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Invertir en un software de organización de eventos

29-may-2017 12:05:48 / by Victoria

No hay escasez de consejos online sobre como buscar y escoger el mejor software de gestión de eventos. Desde los planes de precios óptimos al número de tareas logísticas automatizadas, docenas de artículos te informan sobre los diferentes criterios que definen el mejor programa o aplicación.

Pero tener que escoger entre tantas opciones puede ser estresante, especialmente si ya te encuentras planeando tu próximo evento. Lo último que puedes hacer es gastar tiempo que no tienes decidiendo cual software se ajusta mejor a tus necesidades.

Para darte una mano con esto, haremos a un lado las características técnicas que un software de eventos debe tener y hablaremos de lo mas importante para ti cuando buscas este programa de gestión de eventos.

Pero primero, intenta responder la siguiente pregunta:

¿Cuántas veces has recibido respuestas rudas o poco corteses de parte de un funcionario del aeropuerto cuándo se ha retrasado tu vuelo?

¿No te puso ésto los pelos de punta?

Es posible que fueras a perder un compromiso importante, una conexión a otra parte del globo o la oportunidad de ver a tus padres en navidad.

A pesar del desespero, tal vez tenías la esperanza de encontrar una solución con un representante de servicio al cliente… hasta que terminaste con una respuesta descortés (o sin respuesta en absoluto) de parte de la aerolínea y notaste que tus únicas opciones eran comprar otro tiquete o cancelar tu viaje.

Lo mismo sucede cuando buscas una herramienta informática para tu evento. Tal vez enfrentes múltiples problemas que pondrán tu evento en riesgo y solo un buen servicio al cliente podrá solucionar esto.

Hay dos tipos de compañías que hacen software: las que dejan a sus clientes desamparados sin soluciones concretas o arreglos ad hoc, y las que acompañan a los organizadores de eventos durante las fases de planeación, reaccionando oportunamente y resolviendo los problemas que puedan presentarse.

Así que antes de comprar tu management de gestión de eventos, aprende como distinguir ciertas características que solo un excelente departamento de servicio al cliente tiene. He aquí algunas:

Característica #1. Fácil acceso

Cuando tengas un problema con tu software, sabes exactamente qué hacer para contactar servicio al cliente. Como cliente, tienes acceso a una línea directa (vía teléfono, email o chat) donde puedes hablar con la persona responsable en caso de un imprevisto.

Característica #2. Capacidad de respuesta

En el caso de software para grandes eventos, el tiempo transcurrido entre una solicitud de ayuda y la respuesta del departamento de soporte debería ser menos de 24 horas. Independiente de la ayuda en las fases de planeación, presta atención a la voluntad de respuesta de tu proveedor durante el evento.

Característica #3. Comprensión apropiada de la situación

Hay dos tipos de servicio al cliente. El primero no tiene idea de lo que afrontas cuando organizas tu evento y el segundo hará todo lo que esté a su alcance para entender tus problemas. ¿Con quién preferirías trabajar? La respuesta es clara.

Característica #4. Soluciones flexibles

Un software adecuado te proveerá una atención al cliente personalizada. Por tanto, tus problemas que no se ajustan al estándar recibirán una pronta solución, no una respuesta copiada y pegada de la página de “Preguntas y respuestas” (“FAQ”).

Característica #5. Actitud amable y profesional

La forma en que servicio al cliente te trata dice mucho respecto a la calidad de su producto. Nadie quiere tratar con un servicio de soporte rudo o incompetente. Un servicio al cliente superior conlleva una comunicación positiva.

Resumen

Cuando enfrentes la decisión de que software de gestión de eventos comprar, olvida los logos, las marcas y los anuncios llamativos. Debes preocuparte (además de excelentes características técnicas, INELUDIBLE) por la calidad del servicio al cliente.

Míralo así: estás ganando acceso a todo un equipo de profesionales cuyo propósito es ayudarte a organizar y realizar eventos. El éxito de tus conferencias, reuniones, exposiciones, depende de ellos. Así que cuando decidas con que equipo trabajar, elige sabiamente.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.