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Cómo sacar el mayor provecho de tu reunión de planeación de evento

05-jun-2018 10:48:26 / by Victoria

No hay nada que odiara más en cuanto profesional de eventos que una larga y exhaustiva reunión de planeación.

Podía asistir incluso a cinco reuniones en un día.

Interactuaría con diferentes clientes y proveedores de eventos, debatiendo una multitud de desafíos, problemas y nuevas tareas, y habiendo tenido largas horas de discusión, lo que frecuentemente se traduciría en pocas o ninguna acción.

Llegó al punto que antes de ingresar a cualquier sala de reuniones, sentía escalofríos.

Aquí te digo el porqué:

Preparar reunión de planeación de evento

Preparar reunión de planeación de evento

Era frustrante y ofuscador entrar en otra reunión cuando tenía tantas otras cosas que hacer durante el día.

No es fácil concentrarse en la discusión presente cuando sabes que tienes una tonelada de trabajo esperando por ti en tu escritorio: toneladas de llamadas por hacer, emails por responder, y problemas urgentes por resolver.

 

¿Cómo usar un Software para la planeación de eventos?

Software para la planeación de eventos

En la mayoría de los casos, me encontraría a mi misma asistiendo a reuniones de planeación completamente inútiles. Nos sentábamos en un salón a discutir asuntos que podríamos resolver fácilmente en el teléfono o por email.

Solo detente y piensa durante un minuto acerca de cuántas horas al día tu y tus colegas pasan cerrados en una sala de conferencias discutiendo y debatiendo cosas innecesarias.

De acuerdo a un estudio de Bain&Company, los empleados de una gran compañía gastarán 300,000 horas al año solo asistiendo a la reunión semanal del comité ejecutivo.

De éstas, 210.000 horas serán destinadas a reuniones preparatorias.

Otra encuesta realizada por Leslie A. Perlow, profesor de la cátedra Konosuke Matsushita de liderazgo en la escuela de negocios de Harvard y fundador del Better Work Institute, muestra lo siguiente:

  • 65% de los encuestados dijeron que "las reuniones les obstaculizan completar su trabajo"
  • 71%  resaltó que "las reuniones son improductivas e ineficientes"
  • 64% argumentó que "las reuniones se realizan en detrimento del pensamiento profundo"

¿Suena familiar, cierto?

Como profesionales de eventos, debemos agendar diferentes tipos de reuniones durante el día:

Vemos a nuestros clientes, para discutir sus necesidades, visión de eventos, tareas, etc.

  • Agendar reuniones con proveedores de eventos, para analizar tasas, discutir como el evento se desenvolverá, acordar cuáles son los servicios requeridos, etc.
  • Tener rápidas conversaciones con nuestros compañeros de equipo, para hablar sobre el flujo de trabajo y medir el avance del proceso de planeación del evento.
  • Reunirse con patrocinadores (potenciales), para discutir los términos de un eventual patrocinio.
  • Participar en reuniones con los representantes de la administración local, en caso que nuestros eventos tengan un carácter internacional o que impacte la comunidad local e infraestructura.

Considerando esto, ¿cuántas veces al día experimentamos todos típicamente la experiencia de la frustración al atender una reunión aburrida, inútil o ineficiente?

Más aún, debemos afrontar otra dura verdad: cuando se asiste a reuniones pobremente diseñadas, corremos el riesgo de sabotear el éxito del mismo evento en el que estamos trabajando tan duro.

Aquí los peligros:

Delegación de tareas no clara

Puede que seas entusiasta durante la reunión, escuchando las ideas de todos (clientes, proveedores, o miembros del equipo, etc). Decides ejecutar acciones múltiples y tomar la planeación de eventos a un nivel diferente.

Todos dejan la sala de reuniones sintiéndose satisfechos y felices.

De repente, luego de unos minutos de reflexión, te das cuenta que ninguna tarea fue delgada y nadie compiló una lista de los próximos pasos. Puede que incluso hayas pasado la última hora hablando al aire.

O es posible que todos hayan abandonado la reunión asumiendo que tu ibas a manejar todo lo que acaban de discutir.

Liderazgo horizontal y "secuestradores" de reuniones

Fallarás cada vez que intentes hacer feliz a todo el mundo. Dejar que todos permanezcan hablando en la discusión o cambiando el tema puede ser dañino para la experiencia de planeación en general.

