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Cómo automatizar las inscripciones a eventos

11-ene-2018 4:39:03 / by Victoria

La tecnología de eventos está aumentando de forma acelerada su capacidad en un medio de un entorno cada vez más competitivos, ofreciendo nuevas soluciones tanto para organizados como profesionales en mercadeo. Tomó unos pocos años digitalizar la logística y comunicación de eventos. Pasamos de procesos ejecutados manualmente e interacciones analógicas a herramientas digitales que resuelven instantáneamente un amplio rango de desafíos de organización. Junto con ésto, hubo un cambio drástico en la forma en que profesionales pueden diseñar y automatizar la experiencia del asistente.

Qué es Journey de asistentes a eventos y cómo funciona

Journey de asistentes a eventos

De acuerdo a la agencia CPG, preparar el viaje de un asistente hace referencia a una línea de tiempo que detalle cada aspecto de la experiencia que tu gente encontrará antes, durante y después del evento.

Ya sea que planees un congreso o una rueda de negocios, es crucial identificar todas las etapas de interacción que los asistentes vivirán con el entorno del evento. Desde enterarse del próximo evento y registrarse para recorrer y caminar a través del check-in, el completo rango de acciones que un invitado debe realizar para atender al evento define qué es el viaje del evento.

Como la autora y profesional de eventos Julia Silvers Rutherford especifica, desde el momento en que se toma la decisión para atender el evento, comienza el viaje.

Es por eso, que aparte de concebir una estrategia de planeación impecable, tu responsabilidad es facilitar y maximizar la vivencia de la interacción que los invitados tendrán con la logística y el evento mismo.

Para que esto suceda, debes concentrarte en crear un robusto sistema de acompañamiento. Esto garantizará un viaje gratificante para tus asistentes. Gracias al rápido desarrollo de la tecnología de eventos, hay múltiples formas en las que puedes diseñar una experiencia impecable. Aún así, todas gravitan en torno a un imperativo: automatizar el viaje del asistente.

¿Por qué deberías automatizar el viaje del asistente?

Automatización de mercadeo de asistentes

Si todavía no lo has logrado, aquí te damos algunas razones por las que deberías considerar la automatización del viaje del asistente:

Razón #1. Recuperarás tiempo valioso

Preparar y mantener un viaje del asistente eficiente requiere tiempo y esfuerzo. Además de luchar con múltiples tareas manuales, siempre habrás de estar al tanto del viaje de tu asistente. También, deberías considerar todas las fallas y sorpresas incómodas que tendrás que afrontar.

Si en vez de ésto decides automatizar el viaje del asistente, podrás delegar el proceso entero a un sistema que se encargará de todo por ti.

Recuperarás tiempo (un recurso precioso cuando planeas un evento) y contarás con el espacio y la tranquilidad para concentrarte en otras tareas o en explorar tu creatividad y espíritu profesional en cuanto profesional de eventos.

Razón #2. Ofrecerás a tus asistentes una experiencia libre de estrés

Aceptémoslo: a mayor dificultad del proceso logístico (como registrarte, pagar los gastos de asistencia, etc), más probable será que los asistentes potenciales no se registren o vayan más allá para interactuar con el entorno del evento.

Por eso es que es tuya la responsabilidad de asistir a tus potenciales invitados ofreciéndoles una experiencia amigable con el usuario y libre de estrés. No dudes en automatizar completamente el viaje del asistente y asegurar una interacción de alta calidad entre la audiencia y tu evento.

Razón #3. Es tu entrada a la liga profesionales

Los verdaderos profesionales son rápidos en la correcta adopción y adaptación a nuevas tecnologías. Ésto les ayuda a mantener el paso y distinguirse de sus competidores. Una forma de hacerlo es automatizar el viaje del asistente. Al digitalizar la experiencia del invitado, mostrarás un alto nivel de profesionalismo. Así mismo, resaltarás tu fuerte compromiso en proveer lo mejor para tus asistentes.

