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Cómo garantizar un check-in para tus asistentes libre de estrés

22-may-2018 3:49:30 / by Victoria

¿Harías sufrir intencionalmente a los participantes de tu evento?

La pregunta suena raro, lo sé. ¿Quién querría que sus asistentes se sintieran incómodos o frustrados?

No obstante, algunas de tus decisiones de planeación pueden llevar a una experiencia estresante y fijar un tono negativo para todo el evento.

Uno de los elementos importantes a cubrir cuando diseñas el viaje del asistente es el proceso de acreditación. Esto es requerido para confirmar la identidad de tus asistentes y darles acceso a un evento o a cierta área del evento.

No proveer un procedimiento de check-in libre de estrés puede llevar a consecuencias no deseadas.

Aunque la interacción con el evento mismo empieza mucho antes de que los asistentes se registren, el proceso de acreditación es la experiencia inicial in-situ que tus clientes tendrán.

No deseas dejar una mala primera impresión, pero hay numerosas cosas que pueden ir mal. Aquí solo algunas de ellas:

Cómo el procedimiento de check-in puede ir mal

Proceso de check in en eventos

Subestimar la importancia y complejidad del proceso de acreditación puede causar ciertos desafíos que afectan negativamente la experiencia de los asistentes.

Cuando configues el check-in, tendrás que evitar asuntos tales como:

Largas colas y poco flujo

Tus clientes comienzas a llenar el sitio, creyendo que serán rápidamente registrados, tomarán una taza de café y comenzarán a formar redes.

Pero cuando entran al sitio, ven... una línea interminable de gente esperando por sus credenciales. Ciertamente la gente no estará entusiasmada por esperar media hora para el check in además de probablemente perder la sesión de apertura.

Asistentes registrados que no portan un badge

¿Cuántas veces has encontrado alguien que ya se registró, pero no puedes encontrar el badge?

Ya sea una falla de sistema o restricciones de tiempo, la persona responsable por el proceso de acreditación, la persona no encuentra el badge de un asistente, lo que puede dejar una mala impresión y contribuir a la longitud de la cola de espera.

"Olvidé imprimirlo en casa"

¿Qué sucede si envías el badge con el registro de confirmación, pero el cliente olvido imprimirla o la dejó en casa?

Si no tienes una pequeña impresora que puedas usar in-situ, tu cliente quedará sin badge. Esto hará sus interacciones más difíciles. Aparte de que hará que el asistente se sienta apartado o aislado.

El nombre del asistente no es el correcto o está mal escrito

No siempre es un problema del sistema—a veces los asistentes pueden cometer accidentalmente un error al introducir su información.

De todas formas, no es la cosa más emocionante recibir un badge con tu nombre (o tu país, o el nombre de tu compañía) mal impreso. Esto tendrá definitivamente un impacto negativo en la experiencia del cliente, antes de que el evento haya siquiera comenzado.

Pobre coordinación

Otro desafío que tal vez trastorne el proceso de acreditación de los clientes son los pobres esfuerzos de coordinación entre los miembros de tu equipo.

Como Julia Rutherford Silvers destaca, tu staff a cargo del ingreso debe estar dotado del entrenamiento apropiado para reconocer e implementar el sistema de acreditación efectiva y eficientemente.

Corres el riesgo, no obstante, de planear pobremente la logística in-situ y la coordinación del check-in.

Esto puede llevar a caos y confusión, ambos de muy mala recepción en los asistentes de tu evento.

Considerando estos errores a evitar, puedes identificar múltiples formas de disponer un check-in libre de estrés. Sin embargo, aquí te van algunas prácticas que querrás observar en cualquier evento.

Cómo planear un check-in libre de estrés para tus clientes

Check-in libre de estrés

Buena práctica #1. Escoge la opción de auto check-in

La mejor forma de acreditar los invitados es que lo hagan ellos mismos.

Cuando la gente se registra para el evento, recibirán un documento online con un badge que pueden imprimir.

Aparte de su nombre, compañía, y otros detalles, este badge también puede contener un código QR que pueden escanear si desean entrar al sitio del evento. Es fácil y rápido.

No hay necesidad de que alguien tache sus nombres de la lista, busque el badge y solo luego de todo esto, les permita el ingreso al evento.

Pero aún así para estar seguros mejor asigna algunas personas al área de check-in. En algunos casos, los invitados tienen inconvenientes con el check-in.

Un procedimiento sin estrés permitirá a los invitados entrar a un ritmo ágil.

Buena práctica #2. Instala diferentes mesas de acreditación según tipo de asistente

Si insistes en acreditar a la gente manualmente, tendrás que instalar un escritorio de check-in, donde la gente pueda preguntar por sus credenciales.

Para evitar largas colas y confusión, se recomienda preparar diferentes áreas de acreditación para diferentes tipos de asistente.

Por ejemplo, si planeas una feria de negocios, sería más eficiente instalar una mesa para expositores, otra para visitantes, una para oradores, etc.

Esto mantendrá todo mas en orden y garantizará un check-in sin sobresaltos.

Buena práctica #3. Introduce un cobro extra por la impresión in-situ de los badges

Ya sea porque es bueno porque se les olvidó o porque no prestaron atención a los requerimientos, algunos asistentes no recordarán imprimir su badge. Esto significa que tu o tu staff tendrán que pasar por la molestia de imprimirlo. Esto ciertamente ralentizará el proceso de acreditación.

Para que esto no suceda, siempre puedes advertir a los asistentes con antelación que habrá un costo adición por imprimir sus credenciales. Esto puede hacer que los invitados impriman antes sus badges.

Buena práctica #4. Prepara el material de promoción antes del evento

Si estás planeando tener algunos regalos o materiales promocionales de tus patrocinadores, cerciórate de tenerlos antes del evento. Esto incrementará considerablemente la velocidad del check-in.

Piénsalo así: si decides armar cada bolsa de regalo a medida que cada persona se registra, estarás gastando tiempo precioso que podrías usar en registras más asistentes.

Para garantizar un check-in libre de estrés, siempre es mejor limitar el número de tareas relacionadas a las bolsas de regalos. Tiene que ser simple y tan rápido como posible.

Buena práctica #5. Asegúrate de tener suficiente staff en la mesa de check-in

No debería haber ninguna escasez de voluntarios o miembros del equipo a la mano para acreditar a los asistentes. Tendrás que calcular cuánta gente necesitas en el área de acreditación basado en cuántos asistentes esperas el día del evento.

Adicionalmente, debes coordinarte con todos los voluntarios antes del evento. Durante el encuentro, asignarás tareas que cada persona habrá de cumplir durante el check-in.

Aunque relevante, el número de voluntarios no es tan importante como organizar sus tareas. Si pueden identificar los asistentes y dar las credenciales con agilidad y sin errores, tus asistentes tendrán una experiencia libre de estrés.

Resumiendo

En su investigación sobre las colas, Don Norman, el director de The Design Lab en la University of California, hace la siguiente afirmación: "Haz feliz y sonriente a la gente y tendrás gente feliz y sonriendo. Pero con uno solo que esté trastornado o aburrido, estás emociones se difundirán".

Considerando esto, es tu responsabilidad hacer la acreditación simple y rápida. Provee un check-in sin estrés y deja una buena primera impresión entre tus asistentes. Esto es crucial para una experiencia de evento positiva en su totalidad.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.