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Cómo planear un evento de networking sostenible

19-sep-2018 4:45:06 / by Victoria

Eventos de networking sostenibles

Cuando se trata de planear eventos sostenibles, puedes identificar dos tipos de planeadores. El primero son los planeadores que deciden “volverse verdes” porque es una corriente y les dará un mejor posicionamiento de marketing. Tienden a optar por catering vegetariano (o vegano), buscar locaciones que utilizan fuentes alternativas de energía, y reducir el plástico en sus eventos.

El segundo tipo reconoce verdaderamente la ventaja de los eventos sostenibles. Además de disminuir todo tipo de desechos, estos planeadores dan un paso más allá y se enfocan en la planeación de eventos sostenibles.

Después de todo, la idea de sostenibilidad no está limitada al evento mismo. También involucra cuidadosas decisiones logísticas y minimizar los gastos.

Pero no todos los eventos fueron creados iguales.

La reducción de costos varía dependiendo de la dinámica del evento, su configuración y capacidad.

En este artículo, nos centraremos en cómo planear un evento de networking sostenible y disminuir considerablemente tus gastos logísticos.

Las ventajas de planear un evento de networking sostenible.

Comparado a los eventos que están basados en el intercambio de conocimiento, los eventos de networking exigen un enfoque más personalizado.

Como el planeador del evento, eres responsable de establecer un marco de trabajo para el networking. También debes asegurarte de que tus asistentes están calificados para atender. Finalmente, debes empalmar la oferta y la demanda.

No puedes limitarte a únicamente encontrar buenos oradores, definir el perfil genérico de tus asistentes ideales, y crear el espacio para una interacción basada en el conocimiento. Obvio, esto no es una tarea sencilla de realizar, pero la totalidad del protocolo de planeación viene como un procedimiento estándar.

Para garantizar la calidad de tu evento de networking, debes realizar una serie de tareas adicionales. Esto puede ser configurar categorías de negocios e identificar los intereses de networking de los diferentes tipos de asistentes. Así mismo, debes empalmar la oferta y la demanda, y agendar las reuniones entre tus huéspedes. Finalmente, tienes que comunicar esos horarios.

Así que aparte de encontrar la locación, diseñar una página web, promover tu evento de networking, encontrar un catering, ofrecer empaques amigables con el medio ambiente y tratar con las bases logísticas de la planeación, también tienes que invertir recursos en realizar estas tareas específicas al networking.

Realizar un evento de networking sostenible tiene una multitud de beneficios, incluyendo:

Beneficio #1. Ahorrar dinero

Por las tareas adicionales que un equipo debe asumir para planear un evento o dinámica de networking, se espera que haya más gastos.

Desde el consumo de energía y la regulación de la temperatura de la oficina a los diferentes costos operacionales, las partidas de gasto siempre parecen estar al alza.

Si consideras planear más bien un evento de networking sostenible, ahorrarás dinero. De esta forma, dedicarás algunos de esos costos a otros conceptos que garantizarán una experiencia in-situ placentera para sus asistentes.

Beneficio #2. Automatizando el procedimiento

Como planeador, es más probable que estés diseñando y gestionando todos los eventos de networking por ti mismo, tomando cuidado de todo manualmente.

Desde nuestra experiencia, hemos interactuado con clientes que contactan manualmente a sus clientes para preguntarles acerca de sus preferencias de networking (qué tienen para ofrecer y qué están buscando).

Luego, tienen que esperar por las respuestas (otra tarea dolorosa y consumidora de tiempo).

Después de leer todas las respuestas, algunos de nuestros clientes cruzarían manualmente la oferta y la demanda basados en las respuestas que recibieron, lo que significa que debían enviar un segundo lote de emails (¡cientos!) para notificar a los asistentes de las reuniones agendadas.

¿Qué tan tremendamente tedioso e insostenible procedimiento es este?