Más aún, corres el riesgo de encontrar "secuestradores" de reuniones (tus clientes por ejemplo) quienes intentarán controlar los resultados y las reuniones.

Cuando lidies con estos "secuestradores", encontrarás difícil explicarte o redirigir la conversación hacia los problemás más urgentes de la planeación.

Brainstorming inútil

Si todavía realizas sesiones de brainstorming en tus reuniones, para ya por favor.=

De acuerdo a Tomas Chamorro-Premuzic, profesor de psicología de negocios en University College London y Columbia University, el brainstorming será probablemente dañino para la productividad en grandes equipos, cuando los equipos están supervisados muy de cerca, y cuando el desempeño es más oral que escrito. Otro problema es que los equipos tienden a rendirse cuando sientes que sus esfuerzos no están produciendo mucho.

Esta técnica es sobreutilizada,  sin embargo es menos eficiente de lo que la gente cree.

Sin embargo, cuando planeas un evento, no hay más forma que realizar reuniones cara a cara para discutir los asuntos logísticos y relacionados con el marketing.

Por eso, como planeador, necesitar tomar el control de la reunión, transformar el encuentro ineficaz en una plataforma de acción, claridad y enfoque orientado al objetivo.

De hacerse correctamente, esto es lo que garantizará el éxito de tu evento y removerá todos los dolores de cabeza de la planeación.

Aquí algunas formas efectivas para estar en control de la reunión ( ya sea con clientes, proveedores de eventos o miembros del equipo) y sacar el mayor provecho, eliminando todas las molestias y frustraciones:

Paso 1. Prepara un documento para la reunión

Antes de que la reunión comience, prepara una plantilla con los tópicos más importantes que quieras discutir. Puedes incluir titulares como comunicación de eventos y marketing, programa del evento, oradores, audiovisuales, catering, etc.

No olvides dejar un espacio para las notas en una barra lateral o al fin del documento, para que puedas anotar cualquier información pertinente que surja durante la reunión.

Si es la tercera o cuarta reunión relacionada con el evento, tal vez desees preparar una plantilla menos elaborada que se concentrará en los temas del día.

Por ejemplo, si estás realizando una reunión sobre el catering, tu documento podría incluir temas como el horario del evento, tipo de catering, número de asistentes, etc. Esto te ayudará a estructurar la reunión y a tratar exclusivamente el tema en discusión sin olvidar nada.

Tip antes de la reunión

Para acelerar el proceso, puedes enviar con anterioridad este email a las personas que estarán atendiendo la reunión. Esto les da suficiente tiempo de prepararse mejor y tener lista la información del evento que necesitas.

Paso 2. Anota todas las preguntas que tengas

Asigna tareas a equipo de planeación de eventos

¿Cuántas veces te ha sucedido que luego de resumir una reunión de planeación, te das cuenta de que has olvidado algo importante?

¿Tuviste luego que buscar a la persona con la que te acabas de reunir solo para hacerle esa pregunta?

Para evitar que esto suceda, al tiempo que preparas tu documento de la reunión con los principales tópicos, escribe todas las preguntas y preocupaciones.

Paso 3. Diferencia el estatus de tus reuniones

Durante una reunión de planeación, descubrirás dos enfoques principales: importante y urgente.

Hay reuniones importantes, durante las cuales tendrás que discutir la visión del evento o rediseñar aquellos aspectos que no funcionan.

Por ejemplo, puedes diseñar una estrategia para atraer clientes de alta calidad. Sin embargo, luego de un tiempo te percatas que no has vendido tantas entradas como esperado. En este caso, tendrás que planear una reunión enfocada en repensar una nueva estrategia para llegar a más asistentes.

Por otro lado, hay reuniones que necesitas para discutir temas urgentes, principalmente enfocados en acciones inmediatas y concretar la logística. A medida que se acerca la fecha del evento, mayor será la ocurrencia de estas reuniones.

Al diferencias las reuiones urgentes de las importantes, podrás inducir una disposición mental. Las reuniones importantes serán más reflexivas y orientadas a objetivos, y las urgentes más técnicas y orientadas a la acción.

Paso 4. Reúne información 

Reune información para planear tu evento

Toma notas como un profesional.

