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Interactuar con los asistentes de eventos en todas las etapas

13-dic-2017 15:54:19 / by Victoria

Empecemos sin piedad, de la misma forma que Bruce Willis saltaría a la acción en sus películas de “Duro de matar”. Toma unos segundos y trata de responder las siguientes preguntas:

  1. ¿Cómo es ganar 100,000 seguidores en Instagram, pero solo 2 de esos seguidores muestran interés en tu contenido o tus productos?
  2. ¿Cómo te sientes cuándo tienes 500,000 subscriptores en YouTube, pero solo 5 de ellos donarán dinero en Patreon para apoyar tu trabajo?
  3. ¿Como es planear una conferencia para 5000 asistentes y solo tener uno de ellos involucrado con el contenido posterior al evento?

La mayor parte de las veces, vamos tras números impresionantes, justificando el ROI del evento a través de tasas de asistencia o analíticas de redes sociales.

Así es como pensamos: mientras mas visitantes atraigamos, mejor. A mayor frecuencia de aparición del #hashtag de tu evento, mejor. A mayor exposición online, mejor.

Los GRANDES números rigen la forma en que diseñamos, planeamos y vendemos un evento, tanto que olvidamos la cantidad de relaciones que construimos con nuestros asistentes.

Emociona a tus asistentes y cosas mágicas pasarán

De la misma forma que un fashion blogger que reune 50,000 subscriptores, pero no puede vender ningún producto (porque a nadie le importa), nos obsesionamos por alcanzar un numero enorme de asistentes, prestando poca o ninguna atención a establecer una conexión significativa con ellos,

Como Kevin Kelly, fundador y director ejecutivo de Wired magazine, sugiere: para ser un creador exitoso, no necesitas millones. No necesitas millones de dólares o millones de clientes, millones de fanáticos. Para ganarte la vida como un creador, fotógrafo, músico, diseñador, autor, animador, desarrollador de aplicaciones, empresario, o inventor, solo necesitas miles de fervorosos fans.

Obviamente, como Kelly especifica, “El número 1000 no es absoluto. Su significado está a grandes rasgos en el orden de magnitud – tres grados menos que un millón. El número real tiene que ser ajustado para cada persona”.

La misma afirmación es verdad para aquellos que planean eventos.

Usa tu tiempo y recursos para dar una emoción a tus asistentes y conectarte efectivamente con ellos. De esta forma, escalarás (masivamente) los resultados de tu evento.

En vez de cazar grandes número, para ejecutar un evento exitoso, debes impactar positivamente las vidas de cierto número de asistentes, transformándolos en fanáticos tuyos.

Aquí el porqué:

Razón 1. Ganaras embajadores de tu marca de por vida.

No puedes esperar que la gente hable, escriba o bloquee acerca de tu evento (o tu marca) si no son fanáticos de verdad. Por supuesto, pueden hacerlo si tu evento fue un completo fracaso, lo que es algo que no quieres. Tus asistentes deben sentirse genuinamente motivados a recomendar o compartir su experiencia en el evento, y esto solo sucederá si los transformas en seguidores.

Razón 2. Construirás una comunidad fuerte

Cuando organices múltiples ediciones de un evento, un grupo núcleo de seguidores fervorosos siempre puede amplificar el alcance de tu conferencia, festival o taller, y volverse una contundente prueba social para aquellos que no están seguros de ir.

Razón 3. Querrán volver por más

Si puedes suscitar una emoción en tus invitados y ganarte sus corazones, espéralos en ediciones futuras.

Razón 4. La gente tiende a recomendar lo que le gusta

Cuando tienes fans, puedes esperar que traigan un amigo o colega a tu próximo evento.

Razón 5. Tus emails no irán a la bandeja de spam

Si construyes una conexión significativa con tus asistentes, no solo ganarás tus corazones, también su voluntad de abrir e incluso explorar tus futuras campañas de marketing. Al transformar tus seguidores en verdaderos fans, maximizarás tus resultados posteriores al evento.

Razón 6. Cosecharás nuevos clientes

¿Quién dijo que tus asistentes no pueden igualmente ser clientes? Invierte tu tiempo y esfuerzo en profundizar la relación con tus asistentes y preparar el escenario para un pitch sobre tu producto o servicio.

Razón 7. Tus comunicaciones capturarán su atención

Cuando sea que propongas algo nuevo -ya sea un email, un ebook, o un evento- los fans de verdad siempre gastarán algo de tiempo (así sea unos pocos segundos) para enterarse de tus próximos pasos.

Hay una gran cantidad de eventos allí fuera que han logrado emocionar a los asistentes y transformarlos en furibundos seguidores -Burning Man, TEDx, lanzamientos de productos Appley el Unleash your Power de Tony Robbin’, solo para nombrar unos.

Puedes replicar su éxito.

Cómo formar un ejército de fans de verdad para tu evento.

¿Piensas sobre cómo proveer catering exquisito y entretenimiento que les deje sin aliento?

Malas noticias: toma mucho más que buena comida y un show para conquistar a tus asistentes. Para transformarlos en seguidores tuyos, debes enfocarte en agregar valor de forma masiva y proveer un entorno significativo para la auto-actualización.

