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Software para crear una página de eventos

06-abr-2017 7:53:02 / by Victoria

Damas y Caballeros, ¡Bienvenidos! Hemos llegado a la era digital. A tu izquierda puedes ver una compañía que lo ha logrado. A tu derecha, una institución que no ha hecho la transición. Lo único que permanece son los oscuros contornos de donde el edificio una vez existió. Lo mismo sucede con los eventos y realmente con cualquier cosa. Si no existes en línea, simplemente no existes. Por fortuna, la mayoría de los eventos de profesionales ya se han percatado de la necesidad de una buena página web para organizar eventos exitosos.

Sin embargo, la industria se ha venido adaptando lentamente a la nueva era digital. Estimados profesionales de eventos, debemos estar a la altura de los desafíos contemporáneos.

No solo estarás en la vanguardia de la industria, también te será muy provechoso la modernización de tu presencia digital.

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¿Cuáles son los beneficios de una página de eventos?

Lo digital derrumba las barreras del tiempo y el espacio. Suena tan sobrenatural como Stranger Things, ¿Cierto? Pues tu evento puede ser tan exitoso como la nueva serie de TV. Solo echa una mirada a todas las ventajas que una página de evento te ofrece:

  • afirma tu reputación
  • te da mas visibilidad
  • inspira confianza
  • das a tu evento la voz y el aspecto que merece
  • atrae visitantes
  • permaneces en los temas que mas atención reciben
  • multiplica tu audiencia
  • multiplica tus asistentes
  • comparte la información de tu evento
  • facilita el proceso de registro
  • personaliza la comunicación con los stakeholders
  • promueve tu evento

Podría seguir largo tiempo con esta lista, pero creo que entiendes la idea: sin importar la magnitud, tipo o motivo de tu evento, una página web es una obligación. Y por ser tan importante tener una página web de evento efectiva y eficiente, dedicaré una serie del blog a esta temática. Así que sigue visitando el blog y no te pierdas la próxima entrega de esta serie de Página de Evento.

No son únicamente tus acciones en redes sociales lo que legitima tu presencia digital. Tu página de evento también juega un rol esencial. Para causar una impresión duradera, atraer y retener visitantes y orientar a tus usuarios a realizar una acción determinada en tu página, debes cumplir ciertas condiciones. Y no cualquier página estará a la altura.

12 Elementos obligatorios de una gran Página de Evento

Por ese motivo es que deseo guiarte a través de todos los elementos que tu página web necesita para hacer disfrutar todos los beneficios posibles.

La solución tecnológica correcta

Existen numerosas opciones muy útiles para construir tu página web.

  • La solución mas barata y sencilla son las plantillas listas para usar. Solo busca una plantilla de página que ofrezca todas las características que deseas y que satisface tus expectativas en cuanto a la estructura. Asegúrate que es compatible con el CMS que usarás. Una vez lo compres, puedes personalizarlo a tu antojo. Los resultados van desde lo muy feo hasta lo sorprendente. Así que todo dependerá de ti y de tus competencias para el diseño. Un poco de desarrollo en la página de inicio puede marcar una gran diferencia.
  • También es posible construir tu página desde cero. Si no eres un conocedor de diseño web y desarrollo, te recomiendo definitivamente que consigas profesionales para esta labor. Esta solución consume mas tiempo y dinero, pero los resultados lo valen: un diseño único y una experiencia de usuario en línea con la identidad de tu marca. Podrás así mismo apuntar a exactamente lo que quieres.
  • Si eres uno de los afortunados que cuenta con un proveedor de tecnología de eventos (vínculo al primer artículo) durante la totalidad del ciclo de vida del evento, probablemente te ofrecerán una herramienta que facilite la construcción de tu página con los elementos deseados. Es una solución magnífica pues la página web estará integrada con la plataforma tecnológica del evento, garantizando que todo funcione en armonía.

El diseño correcto:

El diseño juega un papel trascendental cuando se trata de la experiencia de usuario que tu página ofrece. Si el diseño cautiva y logra relatar la historia de tu evento, es más probable que los visitantes permanezcan en tu página y regresen. Por esto vale la pena el esfuerzo extra en materia de diseño.

Debes garantizar que está en línea con la marca de tu organización y tu página web. Mientras mas luzca como una parte integral de la organización de tu website, mejor.

Si quieres agregar algo de acción, intenta con animaciones o con videos cortos. Unos pocos segundo bastan para destacar los elementos que desees. El material visual no solo funciona muy bien en redes sociales, también beneficiarán el website de tu evento.

