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Como ahorrar dinero usando un software de gestión de eventos

07-jun-2017 10:47:18 / by Victoria

¿Este pensamiento te suena familiar?

“No necesito un software de gestión de eventos. ¿Para qué gastar dinero en ello si puedo hacer casi todo manualmente?” En efecto, ¿Para qué molestarse en automatizar todo, evitando las tareas repetitivas, ganando autonomía o ahorrando tiempo y dinero? En últimas, estás acostumbrado a una mediocre promoción de tu evento, constantes problemas logísticos y los constantes esfuerzos para no salirte de tu presupuesto.

Por otro lado, también deseas experimentar una organización fluida, ejecutar grandes eventos y ahorrar dinero.

¿Ves la paradoja aquí?

Todo se explica por unas pocas creencias erróneas acerca de la adquisición de un software de gestión de eventos. Lee la lista a continuación y fíjate si alguna vez tú lo has pensado.

Creencia errónea #1. “Puedo hacerlo por mí mismo”

Por supuesto que puedes. Eres capaz de planear un evento desde cero sin ningún tipo de asistencia de un software. Usualmente esto exige noches en vela, días sin descanso y toneladas de café.

Creencia errónea #2. “No puedo hacer gran cosa con un software de eventos”.

¿Deseas manipular fácilmente hojas de cálculo que necesitas actualizar y revisar constantemente? ¿O te parece más bien que una actualización de datos en tiempo real te caería muy bien? Pues fíjate: un software de eventos te puede ayudar con eso y mucho más.

Creencia errónea #3. “Comprar un software de eventos es un desperdicio de dinero”

¿Alguna vez has tenido que reimprimir la programación de tu evento por actualizaciones de último minuto y no tienes nada que te permita trabajar sin papel? ¿O tal vez terminaste con un desastroso sitio web de tu evento a pesar de invertir una enorme cantidad de dinero en su diseño? Lamento darte estas noticias pero de hecho estás perdiendo más dinero con la tercerización de estas actividades en vez de recurrir a una herramienta eficaz que te ayude en ello.

Nadie está juzgándote por no estar 100% seguro de comprar este software. Todas estas cosas todavía son nuevas para los organizadores de eventos.

No obstante, si hay algo que debemos resaltar aquí es que la adquisición de esta herramienta informática puede efectivamente ahorrarte mucho dinero.

Así es como sucede:

Olvídate de terceros

Es normal que cuando organices un evento necesites tercerear diferentes tareas. Desde el diseño y mantenimiento del website, los tickets y los sistemas de check-in, siempre estás dependiendo de terceros. No tienes completo control sobre el evento así que no puedes garantizar la calidad del resultado final. Además, necesitas pagar por todos estos servicios, acumulando cuentas de cobro y pagos hacia el final del evento.

Un programa de organización de eventos asegura una mayor eficiencia y elimina a los intermediarios. ¿No nos crees? Intenta un simple ejercicio: amontona todas las cuentas que pagas a terceros (más los dolores de cabeza y dificultades de tratar con terceros, sin contar el riesgo de que afecten tu evento) y compáralo con el costo del software. Nuestra apuesta es que el resultado te sorprenderá.

Todo lo que necesitas en un solo lugar

Nuestro estudio mostró que los profesionales usan, en promedio, seis herramientas digitales (y gratuitas) para planear y ejecutar sus eventos. Esto significa que dependes de seis mecanismos a los que debes adaptarte y seis tipos de estrés a los cuales te sometes.

Así mismo, esto se traduce en diversos tipos de percances a tratar (sin el soporte que te da un departamento de servicio al cliente), pérdida de tiempo y eventualmente, de dinero.

Con la compra de un paquete completo de software de eventos con un robusto networking, estás seguro que todo irá como planeado, tu evento no se verá comprometido (pues tienes el servicio al cliente) y tendrás todas las herramientas de planeación en un solo sitio.

Retorno sobre la inversión (ROI)

Con la inclusión de un software en tu organización también recibir una poderosa herramienta que puede beneficiar tus ingresos.

Piénsalo. Si decides comprar un software de gestión de eventos con una opción de networking B2B, reinventarás tus sesiones de networking lo que puede redundar en mayores beneficios.

Otra consideración es que si buscas organizar exposiciones exitosas, siempre puedes incrementar tu ROI con la ayuda de la herramienta informática apropiada. En otras palabras, verás rápidamente los retornos de tu inversión y no solo ahorrarás dinero, también percibirás una ganancia.

Llamado a la acción

Call to action

Toma un pedazo de papel y hagamos algo de matemáticas. Traza dos columnas. En la primera columna, suma la cantidad de dinero que cancelas a terceros por servicios para tu evento. Luego elabora una lista de situaciones corrientes con las que tratas durante el proceso de planeación y cuanto te cuestan (en tiempo y dinero).

Luego escribe todas las herramientas gratuitas que estás usando y todas las cuentas de usuario que debes abrir y mantener. En la segunda columna, haz una lista con los precios de softwares de eventos y escribe todas sus ventajas. Finalmente, compara los pros y los contras y encuentra la columna que corresponde mejor para las necesidades de tu próximo evento. 

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.