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Software de eventos versus Plataformas de registro: cómo tomar la decisión correcta

Mar 12, 2018 3:34:03 PM / by Victoria

Pensarías que una de las experiencias más duras de la vida es entrenar como un marino estadounidenses. Eso es probablemente cierto, pero allí también hay muchas otras experiencias igualmente exigentes.

Siendo desarrolladores de software de eventos desde hace más de cinco años, hemos descubierto una lucha contra la cual pobres sobreviven. El resto desarrollaría estrés severo o ansiedad.

No hay nada más lamentable que tener que planear un evento si no eres un profesional de eventos.

Esto sucede con más frecuencia de que lo debería. Y dado que estás leyendo este artículo, has tenido probablemente tu propia dosis de problemas de planeación.

Ya seas un profesional de marketing, un manager de oficina o un asistente administrativo, entendemos tu dolor. Es como si estuvieras en medio de una tormenta sin ningún refugio.

Puede que te encuentres con una nutrida lista de eventos para planear, incluyendo conferencias, eventos de matchmaking B2B, o incluso seminarios internacionales.

Y eso es solo mientras tanto: el número de eventos puede incrementarse a la vez que tu compañía expande sus objetivos e iniciativas. Aparte de eso, no dispones de una buena herramienta como un software de eventos.

5 difíciles retos cuando te enfrentas a planear un evento

Lo peor acerca de planear un evento con poca o ninguna experiencia es que ni siquiera puedes articular claramente los asuntos de los que necesitas ocuparte.

Para ayudarte con ésto, aquí una rápida lista de problemas que probablemente encontrarás cuando prepares un nueva conferencia o seminario:

Desafío #1. Atraer a los asistentes indicados

Una cosa es cuando tu evento está basado en invitaciones: es otra cosa diferente cuando tienes que generar nuevos prospectos. Este segundo escenario requeriría perfiles objetivo de asistentes, muy claros, canales de comunicación muy poderosos, y una fuerte campaña de marketing… más fácil dicho que hecho.

Sin tener las herramientas adecuadas (como un software de eventos), podrías malgastar horas tratando de identificar asistentes potenciales y diseñando atractivas campañas de mailing.

Aparte de eso, debes tomar en consideración el hecho que necesitas ser constantemente activo en redes sociales, así como entender las confusas estrategias de promoción de eventos más el acceso a los KPIs.

Desafío #2: Sobrevivir a la pesadilla logística

Seas o no un profesional de eventos, gastarás todo tu tiempo y esfuerzo en juntar las piezas del acertijo administrativo.

Desde gestionar el registro en línea hasta proveer un check-in ágil, estos retos logísticos serán usualmente los responsables de tus dolores de cabeza.

El problema se hace mayor, cuando deseas escalar evento y te das cuenta que todas estas actividades logradas manualmente se duplican o triplican. Imagina únicamente todas esas hojas de cálculo de Excel donde debes ingresar uno a uno los datos de cada asistente registrado.

Desafío 3: Diseñar un viaje del asistente positivo

En adición a proveer una estrategia de planeación impecable, tu trabajo es facilitar y maximizar la experiencia que los huéspedes tendrán.

En otras palabras, tu deber es proveer un formulario de registro de inscripción a tus asistentes potenciales, debes así mismo hacer que el proceso sea fácil y libre de estrés. De lo contrario, puedes terminar dificultando la totalidad de la experiencia.

Desafío #4: Escalando el evento

Es una cosa planear una pequeña conferencia para 50 personas; es una historia completamente diferente  planear un encuentro de 500 personas. Escalar el evento puede tornarse en una verdadera lucha cuando todo lo que haces es ejecutado manualmente, y no hay forma en que puedas automatizar algunas de las tareas logísticas.

Desafío #5: reunir información pertinente y evaluar el ROI

Aunque no puedas notarlo, estás trabajando con los ojos cerrados.

Si no me crees, ¿por qué no intentas responder las siguientes preguntas?

  • ¿Cuántas personas se registraron para el evento?
  • ¿Cuánta gente visitó tu sitio?
  • ¿Cuál es la tasa de lectura y de click para los emails de campaña?
  • ¿Cuántos ya cancelaron el dinero para atender?
  • ¿Cuántos tiquetes lograste vender?