Si eres uno de nuestros fans número uno, es posible que ya hayas puesto en práctica mi consejo de crear un evento recapitulativo para la promoción de tu evento. Tu página web es otro sitio donde tu video debe constar. Creará expectativa entre los visitantes y ayudará a decidirse a quienes lo estén considerando.

Ten cuidado con no exagerar. El diseño de tu página web debe ser agradable a la vista y facilitar el flujo de lectura de los visitantes.

El tono correcto

No solo es el diseño,es también el estilo que determina la personalidad general de tu evento. En consecuencia, busca elegir la voz correcta para crear la atmósfera a la que apuntas. Analiza tu audiencia, sus necesidades y preferencias y lo principal: se auténtico.

La información correcta

El estilo correcto va de la mano de la información correcta incluida en la página de tu evento. No atiborres tu sitio web con información. Mas bien limítalo a los detalles esenciales:

¿Qué?¿Dónde?¿Cuándo?¿Quién?¿Porqué?

Qué: haz saber a tus potenciales asistentes lo que pueden esperar. Agendas compartidas, horario de los oradores, perfiles, etc. En función del evento que organices, diferentes tipos de información serán relevantes. (Nota: Tener una página web fácil de administrar es una gran ventaja, pues te será posible subir información tan rápido como te sea posible).

Dónde: incluye un mapa vinculado a Google maps para que tus asistentes encuentren fácilmente el sitio del evento.

Quién: agrega tu logo, los colores de tu banda y la tipografía de tu página web. Cerciórate que la apariencia y la sensación que transmiten la página de tu evento y la de tu organización sean la misma.

Cuándo: también puedes incluir un widget que esté integrado con el Google Calendar para permitir a los visitantes guardar la fecha del evento.

Porque: los beneficios son esenciales para hacer que los asistentes vayan  tu evento. Si sientes que no van a obtener nada de el, podrías tener una fría acogida. Si presentas los beneficios de asistir a tu evento a través del storytelling y haces de tu potencial visitante el protagonista de tu historia, llenarás la taquilla.

Hazlo preciso:

  • ¿Ganarán conocimiento de valor (los oradores, los talleres, etc?)
  • ¿Podrán hacer nuevos contactos de interés (networking)?
  • ¿Encontrarán productos, servicios y proveedores o clientes que están buscando?
  • ¿Tendrán recuerdos inolvidables (oradores, experiencia cultural, etc)?

El dispositivo correcto

Si esta era tuviera un slogan, podría ser “busca los dispositivos móviles o mejor lárgate”. Optimiza tu página web para todos los dispositivos, pantallas y navegadores. Debe tener completa receptividad.

Si estás trabajando con la herramienta de creación de páginas que te da tu proveedores de tecnología de eventos, solo pregúntales si es receptivo o no. Si no lo es, deberías mas bien pensar en migrar a un proveedor de tecnología con de un paradigma superior.

Como lo plantea el blog Event Manager: “Mas del 50% del tráfico que hoy tienen los sitios web es móvil, como lo confirma la actualización móvil de Google”.

No recurras a jugadores que no puedan desenvolverse en este juego.

El ranking adecuado

¿Quieres dirigir tráfico a la página de tu evento? ¿Alcanzar un buen ranking en motores de búsqueda? Todo lo que debes haces es optimizar tu página para estos motores de búsqueda. La Optimización de Motores de Búsqueda (Search Engine Optimization, SEO) propone diversas técnicas que debes aplicar sobre tu página pero también sobre otros canales. Por ahora, hagámoslo simple:

Escoge tu palabra clave principal y otras diez palabras clave que sean efectivas. Estructura los textos de tu página web con títulos <H1>, <H2>, <H3>. Incluye tu palabra clave principal en el título <H1> y distribuye las otras palabras a lo largo de tu página.

También deberás optimizar tus publicaciones. Si utilizar WordPress, simplemente instala el plugin Yoast de SEO y te asistirá en tu proceso de optimización.

Los motores de búsqueda también consideran el comportamiento de los visitantes de tu sitio web. Si permanecen cierto tiempo en tu sitio, si regresan o se registran, si comparten tu sitio. Los motores de búsqueda toman esta información para evaluar la calidad de tu sitio. Google quiere ofrecer calidad a sus usuarios, por eso da buenas posiciones a buenas páginas.

