el mundo están siendo pospuestos o cancelados, es tiempo de de pensar cómo podemos brindar a los invitados todos los elementos importantes que los eventos en vivo pueden ofrecer.

Mientras tanto, la necesidad de crear experiencias en vivo no va a cambiar. Lo que cambiará es la forma en que lo hacemos. Da una mirada al Geneva International Motorshow en Ginebra. Este evento fue remplazado con conferencias pregrabadas y en streaming, y todo podía ser visto bajo pedido.

Siendo organizadores de eventos, nuestro rol es facilitar estos cambios, y más importante, nuestro rol es comenzar a crear más experiencias online para los invitados.

Las actuales circunstancias han representado un gran schock para todos nosotros, y ahora más que nunca, estamos viendo qué tan importante es tener un plan de respaldo para realizar eventos, y eso es exactamente lo que vamos a discutir.

Trabajo remoto

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Entonces, ¿esto dónde deja a los mercaderistas de eventos? Después de todo, ya tenías una estrategia y un presupuesto asignado. No hay necesidad de abandonarlo, y en cambio, necesitas mitigar y adaptarte al entorno fluctuante.

Millones estarán trabajando remotamente, lo que tendrá un gran impacto en cómo trabajamos. Los trabajos de oficina son llamados office jobs por alguna razón, y para muchos de nosotros será el primer periodo extendido trabajando desde en casa.

Entendiblemente, va a tomar un poco de tiempo habituarse a esto. Pero más importante, debemos que esto no estaría sucediendo sin tecnologías de trabajo y de encuentros, como Slack, Zoom, y Google Suite.

El aprendizaje principal es que estas herramientas no han surgido de la nada y lo mismo aplica para las opciones que tenemos con los eventos.

Digitalizar experiencias

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Mientras más y más personas trabajan desde casa, necesitamos dar una mirada alrededor a otras compañías que han creado experiencias online fantásticas. Mira la app de realidad aumentada de Ikea donde puedes poner virtualmente sus productos en tu casa. O plataformas educativas como la Kahn Academy.

Estas compañías están haciéndolo sin el aspecto cara a cara del evento de marketing, y al mismo tiempo, todavía han podido ofrecer algo único que añada valor y suscite engagement con sus clientes.

Virtualizando tu evento

Dar el cambio a virtual no es tan complicado como podrías pensar. En especial cuándo considerar cuánto tiempo tus invitados han estado online y con qué frecuencia acceden a webinars. Después de todo, los eventos están hechos de diferentes componentes (contenido, networking, experiencias) y esto puede ser transferido al mundo online.

Las diferentes opciones que tienes muestran que puedes ser flexible en tu enfoque a esto. Por ejemplo, la conferencia Think de IBM será digital este año, combinando eventos en vivo con beneficios de eventos virtuales, como contenido de streaming en vivo y las sesiones interactivas.

Esto puede jugar un gran papel en sumar a la experiencia del asistente. Para hacerlo correctamente, asegúrate de que sabes qué quiere tu audiencia. ¿Conoces sus hábitos? ¿Qué tecnologías usan? ¿Cuál es la mejor forma de llamar su atención? Una vez recibas las respuestas a estas preguntas, tendrás una mejor idea de cómo dar a tu audiencia lo que quieren y en formato virtual.

Aquí están algunas de las opciones virtuales con las que cuentas:

  • Videos pre-grabados – Crea una experiencia que combine elementos de marca y un lenguaje claro con un video de presentación cautivante.
  • Contenido educacional – Brinda a los invitados guías de resolución para sus problemas más urgentes y dales un recorrido por tu producto con demos y configuraciones.
  • Live-streaming – Capta su atención al compartir en vivo actualizaciones e información importante.
  • Foros y paneles de eventos virtuales – Interactúa con tu audiencia con una sesión de Q&A en un panel de trabajo online.

Entonces, como puedes ver, los eventos virtuales y en vivo comparten muchas similitudes. De hecho, son casi idénticos. Los objetivos finales son lo mismo, solo los medios cambian en su consecución. Dar este giro a lo virtual y las experiencias online posibilita agregar valor de diferentes formas.

Si buscas inspiración, echa una mirada a estos ejemplos de eventos virtuales:

Product-Led Summit: el Product-Led Summit fue producido online enteramente. Incluyó más de 760 líderes de SaaS de empresas como HubSpot, Appcues, y ProfitWell. El contenido del evento incluye talleres, clases magistrales, y charlas, con tres opciones de pase: un pase gratis de 48 horas, un pase individual all-access, y un pase all-access para grupos.

Saas Breakthrough: la cumbre del Saas Breakthrough Summit es 100% gratis, 100% virtualmente alojada en vivo en la plataforma de webinar Demio, diseñada para dar a las audiencias una mirada interior a los canales de marketing, crecimiento y adquisición de los mercaderistas top 5 del mundo.

Reach Summit: este es un evento online gratuito de Teachable, concentrado en los pasos necesarios para escalar y monetizar tu negocio. Cada día del evento se dirige a empleos diferentes. Asumiendo que te registres por adelantado, tendrás acceso a todas las sesiones por un tiemplo limitado después del evento.

El aprendizaje clave de estos ejemplos es que los eventos virtuales brindan flexibilidad. Nunca van a ser un remplazo para los eventos en vivo porque son dos cosas completamente diferentes, y cada una viene con sus propios beneficios.

Los bajos virtuales pueden desempeñar un gran papel en reducir tu huella de carbono y el dinero gasto en entradas costosas. El contenido no tiene que ser apreciado en su momento y los asistentes tienen más libertad para relacionarse con el contenido que desean.

Todas estas son opciones viables, y sin importar la coyuntura, estos beneficios no van a ser olvidado cuando hagamos el regreso inevitable hacia los eventos en vivo.

Aprendizajes clave

Los eventos están siendo cancelados pero esto no significa que no haya eventos para nada, y como todos los mercaderistas de eventos, todavía contamos con numerosas herramientas bajo la manga para el engagement con la audiencia.

Todos los componentes que conforman los eventos en vivo pueden ser adaptados a otras áreas del marketing con la ayuda de la tecnología. El streaming en vivo puede facilitar el lanzamiento de productos y paneles virtuales de eventos pueden remplazar conferencias.

Sin viajar, la capacidad de acceder a contenido valioso en cualquier momento, y tener en general más flexibilidad, los eventos virtuales pueden ofrecernos un nuevo acercamiento al marketing de evento, lo que permanecerá un largo tiempo.

Topics: Planeación de eventos

Thomas Davey

Written by Thomas Davey

Copywriter and marketing specialist who enjoys showing the world what can be done with the power of events and some good technology.

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