Razón #4. Te ayudará a evitar la repetición y escalar tus esfuerzos

No es secreto que un buen software de gestión de eventos y las apps ofrecen un amplio espectro de herramientas digitales que pueden potenciar tus esfuerzos. Más aún, el software garantiza una transición fácil de las tareas repetitivas a un sistema que trabaja por ti. Si decides automatizar el viaje del asistente, obtendrás la misma libertad, escalando fácilmente tus esfuerzos y sin gastar tiempo en tareas aburridas y tediosas.

Razón #5. La automatización te da más control

Al decidir automatizar el viaje del asistente, tendrás acceso a actualizaciones en tiempo real sobre las interacciones del usuario con el sistema. La digitalización y automatización te darán una imagen clara de cada etapa de la experiencia de tus asistentes. Adicionalmente, mejorará tu capacidad para actuar rápidamente cuando identificas áreas de mejora a lo largo del viaje.

Cómo automatizar el viaje del asistente

Attendee Journey

Si deseas mejorar el proceso de planeación, y también optimizar tus esfuerzos e incrementar la calidad de tus eventos, no hay otra forma más que automatizar completamente el viaje del asistente.

Aquí va cómo puedes hacerlo:

AUTOMATIZACIÓN DEL VIAJE DEL ASISTENTE PREVIO AL EVENTO

Paso 1. Implementa un registro en línea amigable

Cuando se trata de organizar eventos sin la ayuda de un planeador profesional, diseñar formularios de registro en línea es uno de los pasos más subestimados. Un formulario de registro en línea puede darte mucho más que un conteo de personas y nombres, y no entender a cabalidad las verdaderas capacidades pueden inducir a errores y a dejar pasar oportunidades.

Primero, corres el riesgo de que menos personas se registren para tus eventos. Cuando un formulario de registro en línea no es amigable y la gente debe pasar mucho tiempo diligenciándolo, la mayoría no se molestará en hacerlo incluso si estuviesen interesados en atender al evento.

Segundo, puedes pasar por alto una gran posibilidad de personalizar estos formularios según tus necesidades. De este forma, extraerás información significativa de tus asistentes que te permitirá diseñar una mejor experiencia en tu evento.

Para automatizar el viaje del asistente, debes comenzar diseñando un formulario amigable y de fácil comprensión. Esto asegurará una primera encuentro placentero con la logística del evento.

Paso 2. Ofrece tiquetes y cupones de descuento por pronto pago

Una forma de automatizar el viaje del asistente es generar códigos de cupones atractivos y descuentos por pronto pago. Esta estrategia es el camino más seguro al corazón de tu audiencia. Puedes ofrecer estos descuentos como una expresión de tu lealtad a ciertos tipos de asistentes. Así mismo, los muestras como un incentivo para aquellos asistentes que regarán la palabra acerca de tu evento. También puedes usar estos incentivos como una herramienta de experimentación para diferentes estrategias de fijación de precios.

Paso 3. Facilita el proceso de pago

Aligera el proceso de pago dando a tus asistentes la opción de registrarse primero y pagar luego. Haz que tus clientes paguen pulsando click en la factura, que los redirigirá a la interfaz de pago. Dispón de una garantía electrónica que los usuarios recibirán automáticamente una vez hayan pagado la factura. Esto solo es posible si automatizas el viaje del asistente mediante un software de eventos avanzado.

Paso 4. Provee actualizaciones en tiempo real

Ya sea que planees una conferencia de negocios, un pequeño taller, o un congreso médico, un website de eventos atractivo puede ayudarte a comunicar tu propuesta de valor y atraer más asistentes. Sin embargo, adicional a las numerosas tareas logísticas de las que debes ocuparte, construir, actualizar y mantener un sitio web atractivo para tu evento puede tornarse en pesadilla.

Por suerte, un software de eventos puede ayudarte a crear un sitio web atractivo y comunicar tu identidad. Adicionalmente, esta opción te ayudará a automatizar el viaje del asistente manteniendo a los asistentes al día con cada cambio relacionado con el evento.

Paso 5. Automatiza el marketing

Si deseas automatizar el viaje del asistente, promueve tu evento eficientemente, y mejora tu comnicación con tus asistentes, prepárate a enviar muchos emails.

