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¿Cómo hacer contactos con con los asistentes a eventos?

22-oct-2018 9:49:12 / by Victoria

 

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Los eventos son una forma de congregar a la gente y proveer un espacio común para la interacción y el intercambio. La gente asiste a los eventos para descubrir a profesionales de mentalidad afín y establecer conexiones de valor. Al menos, este es el guión ideal. 

Generalmente presentado como un bonus extra, el networking es considerado una actividad “por default”, acompañado por un pequeño incentivo extra, tales como los juegos para romper el hielo.

Sin embargo, el networking ha comenzado gradualmente a revelar su complejidad.

Cientos de artículos, gurús del networking, y clases online sobre cómo interactuar en eventos prueban qué tan tormentosa e incómoda puede ser esta experiencia.

¿Por qué está sucediendo esto?

¿Por qué la gente tiene dificultades para establecer una comunicación con otros en eventos?

Y más importante, ¿por qué es tan difícil planear una dinámica de networking valiosa y verdaderamente significativa?

¿Qué está mal con el networking?

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Comencemos diciendo que las conexiones significativas entre las personas requieren de apertura y vulnerabilidad.

No es un estado fácil de alcanzar, especialmente en los eventos, donde el único networking tiende a suceder durante las pausas de café.

Diferentes estilos de networking, diferentes motivaciones, diferentes emociones y egos... todos estos detalles no tan pequeños también afectan la experiencia de tus invitados. 

Sin importar cuáles sean los intereses de networking, tus asistentes deben tomar un primer paso (que para la mayoría de la gente es el más difícil de tomar), que es aproximarse a otra persona y presentarse.

¿Cuándo fue la última vez que estuviste feliz y confiado por tener que hablarle a un extraño? 

Los niveles de incertidumbre son demasiado altos, lo que incomoda y estresa a la mayoría de los invitados frente al networking.

Aparte de eso, vienen a tu evento con una agenda específica, pero no están seguros de alcanzar sus metras o lograr sus resultados esperados.

¿Entonces qué no funciona con los eventos de networking?

Dos cosas: en cuanto planeadores, ignoramos el valor de psicología en nuestros participantes, esperando que ellos transformarán por sí mimos la experiencia de networking en un valioso intercambio. Tampoco prestamos mayor atención al diseño del networking, que puede asegurar resultados verdaderamente valiosos.

¿Cómo arreglamos esto? 

De la incertidumbre a la construcción de conexiones de importancia

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Los intereses de networking pueden alcanzar un amplio espectro.

Algunas personas asisten a eventos para iniciar colaboraciones o mostrar sus caras y sus nombres allí, otros desean aprender sobre los demás o encontrar algo específico.

Sin embargo, todas estas motivaciones tienen un leitmotif común: la necesidad de conectarse, compartir, construir relaciones por fuera del contexto de tu evento.

La gente no encuentra valor en intercambiar tarjetas profesionales durante los eventos—la mayor parte de la gente las arroja luego a la papelera. 

Ya sea iniciar colaboraciones, identificar leads, o aprender de otros, la gente desea conexiones reales y resultados.

Así que es importante dejar de desperdiciar el tiempo de tus asistentes obligándoles a participar en tontos juegos para romper el hielo durante las pausas para un café.

Esas actividades no llevarán a interacciones significativas.

A pesar de esto, para que la gente desee establecer conexiones en tus eventos y de hecho formar relaciones interpersonales, debes suministrar la atmósfera adecuada.

Es tu responsabilidad cuidad de cómo tus asistentes se sienten antes y durante la dinámica de networking. Y la psicología de la incertidumbre es simple.

Tus invitados no saben quién estará asistiendo al evento o con quién se reunirán. Así mismo, no están seguros de que sus intereses corresponderán a los de alguien más.

La falta de coherencia entre la oferta y la demanda puede llevar a situaciones incómodas y desperdicio del tiempo.

