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Así es como un software para eventos te ayuda a ahorrar tiempo

08-jun-2017 14:47:57 / by Victoria

Cuando se trata de software para eventos, carecemos de entendimiento. A veces se piensa que adquirir una herramienta digital es más un lujo que una solución poderosa que mejorará toda la planeación del evento.

De hecho, es probable que ignores todo lo que tiene que ver con software para eventos. Tienes múltiples razones: cuesta dinero, es difícil elegir uno, la totalidad de tu evento depende del funcionamiento eficaz del software, etc.

Sin duda, estas inquietudes son legítimas. No obstante, apartémonos de ellas un instante y reflexionemos más detenidamente.

Hay un beneficio tangible que obtendrás de la utilización de uno de estos programas.

Se llama tiempo.

Independiente de la optimización de tu trabajo, los software para eventos existen por una razón: ayudarte a automatizar diversas tareas para que ahorres tiempo.

Piénsalo por un momento. ¿Cuántas horas o incluso días gastas en labores logísticas? ¿Qué podrías hacer con este tiempo?

Intentaré adivinar:

  • Desarrollar una poderosa estrategia de comunicación;
  • Buscar más patrocinadores;
  • Apalancar la creatividad de tu equipo;
  • Promover mejor tu evento;
  • (lo más importante de todo) Dedicar más tiempo a tu familia y a ti mismo

“¿Acaso esto es posible?” estarás preguntándote.

¡Si! Un programa de planeación de eventos se encarga de tareas logísticas tediosas de forma que puedas concentrarte en la parte más satisfactoria de planear y ejecutar un evento.

 ¿Cómo?

Olvida primero el desperdicio de tiempo en envíos masivos de emails

¿Cuánto tiempo puede tomar el envío de correos de recordatorio del evento o de invitaciones?

Reflexiona un poco. Primero, debes hacer una lista de tus potenciales invitados. Luego diseñas el email, insertas una ilustración para hacerlo más atractivo (lo cual es una labor tediosa) y copias y pegas las direcciones de los correos.

Posteriormente, ejecutas el envío masivo en varios pasos, arriesgándote a que tus emails terminen en la papelera de spam. Por último, ni siquiera estás seguro que la gente abrió estos correos.

¿Qué tal que el único tiempo del que debes disponer para una campaña de emails sea la elaboración del mensaje… y ya?

Un programa de eventos lo hace posible al proveer herramientas eficientes de envío masivo de correos. Solo debes determinar tu lista de destinatarios y oprimir “Enviar”. Aún mejor, cuando debas enviar nuevos mensajes (actualizaciones, instrucciones relacionadas con el evento, tips y notas de agradecimiento) tendrás acceso a las configuraciones preestablecidas, así que solo deberás disponer de unos instantes para construir una comunicación fuerte y constante con tus invitados.

Realiza actualizaciones en tiempo real… en solo unos segundos

Solo hay una constante en la planeación de un evento: todo cambia con la velocidad de la luz. Para seguir el ritmo a estos cambios, necesitas un sistema que te permita hacer actualizaciones en tiempo real.

Supongamos que uno de tus asistentes te envió un mensaje de último minuto informando que su vuelo fue cancelado. En vez de desperdiciar tu tiempo en e-mailing o en llamar al diseñador del folleto del evento para que realice este cambio (o peor, no puedes llamarlo porque el folleto ya fue enviado a impresión) , puedes hacerlo tu mismo en unos pocos segundos usando los mecanismos que ofrece el software para eventos. Así mismo, la utilización de esta herramienta te da la posibilidad de abandonar el papel al 100% y ahorrar dinero.

Configura un website de tu evento en unos pocos clicks

Tu evento necesita un website y tu lo sabes.

¿Cuántas veces has luchado con un website estilo sala de prensa, solo para que luzca como el blog de un principante? ¿Cuántas veces has cambiado la personalidad del sitio web, únicamente para elegir el menos malo? ¿En cuántas ocasiones has dibujado del boceto de una estructura web para explicar a tu diseñador como debería lucir?

Los softwares de planeación de eventos ahorrarán una gran cantidad de tiempo implementando sitios web excepcionales. Hay plataformas de gestión de eventos que que permiten crear un home o todo una página web con editores tipo drag-and-drop. Mediante su uso, estarás a unos pocos clicks de un website de alta calidad.

Haz a un lado las hojas de cálculo para el networking

Ya sabes que agendar organizaciones uno a uno entre tus asistentes es la mejor forma de arruinar una sesión de networking. Sin embargo, debes hacerlo con anterioridad, entendiendo los objetivos de cada asistente, así como lo que cada uno tiene para ofrecer.

¿Cómo lo logras? Nuestra experiencia ha mostrado que la gente suele hacerlo manualmente, utilizando múltiples hojas de cálculo. Esto consume una enorme cantidad de tiempo (incluso semanas) y no es tan eficiente como debería. Una herramienta informática con una opción de emparejamiento B2B transforma un dolor de cabeza de semanas en una tarea de minutos.

Genera e imprime badges (identificaciones) en menos de un minuto

¿Cuántas veces has vuelto a casa tarde en la noche porque debiste preparar todos los badges de los asistentes de tu evento? Si todavía estas imprimiendo badges, estás al tanto de lo tedioso e interminable que es esta actividad. ¿Por qué no automatizar el proceso y consumir menos tiempo? El software de gestión de eventos será tu aliado en esta gestión.

Resumiendo

El tiempo es el recurso más escaso, especialmente para organizadores de eventos. Es tu responsabilidad usarlo sabiamente y automatizar ciertas tareas logísticas para recuperar horas (o días) de tu vida. Podrás invertir mejor tu tiempo en labores que beneficien tu actividad profesional o pasar más tiempo con tu familia y tus amigos. Sin embargo, no podrás hacerlo sin la utilización de un excelente software de planeación de eventos. Así que la próxima vez que intentes convencerte que no necesitas una herramienta digital, ten presente el tiempo que ahorrarás gracias a su implementación.

Topics: Event Marketing, Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.