Las plataformas de gestión de eventos usualmente integran un eficaz motos de mailing que debería permitirte importar y manejar listas de correos, diseñar emails persuasivos, enviarlos a tu grupo objetivo y consultar las estadísticas de estas acciones. También pueden ahorrarte algo de tiempo usando filtros predeterminados para apuntar a los objetivos correctos con la información apropiada.

LA AUTOMATIZACIÓN DEL VIAJE DEL ASISTENTE DURANTE EL EVENTO

Paso 1. Crea y distribuye badges

Mediante el uso de un sistema laborioso para crear e imprimir badges personalizados, te expones a múltiples riesgos. Uno de ellos es desperdiciar tiempo valioso en algo que no debería tomar más que algunos clicks. Y eso que no hemos mencionado que limitas tus opciones, tales como la capacidad de enviar e-badges a tus asistentes mediante un email, o imprimir los badges en el sitio del evento.

Un software de eventos eficaz, por otro lado, te habilitará una herramienta para diseñar e imprimir badges confeccionados a la medida de tus necesidades. ¿Y por qué imprimir badges personalizados, para empezar, si puedes hacer que ellos mismos los impriman en su casa?

Una buena tecnología de eventos te permitirá diseñar una plantilla. Luego generas un código específico que puedes enviar a tus asistentes. Con este código, (en forma de botón de descarga), los futuros asistentes pueden abrir el badge como un PDF e imprimirlo. Durante el check-in, valida la identidad de tus asistentes escaneando el código QR del badge. Luego puedes ofrecerles una escarapela plástica para su badge.

Paso 2. Simplifica el manejo en el sitio del evento

Para automatizar el viaje del asistente, no olvides el acceso al evento. Por eso es que deberías simplificar el proceso del check-in en la entrada y el seguimiento a los invitados. Si usas una app móvil amigable, por ejemplo, ayudarás a tus asistentes a evitar largas líneas en la entrada de tu evento y mantendrás un perfecto control del flujo de acceso.

Paso 3. Permite a tus huéspedes crear su propia agenda de trabajo

Un sistema de matchmaking B2B, por ejemplo, permitirá a tus asistentes agendar cortas reuniones en el evento con aquellas personas importantes para sus negocios o carreras. Tienen absoluto control sobre su dinámica de networking. No solo pueden navegar por su lista de invitados, también pueden decidir a quiénes  .

Paso 4. Implementa encuestas en vivo y sesiones digitales de Q&A

Haz tus eventos interactivos permitiendo a tus asistentes hacer preguntas directamente a los oradores a través de una aplicación web en sus teléfonos. También, propicia un mayor engagement de tu audiencia ofreciendo la posibilidad de participar durante las sesiones y ver los resultados de las encuestas en tiempo real.

AUTOMATIZACIÓN DEL VIAJE DEL ASISTENTE POSTERIOR AL EVENTO

Paso 1. Diseña encuestas atractivas después del evento

El viaje del asistente continúa después del evento. Para garantizar que prosiga de una forma suave y armónica, procura automatizar las comunicaciones futuras con tus invitados. Prepara una serie de encuestas posterior al evento y colecta el feedback a través de un sistema interactiva. ¡Haz saber a tus asistentes que su opinión y evaluación importa!

Paso 2. Provee una plataforma de contenido para tus asistentes

El contenido pos-evento te ayudará a mantener el interés de tus asistentes en los temas discutidos durante el evento, y te ayudará a robustecer el engagement con tu audiencia. Puedes usar esta valiosa información para acrecentar la comunidad de tu evento y promover con éxito tu próxima edición.

Provee una plataforma de contenido del evento para tus asistentes y ganar más seguidores. Incrementa la lealtad de los invitados previos, y fortalece la comunidad alrededor de los valores que tu evento promueve.

Resumiendo

Para automatizar el viaje del asistente, debes considerar todos los detalles que facilitan la interacción con el ambiente del evento. Comienza con la premisa de ayudar a tus asistentes a navegar fácilmente a lo largo de su experiencia. Escala tus esfuerzos con el uso correcto de la tecnología de eventos y aprovechando al máximo sus capacidades. Experimenta con las herramientas digitales que tienes y asegúrate de dar a tus asistentes el mejor viaje que han tenido.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.