Todas estas posibilidades causarán ansiedad y tendrán un impacto negativo en la experiencia de tus asistentes.

Para que esto no suceda, aquí hay algunas recomendaciones que te ayudarán a reducir circunstancias impredecibles y ofrecer un ambiente de networking seguro para los asistentes de tu evento:

Ayuda a que tus asistentes se preparen con anterioridad

Una forma de eliminar el factor incertidumbre es ayudando a tus participantes a conectarse antes del evento dándoles acceso a la lista de invitados para que puedan escoger con quién desean entablar networking durante el evento.

Esto permitirá a tus asistentes a prepararse de antemano y estar más confiados respecto a las interacciones y los resultados. Además, al adoptar la tecnología de eventos correcta, puedes ayudar a tus asistentes a agendar reuniones uno-a-uno con prospectos en el evento.

Toma un enfoque orientado a los resultados

Sé consciente que tus asistentes tal vez tengan diferentes intereses de networking. Algunos de ellos querrán vender o comprar algo; otros querrán iniciar colaboraciones de negocios, y así.

Sin embargo, es tu responsabilidad garantizar resultados positivos para todos tus invitados, sin importar sus intereses.

Para que esto suceda, asegúrate de configurar un formulario de networking en profundidad (diferente al formulario de registro) que te permitirá capturar y analizar las motivaciones potenciales de tus participantes.

Esta información te dejará en condiciones para emparejar la oferta y la demanda, y reducir la incertidumbre de tus asistentes a cero.

Ofrece un entorno profesional

La forma más sencilla de realizar una dinámica de networking es invitar a la gente a tomar algo de café con galletas. Obvio, siempre es bueno diseñar algo de movimiento orgánico y permitir a tus clientes mezclarse. 

Sin embargo, si de verdad quieres ayudar a tus asistentes a construir conexiones significativas (o al menos prospectos que de verdad importan), tendrás que ofrecer un entorno controlado para la interacción.

Como ejemplo, piensa en disponer de una zona de networking. El solo propósito de este espacio único será interactuar con otros asistentes, lo cual definirá el tono para construir conexiones y eliminar la incomodidad de los espacios de networking informal. 

Determina una estructura y un propósito claros

Piensa por un segundo sobre tus reuniones de planeación. ¿Tienes momentos en los que no hay estructura y estás perdiendo tiempo escuchando historias de tus compañeros de equipo que no tienen nada que ver?

¿Qué haces para transformar las reuniones de planeación en experiencias eficientes? Probablemente diseñarás una estructura, como una agenda de reuniones, esperando alcanzar tus objetivos, ¿cierto?

Lo mismo pasa al asistir a dinámicas de networking.

Cuando tus asistentes no tienen estructura alguna sino una idea vaga de lo que desean lograr, la mayor parte del tiempo, los resultados no serán satisfactorios.

Pero, cuando todos cuentan con una agenda clara (con bloques de tiempo y nombres de personas con quienes desean interactuar), el nivel de incertidumbre decrece drásticamente.

Encuentra prospectos que importan

Una gran fuente de ansiedad y ambigüedad para tus asistentes es preguntarte si se reunirán con inversionistas, leads, compradores, etc: (dependiendo de tus intereses de networking).

Nadie quiere asistir a un evento que no tiene nada que ofrecer en términos de networking. Por eso calificar a tus invitados es obligatorio. 

Puedes hacer eso analizando las preguntas que los invitados respondieron en los formularios de networking y vetando aquellos que no cumplen con tus criterios.

Resumiendo

Cuando planes tu próximo evento, piensa en el networking como una experiencia altamente incierta. Consecuentemente, planéalo en función de eliminar los factores impredecibles y garantizar un entorno seguro para la interacción.

Al eliminar los factores desconocidos, estás dando a tus asistentes el contexto necesario para conectar con otros en tus eventos y de verdad formar importantes relaciones de negocios.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.