Sin una buena herramienta de planeación, tal como un software de management de eventos, estarías tal vez perdido.

La falta de información no te permitirá mejorar y evaluar el ROI de tu evento. ¿Qué es peor que eso?

Aquella cosa que pasarás por alto

Si ya has planeado algunos eventos para tu compañía, probablemente has descubierto la necesidad de una herramienta de planeación.

Sin embargo, te puedes sentir confundido o abrumado al enfrentar tantas opciones.

Desde apps de evento hasta plataformas de management de eventos, software de registro y tiquetes, la cantidad de herramientas disponibles es impresionante.

La cosa que notamos es que la gente que prepara eventos para su compañía (sin ser un profesional de eventos) intentarán usualmente eliminar su problema más acuciante.

En la mayoría de los casos, la gente vendrá a nosotros en búsqueda de una plataforma de registro, dado que este procedimiento requiere una infraestructura compleja.

Necesitarás una interfaz que te permita destacar los planes de precios, descuentos por pronto pago, formularios de registro, etc. Aparte de eso, necesitarás acceso a una lista actualizable de gente que ha completado su registro.

Es completamente entendible que tu intención sea eliminar el asunto de mayor dificultad.

Pero hay una cosa que tal vez pasaste por alto. Aparte de una robusta infraestrucura de registro, ganas acceso a otras increíbles herramientas. De esta forma, tendrás la oportunidad de resolver tus problemas de planeación por completo.

Con esto en mente, hemos preparado una lista con algunas de las diferencias entre una plataforma de registro y un software de eventos.

Esta lista no solo te dará una explicación a profundidad de cada diferencia, también te ayudará a ver cómo puedes resolver fácilmente algunos de los problemas logísticos más frustrantes y que más consumen tiempo.

Las diferencias entre plataformas de registro y el software de eventos

Diferencia #1: registro en línea versus manejo integral del asistente

Sobra decirlo, el registro en línea está en el núcleo de tu logística del evento.

En este punto ya sabes lo difícil que es diseñar una herramienta de registro efectiva. Debes pasar tu tiempo decidiendo cuáles piezas de información deseas recolectar de tus asistentes y cómo facilitar el procedimiento de pago.

Por eso es que estás desperdiciando tu tiempo y esfuerzo en actualizar la lista de inscritos (que es generalmente una hoja de cálculo de Excel) y tabulando a quienes han pagado.

Una plataforma de registro te puede ayudar a evitar todos estos problemas, pero no llevará el proceso de registro más allá.

Un software de eventos te puede ayudar a configurar múltiples tipos de asistente. Los eventos usualmente tienen diferentes tipos de audiencia, incluyendo VIPs, personal, expositores, participantes y oradores.

Aparte de eso, el software de eventos también te da opciones de filtrado. Deja que las personas se registren y luego usa el sistema de filtrado para aceptar o negar su registro. De esta forma, tendrás un mejor control sobre la cualidad de tu audiencia.

Diferencia #2: Soluciones específicas versus múltiples

Si decides usar una plataforma de registro, puedes disminuir significativamente tus opciones.

De hecho, podrías estar teniendo un verdadero problema relacionado con el diligenciamiento de los formularios de registro. Aparte de eso tal vez cojees para recoger los pagos y generar los badges.

Pero también necesitamos concentrarnos en resolver otros problemas.

Por ejemplo, tal vez necesites construir un website atractivo y comunicarte eficientemente con tus asistentes vía campañas de mailing de sencilla concepción. Tal vez necesites acceso a tus analíticas del evento. Y ni mencionemos los grades temas del check-in en el sitio, seguimiento del asistente y manejo del programa.

Mediante la escogencia de una plataforma de evento, debes pensar en adquirir otras apps o más software para cubrir los múltiples desafíos con los que debes tratar.

El software de manejo de eventos, por otro lado, puede ahorrarte la penosa tarea de encontrar y aprender cómo manejar diferentes soluciones tecnológicas que necesitas en un solo paquete.

