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Planear sesiones de conocimiento en ferias de la forma correcta

30-sep-2019 5:46:43 / by Victoria

Si hay una escala de complejidad de planeación de eventos, las ferias de negocio estarían en la cima. Con logísticas multinivel e innumerables aspectos a considerar, este tipo de evento puede clasificar fácilmente como uno de los más difíciles para planear y ejecutar.

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Aparte de atraer los expositores correctos, agendar encuentros significativos entre la oferta y la demanda, y promover el evento mismo, debes diseñar valiosas sesiones de conocimiento que te darán perspectivas e información frescas.

No es una tarea difícil de cumplir si estamos hablando de una conferencia, donde las sesiones de conocimiento son el núcleo de la experiencia. 

Sin embargo, aquí estamos hablando sobre las ferias de negocio, y la mayor parte del tiempo, los organizadores ignoran esta parte y se enfocan principalmente en el networking entre expositores y visitantes.

No es el enfoque apropiado, si me preguntas.

¿Por qué?

Obvio, la gente no asiste a ferias de negocio para ver qué hay nuevo en el mercado y construir conexiones importantes que ojalá germinen en fructíferas relaciones de negocio.

Sin embargo, las ferias de negocio también son una gran oportunidad para sentar las bases de sesiones que cambien la industria y que reúnan personas de mentalidad similar y reúnan información que nadie tiene todavía en el sector.

En otras palabras, al planear poderosas sesiones de conocimiento en tu feria de negocio, no solo atraerás nombres importantes y referencias de la industria, pero también (si se hace correctamente) fijar nuevos estándares e incluso transformar tu evento en una plataforma de liderazgo de pensamiento.

¿Quieres perder esto?

Adivino que no.

¿Entonces qué deberías considerar cuando planeas una sesión de conocimiento en tu feria de negocio?

Aquí hay una lista corta de cosas que quieres saber y hacer:

Planea sesiones simultáneas

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Las ferias de negocio son masivas por definición. Múltiples visitantes y huéspedes asisten, y hay abundancia de cosas sucediendo. Más aún, temáticamente, las ferias de negocio siempre son ricas en diferentes categorías.

Si, por ejemplo, estás realizando una feria de negocio sobre ciudades inteligentes, probablemente tocarás aspectos como el transporte, tecnología, democracia participativa, gestión de ciudad, etc.

Considerando este aspecto particular de ferias de negocio, ¿por qué no sacar ventaja de ello y configurar sesiones de conocimiento simultáneas? De esta forma, tus participantes pueden crear su propia agenda basada en sus intereses.

Invita a los oradores correctos

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Esto va sin discusión alguna: sin embargo, es importante recordar que una sesión de conocimiento no es una clase aburrida. Por el contrario, es una dinámica basada en agregar enorme valor para tus asistentes.

Así que asegúrate de invitar a la gente correcta que pueda compartir su experiencia y conocimiento. Obvio, no tienes que invitar a las estrellas de la industria, pero si querrás encontrar oradores que de verdad tengan algo valioso para decir.

¿Cómo puedes selecciones oradores de alta calidad?

Ve por representantes de la industria por referencias. Verifica el contenido y la audiencia online de los líderes de la industria. 

  • ¿De qué están hablando?
  • ¿Están agregando valor para sus seguidores?
  • ¿Están proveyendo información de valor?

La respuesta a estas preguntas te ayudará a determinar la calidad de la gente que invitarás a hablar en tu feria de negocio. 

Otorga acceso basado en el tipo de asistente

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Ten presente que no todos los visitantes estarán interesados en asistir a las sesiones de conocimiento. Consecuentemente, no deseas dar a todos los asistentes libre acceso a todas las sesiones. 

Piensa en los miles de invitados que tendrás visitando los stands cada día. Si les otorgas acceso complete, puedes terminar teniendo un serio problema logístico respecto a la capacidad del sitio del evento.

Para evitar que esto suceda, puede que quieras controlar el flujo de asistentes a las sesiones de conocimiento, lo que puedes hacer creando diferentes tipos de asistente.

Por ejemplo, puedes otorgar a los visitantes acceso a los puestos de expositores. Puedes así mismo tener participantes, que, por un costo adicional, puedan asistir a las sesiones de conocimiento. No toda la gente estaré deseosa de asistir a esas sesiones, lo que significa que solo estarán disponibles para visitar los stands.

Por otro lado, aquellos que están realmente interesados en obtener nuevas perspectivas de los líderes de pensamiento de la industria no tendrán problema en pagar por el acceso.

Es más que una mera sesión de conocimiento

No planees sesiones de conocimiento en tus ferias de negocio solo porque otros planeadores lo hacen o porque es una buena forma de atraer más participantes.

Al contrario, si estas son tus motivaciones, concéntrate entonces en la dinámica de networking de tu evento.

Pero si tu intención es proveer valor de verdad para tus asistentes y realmente dotarlos con perspectivas frescas y vanguardistas que moverán tu industria hacia adelante, entonces dedica tiempo y recursos para diseñar una serie de conocimientos que tus asistentes recordarán.

Topics: Gestión de eventos

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.