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Cómo escoger la mejor tecnología de eventos

16-abr-2018 2:15:24 / by Victoria

La lucha es real: seleccionar la mejor tecnología de eventos para tu compañía es casi lo mismo que decidir qué tipo de carro quieres comprar.

La impresionante variedad de herramientas digitales puede enloquecer incluso al más calmado de los monjes budistas.

Desde software de eventos y apps móviles de evento hasta sistemas de planeación de evento y plataformas de registro, tienes más opciones que suficiente para escoger.

Y como si esto no fuera suficiente para mantenerte despierto en la noche, también debes evaluarlos todos, característica por característica, para ver cual es el mejor para ti.

Cómo escoger la mejor tecnología de eventos (la versión tradicional)

Elegir sistema de gestión de eventos

Para aquellos que no están familiarizados con la complejidad de escoger una herramienta digital, aquí te damos un rápido avance de todos los pasos que debes seguir para escoger la mejor tecnología de eventos:

Paso #1. Establece tu presupuesto y anota todas las necesidades que tienes

El primer paso obvio a decidir cuando escoges una tecnología es determinar cuánto estás dispuesto a gastar.

Esto te ayudará a comprender tus límites.

Después de que determines tu presupuesto, tienes que resolver qué problemas quieres resolver.

Aunque no es extraño para la gente hacer una búsqueda para tecnología de eventos sin saber exactamente lo que necesitan o cómo buscarlo, siempre es mejor conocer tus requerimientos.

Esto hará realmente una diferencia en asegurarte de elegir la mejor tecnología de eventos para tus necesidades.

Por ejemplo, si solo estás buscando establecer una plataforma de registro para el evento, no necesitas un sistema de management de eventos integral.

Si solo estás interesado en incrementar el engagement con el asistente, tu mejor apuesta es una app móvil de evento.

Pero si quieres encontrar la mejor tecnología de eventos para acompañarte durante todo el ciclo de planeación y de marketing, definitivamente necesitarás un software de management de eventos.

Aparte de entender tus intenciones, también necesitas saber si otras características resolverán cualquiera de tus necesidades más urgentes, tales como enviar campañas de mailing, imprimir badges y construir sitios web.

Mientras más específico seas con tus necesidades, mejor.

Tal vez tome algún tiempo para entender verdaderamente lo que requieres, especialmente si no eres un profesional de eventos.

Debes prever todos los desafíos de logística, branding, marketing y buscar una verdadera solución digital.

Paso #2. Haz una lista de plataformas y softwares de eventos

En esta etapa, prepárate para ponerte tu sombrero de investigación, porque probablemente pasarás muchas horas navegando diferentes marcas y websites.

Pero antes de alcanzar ese punto, debes encontrar estas marcas primero, y aquí es donde Google se vuelve tu nuevo mejor amigo.

Usualmente, harás búsquedas usando palabras como “software de eventos”, “app móvil de evento”, “mejor tecnología de evento”, etc., y ahondarás en los resultados, canalizando tu energía en entender si ciertas marcas valen tu tiempo, atención y dinero.

Haz una lista de los que despiertan tu interés.

Paso #3. Evalúa las características de cada marca

Al evaluar cada marca de tecnología, tendrás que considerar una serie de criterios de selección.

¿Quieren todos software de eventos integrar que permitan comunicar limpiamente la marca de tu evento y así tener un mayor engagement de tus asistentes durante la conferencia?

Estas son las características que tienes que investigar.

¿Estás buscando por algo que te ayudará a poner en sitio tu plataforma de pagos, y al mismo tiempo, diseñar la dinámica B2B?

Mira a las características de cada marca (si están listadas en el website) y mira lo que el sistema de managemente de eventos puede hacer.

Para hacer este paso más sencillo, tendrás que ser muy específico al definir tus necesidades y requerimientos (de vuelto al Paso #1).

Paso #4. Pondera la prueba social de cada marca

Aparte de evaluar las características de cada marca de tecnología de eventos, querrás hacer tu tarea buscando casos, presencia en redes sociales, y testimonios y opiniones sobre cada marca.

Después de todo, no quieres terminar comprando un sistema de tecnología de eventos que no tiene experiencia en ayudar a sus clientes o recibe constantemente opiniones negativas.

De nuevo, esta tarea tomará algún tiempo.

Las probabilidades son que de cincuenta resultados satisfactorios, reducirás tu búsqueda a unos cinco. ¡La paciencia es verdaderamente una virtud en este paso!

Paso #5. Selecciona algunas marcas y ensaya sus versiones de prueba

El último paso es mirar las marcas en las que te has decidido enfocar ensayando sus versiones de prueba.

Obviamente, no tendrás acceso a la plataforma entera pero una versión de prueba te dará la idea de si la marca vale tu tiempo (y dinero) o no.

Si estás contento con las versiones de prueba, puedes fácilmente programar reuniones con los representantes de cada marca y pedir más información.

Después de reunión, puedes decidir si la solución que encuentras es compatible y corresponde a tus necesidades y requerimientos.

Como puedes ver, estos pasos toman mucho tiempo, y desafortunadamente, no garantizarán resultados satisfactorios, significando que podrías seguir cada paso a la perfección y todavía estar inseguro de cómo mejor escoger tu tecnología de eventos.

Por esto es que quiero introducirte al costo total de propiedad (TCO por sus siglas en inglés).

Esta técnica te ayudará a acelerar tus búsquedas y asegurar que elijas de verdad la mejor tecnología para ti.

El costo total de propiedad (o cómo incrementar las oportunidades de encontrar el mejor producto)

Costo de plataformas de gestión de eventos

¿Cómo decido usualmente qué tipo de carro comprar?

