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Cómo convencer a tu jefe de comprar un sistema de gestión de eventos

01-ago-2018 5:39:28 / by Victoria

Compra de un sistema de gestión de eventos

¿Qué tan difícil puede ser planear un evento?

Encontrar un sitio, invitar oradores, y diseñar un programa. Luego, promover el evento y encontrar invitados para que asistan.

Suena tan simple, ¿cierto? ¿Cómo es entonces que algunos eventos se vuelven verdaderos caos incluso antes de comenzar a planearlos?

Bueno, aparte de múltiples situaciones impredecibles, la logística involucra listas de pendientes que consumen tu tiempo, tareas manuales, y funciones repetitivas.

Ser un planeador ya es difícil de por sí, no importa cuánta experiencia tengas.

Imagina qué tan difícil puede ser para alguien que nunca ha tratado con la planeación de logística y está a cargo de organizar algunos eventos por año en su compañía.

Desafortunadamente, esto sucede a muchos profesionales (mercaderistas, asistentes personales, expertos en comunicación, managers de servicio al cliente, etc.): terminaron planeando y ejecutando un evento sin ninguna experiencia.

Es de hecho bastante común.

No obstante, sin un sistema de eventos, estos empleados tendrán un rato difícil. En vez de tener acceso a una plataforma de eventos integral para un mejor y más ágil desempeño de sus tareas, estos pobres profesionales deben tratar con un estrés enorme y posibles pérdidas financieras al tiempo que hacen todo manualmente.

Y con todo, quiero decir todo: diseñar la página de inicio, configurar el formulario de registro, idear los tipos de asistente, configurar el registro en línea, actualizar manualmente la lista de asistentes en las hojas de Excel (y allí, por supuesto, actualizar el documento una y otra vez que haya cambios en la información), emitir facturas (una por una)… y eso es solo 5% del trabajo.

¿Por qué sucede esto?

¿Por qué piensa tu jefe que puedes ejecutar fácilmente todo sin ninguna ayuda, como un sistema de management de eventos, al tiempo que realizas tu trabajo todos los días?

La respuesta es simple: como fue previamente acordado, la gente que no planea eventos piensa que esta gesta es una tarea de “pan comido” que tachas en tu lista de pendientes, o que es tan fácil como planear un cumpleaños o una cena.

La mayoría de los CEO de compañías y jefes de departamento asumen que planear un evento no es gran cosa, ¿así que por qué desperdiciar recursos en soluciones adicionales?

Por eso es tu derecho, como empleado, y persona responsable de la planeación, hacer visible la necesidad de un sistema de eventos de primera clase.

De lo contrario, corres el riesgo de tener un pobre rendimiento o sufrir las consecuencias de una fatiga extrema. La mejor opción es acercarte a tu jefe y convencerlo de comprar una herramienta de planeación de eventos que sea poderosa.

Sin un software de eventos, considerando el creciente éxito y el uso de eventos como una herramienta de promoción y comunicación, terminarás dedicando todo tu tiempo a la planeación, en vez de desempeñar tus verdaderas funciones.

Tanto el evento como tu trabajo sufrirán, pero el que más sufrirá serás tú.

Planear y gestionar un evento no es un juego, y tú lo sabes. Un enfoque profesional es necesario, y tú estás ciertamente listo para él.

Entonces, ¿cómo consigues ese soporte profesional?

Para ayudarte a comunicar mejor tus necesidades logísticas y lograr que la cabeza de tu institución o departamento considere invertir en un sistema de eventos serio, hemos reunido una lista pasos sobre lo que deberías hacer.

Paso #1. Documenta cómo funciona la planeación de eventos

Planeación de eventos sistematizada

Comienza definiendo tus necesidades

No son pocos los tipos de evento, significando que el plan y protocolo que trazaste pueda diferir de otros.

Realizar una conferencia para leads potenciales es completamente diferente de planear una dinámica de matchmaking B2B.

Dependiendo de las características específicas de tu evento, debes seguir cierto protocolo. Evaluando este proceso, puedes sustraer fácilmente las tareas que debes llevar a cabo. Consecuentemente, encontrarás el sistema de gestión de eventos que puede ayudar.

Documenta tus necesidades para que sepas qué mirar cuando busques un software de eventos.

Por ejemplo, si sabes que deberás generar facturar y monitorear pagos, definitivamente querrás encontrar una plataforma que te permita hacer ambas cosas.

Paso #2. Da un recorrido a tu jefe por tu rutina de planeación

Rutina de planeación de eventos

Es importante recordar que las personas que no están involucradas en la logística y planeación pueden no entender su complejidad.

Para asegurarte que tu jefe o cabeza de departamento entienda de verdad tus necesidades, considera ofrecer una explicación a profundidad de cómo luce tu rutina de planeación.

Por ejemplo, podrías describir a tu jefe cada paso del procedimiento en línea. Podrías enfatizar cómo esto pasa por construir un website visualmente atractivo, diseñar formularios de registro amigables, crear y enviar cuentas de cobro, y generar badges en línea.