Un evento de networking sostenible, en cambio, involucra digitalizar y automatizar completamente estas tareas. Lo que le tomaría semanas a un planeador manualmente puede hacerse en unas pocas horas.

Beneficio #3. Ahorrar tiempo y recursos del equipo

Ya sabes que los procesos no automáticos de un evento de networking toman mucho tiempo y recursos.

En vez de concentrarte en otras tareas logísticas y de marketing, tus compañeros terminarán exhaustos después de un largo, tormentoso día de cruzar oferta y demanda para el evento de networking.

Al decidir volverse sustentables, ahorrarás a tu equipo una cantidad extraordinaria de horas (o incluso horas). Consecuentemente, pueden usar el tiempo y energía para realizar otras tareas cruciales para el éxito de tu evento de networking.

Beneficio #4. Reducir el CO2 logístico

No tienes idea de cómo la energía es desperdiciada, cuánto CO2 producido, al pasar horas, días, semanas enteras en computadores, mandando cientos de emails de ida y de regreso. Un networking sostenible es amable con el medio ambiente y minimiza la emisión de CO2.

Cómo tener un evento de networking sostenible

Software para planear eventos

Hay una solución para aliviar tus esfuerzos de planeación y minimizar los costos.

Solo necesitas una herramienta para planear un evento de networking verdaderamente sostenible: una plataforma de matchmaking B2B.

Aquí va el cómo funciona:

Paso #1. Construye un formulario de networking

Ya no tendrás que preguntar a tus asistentes cuáles son sus preferencias de networking, qué tienen para ofrecer, o con quién desean reunirse.

Una herramienta de matchmaking B2B te permitirá crear un formulario de networking y obtener las respuestas que necesitas para evaluar a tus asistentes.

Puedes incluir preguntas como: “¿Cuál es tu nivel de toma de decisiones en la compañía?” “¿Cuál es tu área de experticia?” “¿Qué tamaño tiene tu compañía?”

Obvio, estas preguntas dependerán del carácter y de los objetivos de tu evento o dinámica B2B.

En vez de enviar y leer cientos de emails solo para averiguar las preferencias de networking, tienes un meticuloso formulario que hará el trabajo por ti.

Paso #2. Asigna categorías de negocios

Dado que tu formulario de registro contendrá información pertinente sobre tus asistentes, podrás separar (de nuevo, ¡automáticamente!) tus invitados en dos categorías de negocios: “Busco” y “Ofrezco”. De nuevo, no tienes que hacer nada, el sistema lo hace por ti.

Paso #3. Cruza la oferta y la demanda

Gracias a estas dos categorías de negocios, el sistema emparejará automáticamente a la gente que busca algo (inversiones, por ejemplo) con aquellos que están ofreciendo algo (capital privado, por ejemplo).

Lo que antes te tomaba días de trabajo ahora está a unos pocos clics.

Consecuentemente, los asistentes tendrán la posibilidad de solicitar y agendar reuniones con aquellas personas que son de su mayor interés, significando que ya no es necesario que te involucres en ellos. 

Ahorrarás dinero, tiempo, recursos de oficina, y esfuerzos (sin mencionar una tonelada de estrés), mediante una simple automatización de las tareas adicionales que requiere un evento de networking.

Eso significa mucho menos tiempo en frente del computador comunicándote con los asistentes.

Planear un evento de networking sostenible es acerca de repensar la forma en que tu organización distribuye sus recursos y esfuerzos de planeación.

Encontrar formas más eficientes y costo-efectivas se ha tornado en algo esencial tanto para el entorno como para tu compañía. 

Una simple herramienta puede ahorrarte valiosos recursos, al tiempo que hacer un upgrade a tus resultados. 

¿Qué es mejor que volverse aún más profesional, más eficiente y rápido, al tiempo que muestras que eres responsable y te importa el mundo a tu alrededor?

Sé sabio y elige planear un evento de networking sostenible.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.