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Cómo organizar un evento de calidad por primera vez

08-nov-2017 3:58:32 / by Victoria

¿Alguna vez, sin tener experiencia, organizaste un evento pensando en qué tan fácil sería, solo para darte cuenta al instante que no podrías haber estado más equivocado? Ya sea que trabajes en marketing, en un departamento de comunicación o que tengas un negocio, puede llegar el momento en que tendrás que organizar tu primer evento.

En muchos casos, el presupuesto no te permitirá contratar un profesional de eventos, lo que significa que deberás hacerlo todo por ti mismo. Puedes enfrentar varios problemas cuando te haces cargo de un evento sin experiencia organización de eventos.

Primero, por no saber cómo manejar la logística del evento, puede que sufras grandes retrasos que afecten la experiencia de tus asistentes. Segundo, la forma en que planeas el evento puede ser incongruente con tus objetivos. En otras palabras, podrías organizar un evento de marca con la intención de atraer nuevos clientes, y terminar con un evento débil sin potencial de marketing. Finalmente, la falta de conocimiento y habilidades en planeación puede que te cueste enormes montos de dinero, tiempo y estrés.

¿Qué haces entonces? Para ayudarte, hemos reunido estos pasos sobre hacer eventos de calidad sin contar con experiencia de planeación.

Paso 1. Crea un plan de negocios para tu evento

¿En principio, para qué estás planeando el evento? ¿Estás intentando aumentar la visibilidad de la marca? ¿Fortalecer la fidelidad de marca? No puedes planear un evento sin tener un objetivo claro que deseas alcanzar. Por eso debes concebir para tu evento un plan de negocios asertivo.

Aparte de controlar los gastos y cazar los patrocinadores, organizar un plan de negocios para tu conferencia que dará una mejor perspectiva sobre cómo atraer nuevos asistentes y vender más tiquetes. En otras palabras, no hay otra forma diferente a pensar en tu evento como una oportunidad de negocios que pueda incrementar tus ingresos. Con esto en consideración, revisa estos pasos obligatorios cuando crees tu plan de negocios.

Paso 2. Usa un software de planeación de eventos eficiente

Cuando organizas un evento sin contar con la experiencia, necesitas ayuda. La logística de un evento puede volverse una pesadilla en cuestión de minutos, y si no tienes las herramientas adecuadas para manejarlo, puedes terminar cancelando el evento. Aparte de mucho estrés, tareas como montar un website, coordinar el registro en línea y enviar las campañas de emails, pueden demandar mucho tiempo. Así que no dudes en comprar un software de eventos, que integra todas las funcionalidades que necesitas. De este modo, podrás automatizar diferentes tareas y ahorrar días de planeación. Para averiguar más al respecto, da una mirada a este artículo sobre cómo escoger el mejor software de eventos.

Paso 3. Crea una agenda amigable con el usuario

Sin importar el tipo de evento (desde lanzamientos de productos hasta conferencias corporativas), el factor número uno que impactará de verdad la experiencia de tus asistentes es cómo concibes la agenda de tu evento. Cuando organizas un evento sin contar con la experiencia, construir un programa requiere mucha reflexión y una toma de decisiones consciente del contexto. Tu agenda influenciará la forma en que tus invitados percibirán el evento y los recuerdos que tendrán en general de la experiencia. Revisa este artículo antes de crear tu primera agenda.

Paso 4. Diseña una campaña de emails persuasiva para atraer más asistentes

Comparada a otras estrategias de marketing, una campaña de email te permite ser más personal y controlar mejor los resultados. Tienes acceso inmediato a opciones como “abierto” y las tasas de respuesta, y siempre puedes experimentar con los diferentes enfoques de seguimiento, en función del perfil del receptor del email. Aquí tienes unos tips que puedes seguir cuando diseñas la campaña de emails para tu perfil.

Paso 5. Tómate en serio la promoción del evento

Una promoción de eventos pobre es igual a una tasa de asistencia baja y unos resultados finales insatisfactorios. Y considerando la multitud de plataformas de comunicación y las herramientas disponibles para los profesionales de eventos, es más fácil que nunca perderse y cometer grandes errores que impidan el éxito de tu próximo evento. Para ayudarte a evitar equivocaciones, he aquí una lista de errores comunes que las personas sin experiencia cometen cuando trabajan (o cuando NO trabajan) en sus estrategias de marketing.

Llamado a la acción

Cuando organizas un evento sin contar con la experiencia, tienes dos opciones. Una es seguir la corriente, creyendo que puedes lograrlo. La segunda opción es tomarlo en serio y aprender cuánto puedas antes de poner manos a la obra. Por eso es que no deberías dudar en invertir tu tiempo en revisar los posts y artículos de nuestro blog sobre como organizar eventos sobresalientes.

Nuestra misión es proveerte no solo las herramientas necesarias para lograr las tareas y automatizar la logística del evento, para también para ayudarte a comprender cómo funciona el management de eventos y cómo puedes transformar tu próximo evento en una experiencia de alta calidad para tus asistentes. Solo haz click en nuestro blog y crece como planeador.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.