También puedes expresar que necesitas validas la asistencia de ciertos participantes, dado que no todo el mundo cuenta con las credenciales o criterios adecuados para el evento.

Al llevar a tu jefe por tu rutina de planeación en minucioso detalle, le ayudarás a entender cómo funciona la logística y por qué es tan importante comprar un sistema de management de eventos.

Paso #3. Presenta una tabla comparativa de gastos

Optimización de presupuesto para la producción de eventos

Usualmente, cuando planeas un evento, estás trabajando con unos pocos proveedores externos y terceros. Tal vez necesites externalizar alguna de las actividades tales como el diseño de programa, el CRM del evento, producción de las entradas, etc.

Aunque tengas acceso a diferentes servicios de planeación gratis, estos suelen ser limitados o no te dan exactamente lo que necesitas (pero se acercan bastante).

Usualmente, el mayor argumento para no adquirir un sistema de eventos es la idea de “ahorrar“ dinero usando una versión de prueba gratuita o ejecutando algunas tareas manualmente.

Pero, al final del día, cuando ves los números, tal vez termines gastando más externalizando esporádicamente las tareas de planeación que simplemente comprando una solución digital robusta.

Antes de reunirte con tu jefe, toma un pedazo de papel y dibuja dos columnas (o usa una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word).

En la primera columna, suma la cantidad de dinero que pagas a terceros en tus eventos. Luego, haz una lista de temas comunes con los que tratas durante el proceso de planeación y cuánto te cuestan. Finalmente, anota todas las herramientas gratuitas que actualmente usas y todas las cuentas que debes mantener.

En la segunda columna, haz una lista de precios de softwares de eventos y escribe todas sus ventajas.

Finalmente, pondera los pros y los contras y ve cuál columna es la mejor opción para tu próximo evento. Cerciórate de traer esta lista al encuentro con tu jefe.

Cuando él o ella vean cuánto dinero podría ahorrar comprando un sistema de eventos, la balanza se inclinará en tu favor.

Paso #4. Insista en la necesidad de ahorrar tiempo

Ahorro de tiempo con sistema de gestión de eventos

Tanto usando apps o servicios de planeación de terceros o hacer las cosas manualmente puede consumir mucho tiempo.

Primero, debes aprender cómo funcionan las diferentes apps. En algunos casos, el proceso de empalme con estas aplicaciones puede ser bastante traumático.

Segundo, imagina todo el trabajo manual. Esto podría incluir actualizar constantemente hojas de cálculo de Excel, enviar emails individuales (¿qué podría consumir más tiempo que esto?), gastar tiempo en diseñar y crear badges, o construir una página de inicio para el evento.

Solo una de estas tareas puede tomar horas. Di adiós a la pausa de almuerzo y café y a los fines de semana.

El tiempo es el recurso más escaso. Haz saber a tu jefe que pierdes valiosas horas de trabajo en casos que pueden ser fácilmente automatizadas.

Paso #5. Añade el argumento del profesionalismo

Tomar la decisión de comprar un sistema

No pretendo desacreditar tu trabajo. Sin embargo, cuando haces todo manualmente, existe la posibilidad de que algo no lucirá profesional.

Los badges tal vez luzcan caseros o el sitio web exhiba una apariencia anticuada.

Esta falta de profesionalismo dañará enormemente la imagen de tu compañía, lo que tu jefé definitivamente no desea.

Paso #6. Explica las ventajas de la de digitalización de eventos

Digitalizar eventos

Antes de comprar un sistema de management de eventos, tu jefe o cabeza de departamento ha de saber sus beneficios y funcionalidades. Resalta las significativas analíticas a las que tendrás acceso gracias a un sistema de eventos.

Sabrás en tiempo real cuántos asistentes tienes, cuánto ingreso has obtenido, cuántas reuniones han sido agendadas (si adelantas un evento de matchmaking B2).

Por otro lado, podrías mencionar la experiencia de los asistentes y qué tanto mejorará con la ayuda de un sistema de eventos. Podrías, por ejemplo, referenciar el sencillo registro online.

Paso #7. Habla sobre la posibilidad de escalar los eventos

Multiplicar los registros de eventos

Corporaciones e instituciones están comenzando a entender el innegable poder del marketing de eventos y las herramientas de comunicación. Esto significa más eventos en el futuro.

Las compañías están viendo los eventos como un increíble medio para conectarse con audiencias y prospectos, lo que vuelve crucial escalar los eventos para alcanzar el éxito. Solo un sistema de eventos puede ayudarte con esta tarea.

Conclusiones

Los beneficios de comprar un sistema de eventos no tienen fin. Desde incrementar la visibilidad de marca y economizar dinero para asegurar un alto nivel de profesionalismo y mejores resultados, una herramienta de planeación es lo que necesitas para sobresalir en tu trabajo sin enloquecer.

Por eso mi consejo es prepararte todo lo posible y persuadir a tu jefe de que necesitas un software flexible que te permitirá planear y realizar eventos memorables, que harán florecer a tu compañía.

¡Buena suerte!

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.