Echemos un vistazo rápido. Usualmente, una plataforma de registro cubre las siguientes soluciones:

  • Tipos ilimitados de tiquetes
  • Analíticas de ventas
  • Recolección de pagos
  • Plataformas de registro personalizables
  • Pagos antes del evento
  • Marketing de redes sociales integrado

Buen software de manejo de eventos, por otro lado, te puede dar todas esas herramientas y más:

Facilitar el registro en línea (configurar múltiples tipos de asistentes, construir formularios de registro, manejar eventos privados, filtrar posibles invitados, ofrecer cupones de descuentos y tiquetes de pronto pago, manejar tus asistentes, etc.)

  • Recaudar pagos y generar facturas (administra la lista de facturas, facilita el proceso de pago)
  • Construir el website de un evento (crea sitios únicos, comunica tu identidad, ten un sitio plenamente integrado, monitorea estadísticas detalladas, haz actualizaciones en tiempo real, personaliza los URLs)
  • Acceso a herramientas de comunicación (importar y tratar con listas de mailing, concebir emails sofisticados, envía emails con objetivos, revisa tus analíticas)
  • Generación e impresion de badges (automatización del proceso, confeccionado a tus necesidades, look profesional, etc)
  • Check-in en el evento y seguimiento del asistente (estadísticas en tiempo real, puntos de check-in, modo, puertas del evento, etc.)
  • Programa y actividades de management (registro multisesión, integra tu evento con información en tiempo real, organiza el contenido de tu asistente)
  • Matchmaking B2B (interactúa con tus eventos antes del evento, crea diferentes perfiles de networking, genera oportunidades de negocios, notifica a tus asistentes, etc.)
  • App móvil del evento (notificaciones push, personalización de perfiles, evento & programa social, oradores, planos del piso, encuestas en vivo, preguntas y respuestas etc.)

Diferencia #3: Apoyo al cliente versus recomendaciones extendidas

Cuando compres las soluciones de una plataforma de registro, probablemente ganarás acceso a un servicio de ayuda al cliente impecable.

Serás expertamente aconsejado respecto a múltiples temas de registro y guiado a una experiencia de registro conveniente y libre de problemas.

Si decides usar el software de eventos, serás asistido a lo largo de todo el ciclo de vida del evento.

Diferencia #4: una herramienta versus herramientas hechas a medida

Hay una solución que tal vez las soluciones de plataformas de registro en línea ofrecen, pero lo grandioso acerca del software de management de eventos es que gravita en torno a varias características diseñadas especialmente para hacer tu vida más fácil.

Aparte de eso, el software de eventos adaptará usualmente sus productos a tus necesidades.

Dado que estarás operando con un equipo altamente profesional que entiende la entera complejidad de planear y ejecutar eventos, tendrás una oportunidad de preguntar -y recibir- herramientas plenamente personalizadas.

Diferencia #5. Analíticas de ventas versus analíticas detalladas de ventas

Normalmente, las plataformas de registro o el software de registro te facilitará información relevante sobre la venta de entradas. No obstante, tendrás cero información sobre las reacciones y percepciones de tus asistentes durante el evento, la eficiencia de tus campañas de mailing, o la dinámica de networking.

Puesto que el buen software de management ofrece incontables opciones para planear y ejecutar eventos, también necesitarás tener un detallado entendimiento sobre el impacto de tus acciones.

Llamado a la acción

Antes de buscar soluciones de registro, toma una hoja de papel y escribe todos los problemas que afrontas cuando planeas un evento. Tanto creando un website de evento atractivo o generando facturas, te preguntarás cuáles son tus desafíos más angustiantes.

Entonces, haz dos columnas.

En una columna, anota todos los problemas de registro que tienes. En la otra, escribe el resto de tus problemas.

Si los únicos retos que has identificado están relacionados con el proceso de registro, las plataformas de registro en línea te ayudarán muy seguramente con eso.

Si tus problemas se extienden a ambas columnas, sin embargo, hazte un favor a ti mismo e inscríbete para una prueba gracias de nuestro software de eventos.

Ganarás entonces acceso automático a un amplio rango de posibilidades, las cuales te ahorrarás mucho tiempo y dinero.

¿Qué estás esperando?

Topics: Organización de Eventos

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