La Optimización de Redes Sociales (Social Media Optimization, (SMO)) adecuada

Hablando de compartir el sitio web de tu evento: no deberías únicamente optimizarla para motores de búsqueda, también para redes sociales. El concepto de Optimización de Redes Sociales (SMO) incluye características que facilitan a tus visitantes compartirla fácilmente en sus redes sociales.

Adopta por igual los íconos que dirigen a las páginas de redes sociales de tu evento y una barra adicional que exhiba las diferentes redes sociales donde los usuarios pueden compartir tu página.

De esta forma orientas a tus visitantes a tus redes sociales y ganas mas seguidores al tiempo que multiplicas la audiencia para la página de tu evento. Si tus visitantes comparten tu página con sus comunidades en red, crecerá el tráfico a tu página así como el número de asistentes.

Las funciones correctas

¿Cuál es el objetivo principal de tener una página de evento? Bueno, quieres crecer las ventas de entradas. Tener una función a cargo de registrar a tus visitantes es esencial.

De nuevo, si trabajas con un proveedor de soluciones de eventos, una plataforma de registro debe estar incluida. Si estás usando una plantilla o creando una página web desde cero, preocúpate por incluir un widget de registro, formulario o plugin.

Este formulario es de gran utilidad pues también genera información valiosa para personalizar el marketing de tu evento. Tu eliges los campos que incluirás en el formulario, solo preocúpate por no poner demasiados. El campo que siempre deberás incluir es el correo electrónico, para que puedas contactar a tus prospectos.

Concibe un proceso de registro rápido y sencillo. De no ser así, tus posibles asistentes no dispondrán del tiempo o la energía para completarlos.

Los widgets adecuados

Si estás ejecutando una estrategia de marketing en redes sociales, muestra sus resultados en la página de tu evento. Puedes instalar widgets que exhiban en tiempo real que tan involucrada está tu audiencia.

Contempla como crece el número de visitantes en la página pues esta forma de prueba social les impulsará a unirse.

Dependiendo del tema de tu evento y de los objetivos fijados para tu página web, hay numeros widgets y plugins que facilitarán tu vida y darán un interesante giro a tu sitio web.

El Llamado a la acción (CTA, Call-to-action) adecuado

Deberás incluir un llamado a la acción en tu website. Debe corresponder al objetivo principal de tu página de inicio.

Si tu objetivo principal es registrar a tus visitantes, el CTA debe hacerlos aterrizar en tu plataforma de registro. Todo el diseño de tu página de eventos, estructura y copia deberán orientarse a esta acción. Guía a tus visitantes de la forma correcta.

Hay consejos muy útiles acerca de cual CTA funciona mejor. Visto que es tan importante, me gustaría dedicar a ello una gran parte de la segunda parte de la serie de Página de evento. (Permanece en contacto para la segunda parte, no te arrepentirás)

El contacto correcto

Tu página necesita exhibir la información adecuada. Haz que tus visitantes, que traen preguntas, dudas o comentarios, sientan que están en las mejores manos. Destaca la información de forma tal que no puedan pasarla por alto.

Una vez te contacte, vuelve a ellos tan rápido como posible.

Hacer Remarketing correcto

El remarketing es un tema que invlucra tanto la página de tu evento como tu estrategia de marketing digital. ¿Tienes un número alto de visitantes en tu página web, pero el número de registros no es realmente satisfactorio?

No hay razón para angustiarse. Es normal que los usuarios acudan varias veces a un sitio web antes de convertirse efectivamente en clientes o asistentes registrados. Planea entonces tu remarketing con Goggle Adwords y recaptura el tráfico de los usuarios que no se habían registrado.

Sin embargo, el trabajo no ara aquí. Mientras te pones en ello, también deberías analizar en que parte de tu página o de tu proceso de registro se va la mayoría de usuarios. Para realizar esto, debes configurar Google Analytics para tu sitio. Recorre la información de tu página y encontrarás el motivo por el que tus usuarios se van. Deshazte de los obstáculos, haz que permanezcan mas tiempo y dales la bienvenida a tu evento.

Lo digital no es solo una pequeña parte que debes integrar en la organización de tu evento. Hace parte de la totalidad del ciclo del evento. Necesitas de lo digital antes, durante y después del evento. Tal vez te tome un tiempo acostumbrate, pero una vez lo logres, te encantará. Da los primeros pasos hacia la presencia digital de tu evento creando una excelente página web.

Topics: Event Marketing

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.