Hay tanto para tener en consideración: preferencia de marca, capacidad de motor, características de seguridad, preferencias personales, eficiente energética, precio, color,… la lista sigue y sigue.

Sin embargo, hay una cosa más que deberías mirar: el costo total de propiedad, o en otras palabras, el costo a lo largo de la vida de poseer un carro.

¿Cuál es el kilometraje? ¿Cuál es el costo de las reparaciones?¿Es el carro costoso de mantener?¿Cuánto costará el seguro?

Al reunir las respuestas a estas preguntas, tendrás un estimado del número que te ayudará mejor a entender el TCO.

Una vez tienes el TCO estimado tienes la información necesaria para tomar una decisión.

Por ejemplo, digamos que estás tratando de escoger entre dos carros que te gustán.

El carro A tiene un sticker con un precio más alto que el carro B.

Sin embargo, en el largo plazo, el carro A requerirá mucho menos en costos de mantenimiento que el carro B.

Normalmente, teniendo esta información, es más probable que compres el carro A, dado que su TCO será considerablemente más bajo que el del carro B.

El mismo principio funciona para escoger la mejor tecnología de eventos.

Esta simple técnica (calcular el TCO) te puede ayudar a reducir el ajetreo en la búsqueda y facilitar la selección de una herramienta digital que necesitas para la planeación y marketing de tus eventos.

Cómo escoger la mejor tecnología de eventos evaluando el TCO

Sistema de management de eventos

Aunque el TCO gira sobre todo en torno al dinero que gastarás mientras posees un carro, cuando se trata de sistema de management de eventos, también podemos incluir recursos tales como el tiempo dedicado y la energía para usar la herramienta de planeación.

Considerando esto, aquí hay una lista de factores para tomar en cuenta cuando determinar el TCO de un sistema de management de eventos:

#1. Incorporación y entrenamiento

Si piensas que todos tus problemas se han terminado una vez hayas comprado tu sistema de management de eventos, estás equivocado.

Usualmente, toma mucho tiempo y esfuerzo entender cómo funcionan complejas herramientas de planeación.

Algunos software de startups proveen clases de entrenamiento como procedimiento de incorporación, y enseñan a sus clientes cómo usar la herramienta recién adquirida.

Aparte de eso, obvio, puedes distinguir la mejor tecnología de eventos preguntando a los representantes de marca qué tan simple es de usar.

Las buenas noticias es que hay software de eventos integral que requiere cero entrenamiento y puede ser aplicado inmediatamente.

#2. Cobertura funcional

Un elemento importante que debes considerar es el ratio entre la incorporación y la cobertura funcional.

Hay plataformas de tecnología de eventos que tienen un amplio espectro de características, pero cuyo entrenamiento extremadamente complicado y consumidor de tiempo.

La misma cosa puede suceder con los sistemas de planeación o las apps de eventos con un rango pobre de soluciones.

Por otro lado, puede que tengas un software de management de eventos integral que solo requiero una introducción inicial al sistema.

Dependiendo en la cobertura funcional que busques, asegúrate de escoger el sistema de planeación menos complejo que pueda proveer la mayor variedad de soluciones.

#3. Mantenimiento del software

De acuerdo a la firma de consulting Seer, “los costos de mantenimiento del software serán típicamente 75% del TCO.”

Esto puede incluir el mantenimiento correctivo (resolver problemas del sistema), mantenimiento adaptativo (modificación de una característica para mantenerlo relevante=, mantenimiento perfectivo (mejorar el desempeño general del sistema), y expansiones (innovaciones continúas).

#4. Soporte al usuario

¿es el soporte gratis o hay un recargo? ¿tendrás un acceso inmediato a un amigable funcionario de servicio al cliente que pueda proveer ayuda útil, en tiempo real? Esto también acrecentará el TCO.

#5. Exportar información

¿Qué tal si ya usas software de eventos y decides buscar uno nuevo? Ten cuidado con transferir data de un sistema a otro pues puede costar dinero.

Esto incrementará el TCO y te hará pensar dos veces antes de adquirir un nuevo software de eventos. No obstante, si no hay costo para exportar data, estás entonces un paso mas cerca de identificar la mejor tecnología de eventos.

#6. Actualizaciones

¿Tendrás acceso inmediato a actualizaciones, o tendrás que pagar por nuevas implementaciones de sistema? ¿Cuánto te costarán estas actualizaciones?

¿Afectarán estas actualizaciones la información que ya has introducido? ¿serás capaz de utilizar las viejas características sin tener que pagar por las nuevas actualizaciones?

Responder estas preguntas es esencial para entender el TCO.

#7. Personalización

Cada compañía es única. Cada evento es único. No todos los desarrolladores de tecnología pueden prever todas las necesidades que tu tienes.

Por eso, incluso si tu encuentras la tecnología que mejor corresponde a tus necesidades, puede que también necesites características personalizadas.

Sin embargo, debes estar al tanto que cualquier personalización exigirá a tu presupuesto. Así que cerciórate de considerar eso cuando selecciones tu plataforma de tecnología de eventos.

Escoger la mejor tecnología puede tomar largos días y evaluación rigurosa. No obstante, tener en mente que comprar un sistema de planeación no terminará con ganar acceso a una variedad de funcionalidades.

Ya sea invirtiendo tiempo y esfuerzo o aportando más dinero, te mantendrás gastando en estas herramientas digitales.

Por eso, para evitar sorpresas desagradables y asegurarte que seleccionaste la mejor tecnología de eventos en términos tanto de funcionalidades como de ROI, aségurate de evaluar el costo total de propiedad.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.