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Eventtia Tips. Por esto debes segmentar a tus asistentes

13-jun-2019 7:08:41 / by Victoria

Si no has pensado realmente en segmentación de participantes, tal vez este artículo cambie tu opinión. Lee este post y descubre por qué necesitas personalizar la interacción con tus asistentes y segmentarlos en categorías específicas.

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Una de las cosas que hace que tu evento sea excepcional y transformador es la interacción personalizada con tus participantes.

Y esta personalización depende del tipo o categoría de tus participantes.

¿Qué significa esto?

Imaginemos que estás tratando de sacar adelante una gran conferencia o feria de negocios que se concentre en ciudades inteligentes.

Obvio, no todos los participantes tendrán el mismo estatus, intereses, o grado de inversión en la industria. 

Algunos participantes pueden ser investigadores universitarios o estudiantes; tal vez otros pertenezcan al mundo de las startups.

Aparte de eso, puede que invites inversionistas y representantes de gobiernos del mundo, tales como alcaldes o funcionarios en ayuntamientos.

Además, consideremos a los amigos de las ONGs y los laboratorios creativos.

¿Estarás interesado en recabar el mismo tipo de información de todos tus participantes?

¿O deseas implementar las mismas campañas de comunicación para todos estos clientes diferentes?

Probablemente no.

Esto puede reducir tu nivel de eficiencia, y definitivamente te hará lucir muy poco profesional.

Aparte de mejorar tu protocolo de interacción, la gente espera un enfoque personalizado, confeccionado a la medida de sus perfiles.

Por lo tanto, la segmentación de los invitados es necesaria.

En otras palabras, querrás categorizar la gente en múltiples tipos, dependiendo de tus necesidades logísticas.

Estas categorías pueden representar diferentes perfiles profesionales de los invitados, su representación institucional, o incluso sus intereses al asistir.

Por ejemplo, si estás organizando una feria de negocios, clasificarás a la gente en función de sus agendas: expositores (aquellos representando negocios y sus ofertas), compradores (quienes comprarán de ellos), visitantes (asistentes curiosos), buscadores de conocimiento (personas que desean ver a los panelistas expertos), etc.

Consecuentemente, lograrás personalizar la interacción con tus clientes para que te ajustes a sus necesidades.

¿No estás seguro cómo?

Aquí hay una lista de cosas que se harán 10 veces más fáciles luego de que pongas a tus asistentes en diferentes categorías:

Enviar campañas de marketing a un target específico

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No puedes vender tu evento a todo el mundo usando el mismo lenguaje.

Para que tu campana sea exitosa, querrás ajustar tu enfoque a los intereses, deseos y necesidades de tus clientes.

Entonces, antes de que estés ejecutando el evento, piensa en los tipos de asistentes que quieres establecer. Luego, usando una plataforma de management de eventos, configura las categorías y los perfiles acorde.

A continuación, redacta una serie de emails de marketing que estén ajustados a los perfiles de tus clientes.

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En referencia al ejemplo presentado arriba, puedes invitar a los investigadores de las ciudades inteligentes indicando cuál es el área de especialización de tus oradores y el acceso que ellos tendrán a una robusta red de contactos.

Por otro lado, puedes promover tu evento entre diferentes representantes de startups detallando la presencia de inversionistas internacionales, quienes estarán interesados en sus negocios.

De esta manera, personalizarás tus campañas de marketing y garantizarás que el evento sea atractivo para todos.

Personalizar tus comunicaciones

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Aparte de tus campañas de marketing, es importante que envíes a tus participantes una serie de mensajes que comuniquen los aspectos logísticos.

Digamos, por ejemplo, que un día antes de que el evento comience, estás planeando un cóctel únicamente para los inversionistas.

No puedes enviar un email con los detalles de la velada a todos los que asistirán al evento. Por el contrario, quiere ser 100% preciso y compartir esta información justo con aquellos que estarán yendo al cóctel.

La segmentación del participante puede ayudarte en esto.

Diseñando formularios de registro customizados

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Cuando invites a la gente a completar el formulario de registro, tal vez quieras obtener información particular sobre cada tipo de asistente.

Digamos que estás organizando una dinámica de networking B2B para inversionistas y representantes de startups.

En este caso, tienes que preparar un formulario de registro separado para ellos, pregúntales si están interesantes en participar en esta actividad, y referirles a una página diferente donde puedan especificar qué están ofreciendo (negocios) y qué están buscando (inversionistas). 

Definir diferentes precios para las categorías de participantes

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Los eventos pueden tener múltiples planes de pricing. Configura múltiples tipos de asistentes y decide qué tanto, por ejemplo, deben pagar los expositores comparado a los asistentes regulares.

Toma pleno control del proceso de pagos fijando diferentes tarifas para las categorías de asistentes.

Customizando las actividades de la agenda

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Tal vez sea el caso que no todas tus actividades se ajusten a todos los que asistirán a tu evento.

Algunos tal vez estén interesados en talleres específicos, mientras otros solo asistirán al networking.

Segmentar tu audiencia te da un mejor entendimiento de las necesidades de todos y te ayudara a personalizar la agenda de tu evento.

Diseña múltipes badges de registro

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Si estás usando una plataforma de gestión de eventos, puedes usar tags y configurar diferentes badges para tus invitados.

Por supuesto, dependiendo de su categoría, puedes customizar los badges y agregar diferente información o incluso diferentes elementos visuales que distingan a tus participantes en función de su perfil.

Habilitar o bloquear diferentes áreas de acceso

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Digamos que planeas una exhibición. Tienes el área de los expositores, el espacio para el networking B2B, y un área de conocimiento con diferentes cuartos y conferencias simultáneas.

Puedes asignar a los participantes diferentes derechos de acceso a las áreas, basado en su segmentación.

Por ejemplo, puede que tengas asistentes que solo sean expositores. Otros tal vez tengan acceso tanto a las exhibiciones o sesiones de conocimiento, mientras la tercera categoría de participantes pueda acceder a todas las áreas, incluido el espacio de networking.

Resumiendo

Al poner a tus participantes en grupos específicos o categorías, diversificarás tus opciones y disminuirás los esfuerzos de gestión y personalización de la interacción con los asistentes.

La segmentación de la audiencia es sobre la construcción de una visión estratégica para tu evento. Si puedes determinar correctamente las categorías de visitantes, también podrás poner en pie un plan bien definido que impulse la eficiente de tus esfuerzos de planeación.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.