Aquí te decimos cómo puedes alcanzarlo:

Paso 1. Proveer acceso a información exclusiva

Contenidos exclusivos y de buena calidad en eventos

Siempre es molesto buscar un nombre famoso en YouTube (como un científico, experto en marketing o un autor de no-ficción) y encontrar múltiples videos de diferentes conferencias o plataformas donde esa persona está diciendo las mismas cosas una y otra vez.

Si deseas entusiasmar a tus asistentes y hacerlos amar tu evento, debes entregar valor real.

La principal razón por la que la gente atiende eventos (especialmente conferencias, talleres, congresos, etc.) es obtener nuevas perspectivas, información fresca y conocimiento aplicable.

No tendrás éxito en proveer esto si no te tomas el tiempo extra de formar un programa interesante e invitar oradores incisivos quienes podrían compartir nueva información con tus asistentes.

Paso 2. Prepara una dinámica memorable

Dinámicas en eventos

Asistir a eventos solía ser una experiencia extraordinaria, pero con el tiempo, la gente se acostumbra completamente a la dinámica. Hoy día, pocas cosas sorprenden. Hay todavía, no obstante, espacio para la creatividad.

Diseñar recuerdos motivadores para tus asistentes te permitirá conquistar sus corazones.

De acuerdo a Chris Preston, el manager de Freeman EMEA, como humanos, deseamos interacción y conexión. Cuando las oportunidades están bien orquestadas, eso hace especial a un evento. No es solo alguien hablando acerca de una marca: son grupos de personas interactuando cara a cara y creando una experiencia compartida que estimula todos los cinco sentidos- esa es la creación de recuerdos.

Por ejemplo, si estás organizando un congreso internacional, podrías sacar provecho de la ciudad y planear un tour con una guía alineada con el tópico de tu evento.

Si la temática principal de tu evento se relaciona con la cultura o el marketing, podrías visitar las locaciones más creativas. Si estás diseñando un congreso para emprendedores, puedes planear un tour al distrito industrial.

Para hacer la experiencia más memorable, es posible organizar encuentros con expertos in situ que compartirán los secretos del sitio o responderán preguntas.

Paso 3. Diseña experiencias transformadoras

Experiencias transformadoras

Tus asistentes ya no son ese consumidor pasivo de antes. Quieren participar en la co-creación de la experiencia del evento, teniendo espacio para la creatividad y la expresión.

Un reporte de Skift confirmó que durante los eventos, las personas quieren autorealizarse como una forma de alcanzar su pleno potencial al que se aspira más allá de símbolos de estatus, incluyendo expresión creativa.

Para robustecer la vivencia de tus asistentes y evocar emociones positivas y poderosas, debes concebir una serie de actividades transformadores, como:

  • Juegos de mesa cooperativos
  • Interacción con lo local
  • Ambientes inmersivos (como realidad virtual)
  • Discursos motivacionales
  • Trabajo en equipo (en grupos más pequeños), etc.

Deja de interactuar con tus asistentes con dinámicas monótonas. Provee nuevas experiencias que transformarán la forma en que sienten o se comportan y crea un vínculo emocional entre tus clientes y el evento mismo.

Paso 4. Haz que la gente se sienta parte de algo más grande

Eventos épicos

Es imposible negarlo: la mayor parte de las personas sientes una extraña mezcla de reverencia, emoción y curiosidad cuando escuchan los planes de Elon Musk para colonizar marte en los próximos 10 o 20 años.

Esto sucede gracias a la dimensión de las intenciones de Musk. Éste y sus equipos están soñando en grande, y el ya ha probado varias veces que puede mantener su palabra (al lanzar el primer cohete comercial y al diseñar uno de los carros eléctricos más hermosos que hay en la tierra).

La idea de hacer parte de algo más grande tiene un increíble poder motivaciones y puede congregar una comunidad entera.

A pesar de ser algo más difícil de lograr, si quieres producir asombro y emoción en tus asistentes, debes hacerles sentir que son parte de algo mucho más importante. Por ejemplo, aparte del evento mismo, podrías pensar en una causa que tus asistentes quieran defender.

Paso 5. Transforma tu evento en una plataforma fiable para el crecimiento

Eventos como recurso para el crecimiento

¿Seguirás ofreciendo valor (vía nuevos contenidos, perspectivas o interacción) luego del evento? ¿O empacarás todo, publicarás los videos del evento y las presentaciones y te olvidarás de todo?

La posterioridad del evento es tan importante como el evento mismo. Las cosas que decides hacer después, cuando el evento ha terminado, influenciarán enormemente la actitud de tu audiencia.

TED y TEDx, por ejemplo, son muestras increíbles de como aumentar y mantener una base de seguidores ávidos de contenido, gracias al flujo permanente de nuevo valor.

Si estás interesado en explorar más allá del potencial de tu evento, construye una nueva infraestructura alrededor del contenido que estás dando, de esta forma posicionando la marca de tu evento como una plataforma de crecimiento constante.

Pensamientos finales

Mil seguidores de verdad equivalen a un millón de asistentes promedio.

Aunque no es una tarea sencilla, descubrir como emocionar a tus asistentes y conquistar sus corazones multiplicará el impacto de tu evento y proveerá igualmente el espacio para una conexión más profunda. Vistos como prospectos posibles, el valor de tus asistentes puede incrementarse enormemente,.

Por eso, cuando planeas un evento, diseña siempre estrategias que te ayudarán a hacer de tus fans auténticos seguidores.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.