Debes estar listo antes del evento. Si preparas una plantilla con los temas más importantes, asegúrate de dejar espacio para las notas. De esta forma, estructurarás mejor la nueva información.

Aparte de eso, aquí hay algunas formas efectivas de tomar nota:

No hagas simple transcripción de lo que digan los demás. Sé consciente de lo que estás escribiendo. Haz tus propios símbolos y puntos a destacar. Al hacer las notas, procesa la información y ponla en tus propias palabras.

Durante la reunión, revisa las notas varias veces, aclarando todas las dudas y preguntas adicionales. Mantén tus notas simples. Usa palabras clave y frases cortas. No grabes la conversación entera; solo necesitas suficientes palabras clave que te ayuden a revivir los recuerdos de la reunión y establecer las conexiones necesarias.

Paso 5. Asigna tareas

Método ágil para la creación de eventos

Nunca dejes una reunión de planeación hasta que distribuyas las tareas. Ya sea que tengas una reunión con tus clientes, tu jefe, o tus compañeros de equipo, asegúrate que las tareas estén bien distribuidas y que todos sepan lo que deben hacer.

Aparte de sto, establecer deadlines concretos y formas de medir el progreso. Esto te ayudará a seguir el proceso de planeación y determinar el rol que juega cada stakeholder.

Paso 6. Planea las reuniones para la segunda mitad del día

Afrontémoslo: una reunión puede ser larga y fatigante. Puedes perder preciadas horas de trabajo en un cuarto, debatiendo múltiples aspectos.

Esto puede hacerte sentir ansioso e incapaz de concentrarte en la reunión, dado que estás preocupado pensando en todas las tareas que aguardan por ti en tu escritorio.

Para aprovechar tus horas productivas y evitar la aprehensión de una lista pendiente de cosas que se agranda, es buena idea planear tus reuniones en la tarde.

De esta forma, tendrás tiempo para trabajar en la mañana, y luego, cuando ya no te sientas extremadamente productivo, puedes atender las reuniones y discusiones del proceso de planeación.

Paso 7. Deja espacio para las preguntas y las dudas

Reunión de planeación de eventos

Antes de resumir las reuniones, siempre facilita un espacio para preguntas y respuestas.

La gente puede tener algunas dudas o preguntas que no expresaron mientras un tópico específico era discutido, así que el final de la reunión puede ser una gran oportunidad para traer estas cosas a colación.

Además, te cerciorarás que no hay malentendidos o temas ambiguos.

Paso 8. Redirige gentilmente la reunión cuando se disperse

Durante las reuniones, puede que notes que algunas personas se distraen y cambian el tema a algo irrelevante.

Si esto sucede, asegúrate de redirigir gentilmente la conversación.

Puedes hacerlo mediante una broma o con un amable recordatorio que sería mejor concentrarnos primero en los temas importantes, y luego hablar de otros temas.

Paso 9. Discute los próximos pasos

Nunca deberías dejar el salón de reuniones sin una rápida conclusión. Reitera lo que las próximas acciones son, quién está a cargo de cada paso, y el deadline. De esta forma, te asegurarás que todos están al tanto de sus responsabilidades, y puedes aclarar cualquier malentendido antes de empezar el trabajo.

Tip extra

La primera cosa que deberías hacer después de la reunión es enviar un breve email con los temas discutidos, las conclusiones, y los próximos pasos que deberías acordar con los presentes.

Resumiendo

Antes de entrar a una nueva reunión para planear tu evento, reestructura tu menta y usa estos simples, pero eficientes tips que incrementarán la calidad del diálogo con tus clientes, proveedores o miembros de equipo.

Para una reunión de planeación exitosa deberías:

  • Preparar un documento de reunión con los tópicos que deseas discutir.
  • Escribe todas las preguntas que tengas.
  • Haz una distinción clara entre reuniones importantes e urgentes.
  • Toma notas como un profesional.
  • Delega las funciones de planeación del evento.
  • Agenda tus reuniones en la segunda parte del día.
  • Aparta algo de tiempo para discutir las preguntas o dudas que la gente tiene.
  • Redirige gentilmente la conversación en caso de divagar.
  • Cuando resumas la reunión, anuncia los próximos pasos.
Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.