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Tendencias en 2018 que cambiarán la industria de eventos (parte 2)

29-ene-2018 6:34:05 / by Victoria

No hay forma de seguirle el paso a todos los cambios que están ocurriendo en el globo. De las nuevas formas de hacer negocios hasta la innovadora tecnología de eventos, las herramientas y características de la industria cambian literalmente de la noche a la mañana.

Sin embargo, gracias a la dedicada labor de diferentes expertos en la industria de eventos, pudimos obtener algunos indicios de como serán las corrientes principales de los eventos en 2018. Si deseas leer la primera parte del artículo, haz click aquí.

Hoy continuamos con la lista de las principales tendencias de los eventos durante el IBTM World en Barcelona.

Repensar el diseño del evento

Diseño de producción de eventos

Durante la sesión de conocimiento del IBTM, Dominic Marder y Robert Loeschke, ambos de  American Express Meeting & Events, presentaron una serie de tendencias globales en la industria de eventos.

Se concentraron principalmente en las cosas que podrían afectar el programa y diseño del evento. Aparte de eso, discutieron las acciones recomendadas que los organizadores deberían considerar al momento de diseñar sus eventos en el futuro.

Aquí algunas de las corrientes que Marder y Loeschke trataron durante su intervención:

#1. Seguridad y proximidad están determinando la elección del destino

De acuerdo a las Previsiones mundiales de eventos en 2018 de American Express Meeting & Events, “personas encuestadas alrededor del mundo afirman que la seguridad de los asistentes siempre es prioritaria para todos los organizadores de eventos y propietarios. Esto condiciona las decisiones sobre el modo de transporte, tipo de propiedad, actividades durante el encuentro, así como determina las políticas del encuentro y el programa. La seguridad siempre han estado en el núcleo de las políticas de manejo del riesgo. Mientras la incertidumbre política o económica en una región se incrementa, las compañías reconocen la importancia de las políticas de promoción y conformidad de eventos. Las inquietudes en torno a la seguridad y la estabilidad tienen una influencia real sobre las decisiones de los eventos y encuentros.”

La misma previsión indica que “con cada vez más eventos en el horizonte, los propietarios de estos encuentros buscan minimizar los costos y tiempos del transporte”.

#2 Los profesionales usarán la tecnología de eventos en nuevas y creativas maneras

Como indicaron Marder y Loeschke, los organizadores mostrarán un enorme interés en aprovechar el potencial creativo de la tecnología de eventos. La principal expectativa es crear mayores niveles de participación y motivación, de forma que los invitados hagan parte de la conversación.

#3. Continúa el énfasis en la experiencia del asistente

La experiencia del asistente fue el gran tema en 2017, y esto seguirá siendo así durante 2018. Como la previsión indica, esto incorporará el trabajo de preparación previo al evento y las revisiones de conocimiento pos-evento. Y dado que el costo por asistente ha aumentado para los eventos, los profesionales desean cerciorarse, más que nunca, de que sus asistentes se meten de lleno en el contenido del evento de forma que sientan verdaderamente que se les retribuye el valor de su dinero. Para no salirse del presupuesto, puede que los eventos se acorten, pero la experiencia del asistente se volvería más intensa.

#4. Las locaciones únicas recibirán mucha atención

Como afirmaron Marder y Loeschke, hay una demanda creciente por “unicidad”.  Esta tendencia se traducirá en un mayor grado de competencia (quién estará en condiciones de suscitar un mayor asombro) así como en un mayor interés por locaciones no tradicionales.

#5. Habrá un mayor énfasis en el bienestar del asistente

Como se destacó en las previsiones, “varios profesionales de eventos y proveedores indican que el bienestar es una tendencia emergente a observar en 2018. Expandir la experiencia del asistente no se limita estrictamente a actividades y contenido del encuentro. También implica contribuir al bienestar del invitado, y un número creciente de compañías y los dueños de los eventos están buscando cómo apelar al bienestar del asistente durante reuniones y encuentros”.

Desde proveer catering más orgánico hasta ofrecer sesiones de meditación, la forma en que tratamos a nuestros asistentes cambiará radicalmente, transformando el evento en un paquete holístico.

