Introducción a eventos online: elementos, estructura, y management

¿Cómo planeas un evento online?

Esa es la pregunta en la que la mayoría de las empresas, organizaciones y marcas se están concentrado al tiempo que intentan determinar cómo fortalecer su estrategia de marketing de evento. Recientes circunstancias inesperadas nos tomaron a todos por sorpresa; sin embargo, cada crisis viene con nuevas oportunidades y suficiente espacio para la innovación.

Y más cierto aún, aprenderemos cómo apalancarnos en estas experiencias online y articularlas como una parte de nuestros esfuerzos de marketing. Con esto en mente, discutamos un poco los eventos online, concentrándonos en las particularidades, elementos, y estructura.

Comencemos definiendo qué es un evento online.

La definición obvia es la planeación de eventos usando una plataforma online, a través de la cual la gente puede conectarse con diferentes rincones del mundo. Es similar a una reunión online que realizarías usualmente con clientes internacionales o equipos remotos. Pero en vez de conectarte con una cámara y un micrófono, tendrás gente como participantes pasivos en sus teléfonos o computadores mientras oyen al orador.

Un ejemplo mejor es el streaming de videos en vivo en YouTube. La gente se conecta con un influencer o profesional de alta categoría y tiene la opción de charlar con ellos virtualmente.

Eventos en vivo versus eventos online: tiempo

 

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Dos parámetros hacen a los eventos online diferentes a los eventos cara a cara. El primero es el tiempo. Un evento en persona tendrá un tiempo estructurado y lineal. Usualmente, un evento cara a cara puede extenderse de uno a varios días, con múltiples dinámicas como mesas redondas, conferencias, talleres, y sesiones de networking. Estas dinámicas suelen ocupar el día entero.

Un evento online, no obstante, no requiere un tiempo lineal. Puedes tener un evento online de una hora o uno de tres días, con una conferencia central por día. Mientras un evento cara a cara gira en torno a una agenda y en mantener el engagement de los asistentes desde la mañana a la tarde, los eventos online son menos estructurados.

Con los eventos en vivo, tienes una experiencia física. Debes viajar, ir al sitio, y disfrutar de todo un día. Tus sentidos están implicados en la experiencia, y estás dedicado a aprender tanto cómo puedes a lo largo del día. Durante los eventos online, sin embargo, no puedes mantener a la persona concentrada en la pantalla de su laptop de su smartphone todo el día. Por supuesto, puedes empacar un evento de diez horas en un solo día, pero las posibilidades son de que la gente se desconecte (física o mentalmente) después de una o dos horas.

Al hacer eventos online, es importante considerar el comportamiento online de las personas. Incluso durante eventos en persona, la gente perderá su atención de vez en cuando y comenzará a navegar por los feeds de sus redes sociales. Cuando asistes a un evento online, no obstante, es un millón de veces más fácil distraerse o simplemente ser alejado de tu computador. Así que mantén el tiempo amigable para el futuro.

Eventos en vivo versus eventos online: sitio del evento

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Ese segundo parámetro que hacer a los eventos en vivo diferentes de los eventos online es, obvio, el espacio. Usualmente, tendrías que arrendar un sitio para tus eventos en vivo. Los eventos online, por otro lado, no requieren un sitio físico. Lo que necesitarás, sin embargo, es un launchpad o una plataforma de video online que permita a la gente conectarse, interactuar, y disfrutar las presentaciones.

Este elemento te brinda cierto grado de flexibilidad. Piénsalo: para asistir a tu evento, la gente tiene que viajar de diferentes países o ciudades. El sitio está físicamente condicionado, significando que el espacio es un componente importante.

El alcance de tu evento estaba limitado por el espacio mismo, dado que los sitios del evento solo pueden acomodarse a un número limitado de asistentes. Los eventos online, en cambio, son ilimitados. Las plataformas online te permiten llegar a una audiencia internacional y conectarte con gente alrededor del mundo. Y eso es lo que hace a este tipo de eventos verdaderamente únicos.

Etapas de planeación

Ahora que hemos discutido las principales diferencias entre los eventos en vivo y online, veamos qué se necesita para planear un evento online. Pronto verás que los eventos en vivo y online son similares en términos de estructura. Hay una fase pre-evento, durante el evento, y posterior. En muchos términos, las fases pre y pos-eventos en vivo y online son similares. La diferencia radica en la forma que ejecutamos estos eventos.

📌 Etapas de planeación: preparación

La preparación del evento es similar en las experiencias virtual y cara a cara. Primero, necesitas crear un sitio web del evento y fijar un proceso de registro. En ambos casos, necesitas mostrar la descripción del evento, el programa, y las biografías de tus oradores. También puedes configurar diferentes categorías de asistentes que determinarán los diferentes precios y derechos de acceso.

Luego, en ambos casos, necesitas lanzar una serie de campañas de emails y comunicarte con tus asistentes virtuales. Así que, en logística de planeación, necesitarás las mismas cosas, excepto que no debes trabajar con proveedores de evento, como el sitio, profesionales de audiovisuales, y el servicio de catering.

📌 Etapas de planeación: el post-evento

Durante el post-evento, también encontramos las mismas necesidades. Tal vez sigamos alimentando la relación con nuestros asistentes y enviarles campañas de mails y encuestas de satisfacción. Tal vez encontremos apropiado y necesario reutilizar el contenido del evento y usarlo como imán de leads. Eso es válido tanto para eventos en persona como online.

📌 Etapas de planeación: durante el evento

Lo que varía, en cambio, es toda la experiencia del evento. Un evento online requiere un launchpad, un escenario virtual para tus conferencistas, un proceso de engagement online, y espacios de networking online. Y en vez de alquilar un sitio, necesitarás trabajar con un sólido socio de tecnología de eventos. Aparte de todo esto, también necesitarás información adicional para evaluar el contenido de tus asistentes online.

Por ejemplo, tal vez quieras saber cuántas personas se desconectaron de tu evento y cuántas se conectaron múltiples veces. Así mismo, tal vez encuentres útil identificar esos asistentes que se reconectaron o compartieron tu evento online con su red. Esta información te ayudará a ver lo que necesitas mejorar para tu próximo evento y entender cómo fortalecer tu estrategia de evento online. Igualmente, te dará los datos necesarios para evaluar el ROI de tu evento.

Resumiendo

Como puedes ver, los eventos online y en vivo son bastante similares. Ambos requieren de una intrincada logística y de campañas de comunicación, y la calidad del contenido y de las oportunidades de networking todavía son importantes.

Lo único que necesitarás para tus eventos online es tener una plataforma con una fuerte infraestructura online para sustentar todo el evento, y eso no es una tarea fácil de cumplir. Busca cuidadosamente por tu socio de tecnología de evento y asegúrate de escoger la plataforma que se ajusta a tus necesidades y deseos.

 

Topics: Planeación de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master's degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.

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