La complejidad es la característica que definirá las tendencias de 2018. De acuerdo a sus predicciones, “nuevas demandas para proveer soluciones en planes complejos de los encuentros requieren que los planeadores de eventos piensen de estratégicamente y de forma no convencional”. Esta realidad obligará a los profesionales a repensar la totalidad del diseño del evento y revisar nuevas formas en que pueden proveer ofrecer experiencias únicas a sus asistentes.

La Inteligencia Artificial (AI) está alterando todo lo que conocemos

Inteligencia artificial en la planeación de eventos

Cuando escuchamos las iniciales “AI”, tendemos a visualizar robots altamente inteligente que tal vez algún día terminen por tomar nuestro planeta. Sin embargo, como explica Caspar Mason, director de estrategia creativa de Jack Morton Worldwide, la AI ya está aquí.

Mason anota que existe una gran diferencia entre la AI fuerte y débil. Aunque estamos lejos de desarrollar una AI fuerte y funcional, ya nos encontramos usando la tecnología de AI débil.

Está en todas partes a nuestro alrededor -en nuestros juegos, mapas, apps y chats. La AI eventualmente transformará todo lo que toque, y está a punto de irrumpir en el mundo de las experiencias y los eventos en vivo. Aquí te decimos cómo será:

#1. La información es el nuevo petróleo y la AI la nueva electricidad

Como Caspar Mason declaró para IBTM World Magazine, “no metas tu cabeza en el suelo, porque ignorar esto no hará que se vaya. Lee más. Aprende más. Comienza a hablar al respecto. Si puedes hacer que tu compañía entienda la AI y ayudarles a ver cómo puede ayudar al negocio, puede que te vuelvas indispensable.”

Gradualmente, tanto la AI como la información se han vuelto parte de nuestro quehacer profesional, cambiando la forma en que vemos las cosas. En 2018 veremos más y más herramientas impulsadas por AI que no solo incrementarán la calidad de los eventos, también nos ayudarán a innovar y a mejorar la experiencia de nuestros asistentes.

#2. La personalización y comunicación masivas son la llave del futuro

Los chatbots y los celeb-bots (bots de celebridades) son un ejemplo real de como los organizadores pueden automatizar las comunicaciones masivas con los asistentes. Tener un set preprogramado de reacciones, estos bots te pueden ayudar a interactuar con tu audiencia antes, durante y después del evento.

Después de todo, como muestra el reporte del Foro Económico Mundial sobre AI, mientras los humanos están limitados en la atención y amabilidad que pueden extender a otros, los bots artificiales pueden canalizar recursos virtualmente ilimitados en construir relaciones. Como organizadores, debemos entender que nuestros eventos están gradualmente transitando hacia la personalización en masa, ergonomía en la experiencia del usuario y automatización del viaje del asistente.

#3. Humanizar la experiencia del AI

Discutiendo sobre la AI en nuestra vida cotidiana, Mason ofreció un ejemplo interesante.

Preguntó a la audiencia, , “¿Cómo estábamos apagando las luces en el cuarto de al lado de la forma antigua?” La respuesta fue: “Localizar teléfono; desbloquear teléfono; localizar y abrir app; navegar al cuarto correcto; pulsar “apagar luces”; cerrar app/apagar el teléfono; descargar el teléfono”.

¿Cómo lo estamos haciendo ya? “Ok, Google, apaga las luces del cuarto”.

Extrapolando este ejemplo a la industria de eventos, Mason indica en la IBTM World Magazine, “AI significa tratar de que los computadores piensen un poco como los humanos: aprender, identificar patrones, y hacer predicciones. También, la comunicación con la tecnología está volviéndose más natural y conversacional. Estos son conceptos simples pero los efectos van a ser enormes”. En términos de la experiencia del asistente, veremos una mejor interacción entre la AI y los huéspedes mismos.

Esta misteriosa mezcla de aprendizaje de máquina y big data nos ayudará a crear experiencias experiencias personalizadas y extraordinarias para nuestros clientes. Así que la pregunta no es “si” el AI se tomará la industria de eventos, sino “cuándo” sucederá. Considerando ésto, 2018 tal vez sea el año en que averigüemos la respuesta.

Lucha sabiamente por la atención de tus asistentes

Generar tráfico a tu página de eventos

Todos hablamos de redes sociales y marketing de eventos. Cientos de artículos promueven la idea de una campaña de redes sociales bien diseñada para incrementar la visibilidad de tus eventos. Tal vez suene bien, pero no siempre podemos predecir los resultados de nuestras acciones digitales.

Sin embargo, Pádraic Gilligan y Aoife McCrum de Sool Nua, explicaron por qué el marketing de redes sociales es el área donde más debes invertir tiempo. Más aún, apuntaron a unas tendencias de 2018 que definirán la forma en que mercadeamos nuestros esfuerzos. A continuación algunas de sus observaciones:

#1. Si das… recibirás

En cuanto planeadores de eventos, creemos que al crear una cuenta en redes sociales para nuestro evento, tenemos el derecho de exigirle a las personas realizar ciertas acciones. Y no importa qué tipo de contenido estés publicando en la cuenta -ya sea puramente comercial o de otro tipo- hacemos eso, olvidando no obstante que podemos alcanzar una verdadera interacción con nuestros asistentes únicamente si somos consistentes en ofrecer contenido de ayuda.

Este “contenido de ayuda” puede sencillamente tomar la forma de contenido librea que es de valor para tus potenciales invitados. Las redes sociales te funcionarán solo si quieres compartir y dar. En otras palabras, en 2018, construye tu propia campaña de marketing en redes sociales sobre el dar, no sobre el recibir.

#2. Habla en vivo sobre tu evento

Hablar en vivo siempre es estresante, incluso cuándo solo lo estás haciendo en Facebook. No estás seguro de cómo mirar o si el mensaje será relevante para tus seguidores o potenciales asistentes. Pues, adivina qué: a nadie le importa.

De todas formas debes hablar en vivo. La gente comienza a manifestar un interés crecientes por videos en vivo (no profesionales), dado que estos fragmentos visuales pueden transmitir un alto grado de autenticidad y establecer una conexión efectiva entre tu grupo objetivo y tu.

#3. La frecuencia de publicación y la consistencia determinarán el éxito de tu evento

Si tienes una cuenta de Twitter y crees que postear algo una vez al día bastará, prepárate para un gran fracaso. La gente necesita contenido, y lo necesitan de forma consistente. De la misma forma que mantienes un blog, debes cuidar de tus cuentas de redes sociales creando y publicando contenido diariamente, y velando por la pertinencia del contenido.

#4. Las campañas creativas atraerán mas asistentes

No hay escasez de creatividad cuando se trata de preparar campañas que promueven tu evento. Desde una serie de fotos de viaje hasta una historia presentada de forma agradable, las campañas excepcionales tienen el poder de liberar las emociones de tu grupo objetivo y captar la atención de tus asistentes potenciales.

#5. La automatización de las redes sociales es la respuesta

No estás solo en adelantar una estrategia de marketing en redes sociales. Hay numerosas herramientas de automatización en el mercado (y aún más en el horizonte de 2018) que expandirán tu productividad. Desde el contenido relacionado con las plataformas hasta las herramientas de publicación, tienes um amplio rango de opciones para mejorar la forma en que preparas y lanzas campañas exitosas de redes sociales en tus eventos.

El marketing de redes sociales no es solo un rumor o una moda que se desvanecerá con el tiempo. Por el contrario, su relevancia crece constantemente, volviéndose una herramienta central para la generación de prospectos de negocios. Este aspecto, como parte de las tendencias en eventos en 2018, definirá tu compromiso con la generación de contenido y de valor. Igualmente, te dotará de nuevos medios para la interacción en línea con tu audiencia.

Resumiendo

Aunque puede parecer abrumador, estas tendencias que se anticipan en 2018 para los eventos están determinando el ritmo de la industria de eventos. Obviamente, no podrás mantener el ritmo con todos los cambios y avances que están sucediendo, pero al mantenerte bien informado, sabrás como redefinir tus planes y prioridades de marketing, alineando tus objetivos con las nuevas posibilidades que tienes. ¡Buena suerte!

Topics: Event Marketing, Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.